Chaque document est refait à la main
On copie le dernier devis, on change les noms et les prix. Un oubli de mise à jour et une ancienne condition repart chez le client.
Remplacer
Remplacer Word et modèles de documents par une application web sur-mesure
Remplacer des modèles Word ou PDF par une application web sur-mesure coûte entre 5 000 et 10 500 € et se livre en 6 à 12 semaines pour un premier lot. Les données sont reprises, nettoyées et contrôlées avant la bascule. Le code source est livré, l’hébergement est en France et aucun projet de Trinity Studio ne dépasse 20 000 €.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Remplacer Word et modèles de documents : repères
- Point de départ
- Outil de gestion commerciale sur-mesure (base 6 000 – 12 000 €)
- Budget estimé
- 5 000 – 10 500 €
- Délai
- 6 à 12 semaines
- À brancher
- comptabilité, signature électronique et messagerie
- Reprise des données
- Nettoyage, import et contrôle avant la bascule
- Livré avec
- Code source, documentation, hébergement en France
Plafond de tous nos projets : 20 000 €. Estimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, avant cadrage gratuit.
Pourquoi Word et modèles de documents s’est imposé
Un modèle de devis, de contrat ou de rapport dans Word se copie, se personnalise et s’envoie en un instant. Pour une activité qui démarre, rien n’est plus simple, et le modèle se transmet de collègue en collègue.
Là où Word et modèles de documents atteint ses limites
Plusieurs versions du même modèle
Chacun a son modèle sur son poste. Les mentions légales et les conditions ne sont plus les mêmes d’un document à l’autre.
Les données ne servent à rien d’autre
Le montant d’un devis n’alimente ni le suivi commercial, ni la facturation, ni le tableau de bord.
Aucune trace des envois
Qui a envoyé quoi, à quelle date, et le client a-t-il répondu ? L’information est dans des boîtes e-mail individuelles.
Cinq signes qu’il est temps de changer
- Vous recopiez les mêmes informations dans plusieurs documents
- Deux collègues utilisent deux modèles différents
- Une erreur de prix ou de mention est déjà partie chez un client
- Retrouver un ancien devis demande plusieurs minutes
- Le suivi des devis acceptés se fait dans un tableur à côté
Un projet comme celui-ci ? Obtenez un ordre de grandeur sous 24 h
- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
Comment se passe la reprise
Une migration par lots, sans arrêt de l’activité.
Cartographier l’existant
Liste des types de documents produits, de leurs modèles actuels, et des informations qui y sont recopiées à chaque fois.
Fixer le périmètre du premier lot
On ne remplace pas tout d’un coup : un premier lot couvre le flux qui coûte le plus de temps, les autres suivent quand le premier sert vraiment.
Reprendre les données
Les documents récents sont rattachés aux dossiers concernés ; les modèles sont unifiés avant la bascule.
Faire tourner les deux en parallèle
Pendant une courte période, l’ancien outil reste consultable en lecture seule. Les écarts sont corrigés avant la bascule.
Basculer et former
Bascule à une date fixée, formation courte sur les cas réels de l’équipe, ancien outil archivé.
Estimez le budget de votre outil de gestion commerciale
Réglez la taille de l’entreprise et le nombre d’intégrations : le calcul est celui du modèle publié.
Gestion commerciale
Exemples : comptabilité, signature électronique, messagerie.
Budget estimé pour 10 à 49 salariés
5 000 – 10 500 €
- Délai
- 6 à 12 semaines
- Maintenance / an
- 1 000 – 1 500 €
- Utilisateurs
- ≈ 25
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 14 000 €
Pour une entreprise de 10 à 49 salariés, le cumul des licences Sage 50 / Sage 100 dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 3 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Sur-mesure ou outil du marché : le coût sur 5 ans
Comparaison avec les outils de référence de ce domaine, pour une entreprise de 10 à 49 salariés.
| Coût cumulé | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Année 4 | Année 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sur-mesure (construction + maintenance) | 9 000 € | 10 250 € | 11 500 € | 12 750 € | 14 000 € |
| Sage 50 / Sage 100 (licences) | 4 560 € | 9 120 € | 13 680 € | 18 240 € | 22 800 € |
| EBP Gestion Commerciale (licences) | 2 880 € | 5 760 € | 8 640 € | 11 520 € | 14 400 € |
| Odoo (licences) | 3 060 € | 6 120 € | 9 180 € | 12 240 € | 15 300 € |
Hypothèses : 25 utilisateurs actifs (milieu de fourchette de la taille) ; licences au milieu de la fourchette publique estimée (Sage 50 / Sage 100 40–150 € par licence et par mois × 4 licences ; EBP Gestion Commerciale 30–90 € par licence et par mois × 4 licences ; Odoo 25–60 € par licence et par mois × 6 licences) ; sur-mesure au budget médian avec maintenance annuelle médiane. Hors formation, migration de données et évolutions.
Questions fréquentes
Combien coûte le remplacement de Word et modèles de documents par une application web sur-mesure ?
Comptez entre 5 000 et 10 500 € et 6 à 12 semaines pour un premier lot, code source livré et hébergement en France. Le budget exact dépend du périmètre et des intégrations, fixés au cadrage gratuit.
Garde-t-on la mise en page de nos documents ?
Oui. Les modèles reprennent votre charte et vos mentions ; les documents sont générés en PDF à partir des données du dossier.
Peut-on modifier un document avant envoi ?
Oui. La génération pré-remplit tout, et vous gardez la main sur le contenu avant l’envoi.
Quel budget prévoir ?
La fiche donne une estimation de départ ; le périmètre réel dépend du nombre de types de documents.
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Méthode et sources
Budget : 5 000 – 10 500 € pour un outil de gestion commerciale sur-mesure, calculé par le modèle de chiffrage publié (solution outil de gestion commerciale, entreprise de 10 à 49 salariés, 3 intégrations). Les descriptions d’outils sont rédigées par Trinity Studio à partir de situations rencontrées ; elles ne qualifient aucun produit précis ni ses tarifs.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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