Un document scanné n’est pas une donnée
Le montant, la date, le client et l’échéance restent dans une image : il faut les ressaisir pour les utiliser.
Remplacer
Remplacer PDF scannés par une application web sur-mesure
Remplacer des PDF et des documents scannés par une application web sur-mesure coûte entre 7 000 et 13 000 € et se livre en 6 à 11 semaines pour un premier lot. Les données sont reprises, nettoyées et contrôlées avant la bascule. Le code source est livré, l’hébergement est en France et aucun projet de Trinity Studio ne dépasse 20 000 €.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Remplacer PDF scannés : repères
- Point de départ
- GED sur-mesure (base 8 000 – 15 000 €)
- Budget estimé
- 7 000 – 13 000 €
- Délai
- 6 à 11 semaines
- À brancher
- messagerie, comptabilité et signature électronique
- Reprise des données
- Nettoyage, import et contrôle avant la bascule
- Livré avec
- Code source, documentation, hébergement en France
Plafond de tous nos projets : 20 000 €. Estimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, avant cadrage gratuit.
Pourquoi PDF scannés s’est imposé
Scanner un document et le ranger dans un dossier sécurise l’essentiel : plus de papier perdu, un document consultable à distance. C’est un premier pas simple vers le sans-papier.
Là où PDF scannés atteint ses limites
Retrouver un document dépend du nom du fichier
Sans mots-clés ni rattachement au dossier, la recherche s’appuie sur la mémoire.
Pas de circuit de validation
Qui doit relire, signer, classer ? Tout se passe par e-mail à côté.
Aucune alerte d’échéance
Un contrat à renouveler ou un document qui expire ne prévient personne.
Cinq signes qu’il est temps de changer
- Vous ressaisissez des montants lus sur un PDF
- Retrouver un document prend plusieurs minutes
- Le même document existe en plusieurs exemplaires
- Les validations se perdent par e-mail
- Une échéance manquée a déjà coûté de l’argent
Un projet comme celui-ci ? Obtenez un ordre de grandeur sous 24 h
- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
Comment se passe la reprise
Une migration par lots, sans arrêt de l’activité.
Cartographier l’existant
Types de documents, informations à en extraire, circuit de validation et durée de conservation.
Fixer le périmètre du premier lot
On ne remplace pas tout d’un coup : un premier lot couvre le flux qui coûte le plus de temps, les autres suivent quand le premier sert vraiment.
Reprendre les données
Les documents existants sont rattachés aux dossiers selon leur emplacement ; ceux qui ne le sont pas sont listés pour tri.
Faire tourner les deux en parallèle
Pendant une courte période, l’ancien outil reste consultable en lecture seule. Les écarts sont corrigés avant la bascule.
Basculer et former
Bascule à une date fixée, formation courte sur les cas réels de l’équipe, ancien outil archivé.
Estimez le budget de votre GED
Réglez la taille de l’entreprise et le nombre d’intégrations : le calcul est celui du modèle publié.
GED sur-mesure
Exemples : messagerie, comptabilité, signature électronique.
Budget estimé pour 10 à 49 salariés
7 000 – 13 000 €
- Délai
- 6 à 11 semaines
- Maintenance / an
- 1 000 – 2 000 €
- Utilisateurs
- ≈ 25
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 17 500 €
Pour une entreprise de 10 à 49 salariés, le cumul des licences M-Files dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 2 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Sur-mesure ou outil du marché : le coût sur 5 ans
Comparaison avec les outils de référence de ce domaine, pour une entreprise de 10 à 49 salariés.
| Coût cumulé | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Année 4 | Année 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sur-mesure (construction + maintenance) | 11 500 € | 13 000 € | 14 500 € | 16 000 € | 17 500 € |
| M-Files (licences) | 7 200 € | 14 400 € | 21 600 € | 28 800 € | 36 000 € |
| DocuWare (licences) | 4 200 € | 8 400 € | 12 600 € | 16 800 € | 21 000 € |
| Zeendoc (licences) | 1 920 € | 3 840 € | 5 760 € | 7 680 € | 9 600 € |
Hypothèses : 25 utilisateurs actifs (milieu de fourchette de la taille) ; licences au milieu de la fourchette publique estimée (M-Files 30–70 € par licence et par mois × 12 licences ; DocuWare 20–50 € par licence et par mois × 10 licences ; Zeendoc 10–30 € par licence et par mois × 8 licences) ; sur-mesure au budget médian avec maintenance annuelle médiane. Hors formation, migration de données et évolutions.
Questions fréquentes
Combien coûte le remplacement de PDF scannés par une application web sur-mesure ?
Comptez entre 7 000 et 13 000 € et 6 à 11 semaines pour un premier lot, code source livré et hébergement en France. Le budget exact dépend du périmètre et des intégrations, fixés au cadrage gratuit.
Peut-on extraire les données des PDF existants ?
Souvent oui pour les documents réguliers, avec un contrôle humain ; c’est évalué au cadrage.
Combien de temps pour changer ?
Le délai dépend du périmètre du premier lot ; la fiche donne une estimation issue du modèle de chiffrage, confirmée au cadrage gratuit.
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Méthode et sources
Budget : 7 000 – 13 000 € pour une GED sur-mesure, calculé par le modèle de chiffrage publié (solution GED, entreprise de 10 à 49 salariés, 3 intégrations). Les descriptions d’outils sont rédigées par Trinity Studio à partir de situations rencontrées ; elles ne qualifient aucun produit précis ni ses tarifs.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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