Cahier des charges d'une GED : modèle et générateur
Le cahier des charges d'une GED tient en 8 sections : contexte, utilisateurs, périmètre, intégrations, conformité, planning, budget et critères de sélection. Ce modèle cadre 6 modules, un budget indicatif de 9 000 – 17 500 € et un délai de 8 à 14 semaines.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Ce que contient le modèle
- Sections
- 8 sections prêtes à adapter
- Modules cadrés
- 6
- Budget indicatif
- 9 000 – 17 500 €
- Délai indicatif
- 8 à 14 semaines
Les 8 sections du cahier des charges d'une GED
Contexte et objectifs
Décrire la situation actuelle, les irritants et l’objectif mesurable de la GED. Exemple d’indicateur : viser moins de 30 secondes pour retrouver une pièce à partir d'un numéro de commande ou d'un nom de tiers.
Utilisateurs et rôles
Lister les profils qui utiliseront l’outil et leurs droits. Pour une PME (50–249 salariés), comptez 40 à 150 utilisateurs, dont 20 à 50 contributeurs. Un sponsor de direction, un chef de projet côté qualité ou administration des ventes et la DSI. Chaque classe documentaire a un propriétaire métier qui valide métadonnées, droits et durée de conservation.
Périmètre fonctionnel
Modules à cadrer : plan de classement et modèle de métadonnées, capture, ocr et lecture automatique, circuits de validation et signature, recherche plein texte et contrôle d'accès, archivage probant et cycle de vie et reprise de l'existant et connecteurs erp.
Données et intégrations
Lister les systèmes existants (ERP, annuaire, messagerie) et le sens des flux. Une intégration supplémentaire coûte 1 200 – 2 500 €.
Contraintes et conformité
Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, accessibilité et niveaux de service attendus.
Planning et jalons
Prévoir 8 à 14 semaines en sprints, avec une première version utilisable avant la moitié du planning et un point de pilotage hebdomadaire.
Budget et modèle contractuel
Budget indicatif : 9 000 – 17 500 € ; maintenance annuelle : 1 500 – 2 500 €. Exigez le code source, la réversibilité et un devis par lot.
Critères de sélection du prestataire
Comparer sur : références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, hébergement et sécurité, transfert de compétences. Chaque document doit être rattaché à un objet de l'ERP (commande, affaire, lot de fabrication) et remonter dans l'écran métier, sans ressaisie de numéro par l'utilisateur.
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- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
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# Cahier des charges — GED sur-mesure ## 1. Contexte et objectifs - Situation actuelle et irritants : à compléter - Objectif mesurable : à compléter ## 2. Utilisateurs et rôles - Profils utilisateurs, droits, volumes : à compléter ## 3. Périmètre fonctionnel - **Plan de classement et modèle de métadonnées** — Inventaire des types de documents, arborescence cible, champs obligatoires par classe, durées de conservation et matrice de droits validés avec les services producteurs. (≈ 6 j-h) - **Capture, OCR et lecture automatique** — Import par scanner, boîte mail ou glisser-déposer, OCR des PDF image, extraction des champs clés (numéro, date, tiers) et file de correction pour les pièces mal lues. (≈ 11 j-h) - **Circuits de validation et signature** — Workflows par type de pièce avec délégation, relance et escalade, visa multiple, appel à un service de signature électronique et historique complet des décisions. (≈ 10 j-h) - **Recherche plein texte et contrôle d'accès** — Index plein texte et facettes par métadonnée, résultats filtrés par droits au niveau du dossier, consultation dans le navigateur sans téléchargement pour les pièces sensibles. (≈ 8 j-h) - **Archivage probant et cycle de vie** — Empreinte et horodatage des versions figées, journal d'audit inaltérable, purge programmée à échéance, gel juridique et export réversible dans un format ouvert. (≈ 7 j-h) - **Reprise de l'existant et connecteurs ERP** — Migration des serveurs de fichiers avec déduction des métadonnées depuis les chemins, rattachement aux objets de l'ERP et affichage des pièces dans l'écran métier. (≈ 8 j-h) ## 4. Données et intégrations - Systèmes existants (ERP, annuaire, messagerie) : à compléter ## 5. Contraintes et conformité - Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, niveaux de service : à compléter ## 6. Planning - Délai indicatif : 8 à 14 semaines - Première version utilisable avant la moitié du planning ; point de pilotage hebdomadaire ## 7. Budget et contrat - Budget indicatif : 9 000 – 17 500 € (effort sélectionné : ≈ 50 jours-homme) - Exiger : code source livré, réversibilité, devis par lot ## 8. Critères de sélection du prestataire - Références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, sécurité, transfert de compétences
Questions fréquentes
Que doit contenir le cahier des charges d'une GED ?
Le cahier des charges d'une GED compte huit sections : contexte et objectifs, utilisateurs et rôles, périmètre fonctionnel, données et intégrations, contraintes et conformité, planning, budget et contrat, critères de sélection du prestataire. Les modules à cadrer sont plan de classement et modèle de métadonnées, capture, ocr et lecture automatique, circuits de validation et signature, recherche plein texte et contrôle d'accès, archivage probant et cycle de vie et reprise de l'existant et connecteurs ERP.
Une GED peut-elle se connecter à notre ERP existant ?
Une GED se connecte à un ERP par son API, par des fichiers d'échange ou par lecture de sa base, selon ce que l'éditeur autorise. Chaque connecteur coûte en ordre de grandeur 2 000 à 7 000 € ; il permet d'afficher les pièces dans l'écran de commande ou d'affaire et d'indexer automatiquement à partir des numéros ERP.
Combien coûte une GED développée sur-mesure pour une PME en 2026 ?
Une GED sur-mesure coûte en 2026 entre 8 000 à 15 000 € pour une entreprise de 50 à 249 salariés, selon le nombre de types de documents lus automatiquement, de circuits de validation et de connecteurs ERP. Sous 50 salariés, compter environ 70 % de cette fourchette ; au-delà de 250, 1,4 fois. La maintenance représente 12 à 18 % par an.
Combien de temps faut-il pour mettre en place une GED ?
La mise en place d'une GED sur-mesure prend 8 à 14 semaines pour une PME de taille intermédiaire, dont deux à trois semaines consacrées au plan de classement et à la reprise des documents existants. La reprise d'un serveur de fichiers désordonné est le poste qui fait le plus souvent glisser le calendrier.
Méthode et sources
Modules et efforts issus du modèle de chiffrage Trinity Studio pour une GED sur-mesure. Le document généré est un point de départ à valider avec vos équipes.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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