Plan de classement et modèle de métadonnées
Inventaire des types de documents, arborescence cible, champs obligatoires par classe, durées de conservation et matrice de droits validés avec les services producteurs.
Offre · GED sur-mesure
GED sur-mesure à partir de 8 000 €
Le pack GED sur-mesure de Trinity Studio coûte entre 8 000 et 15 000 € pour un périmètre type, livré en 8 à 14 semaines. Pour une entreprise de 50 à 249 salariés, comptez 8 000 – 15 000 €. Aucun projet ne dépasse 20 000 €, avec le code source et l’hébergement en France.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Pack GED : repères
- Budget du pack
- 8 000 – 15 000 €
- Pour une PME de 50 à 249 salariés
- 8 000 – 15 000 €
- Délai
- 8 à 14 semaines
- Équipe
- 1 lead développeur, 1 développeur back-end, 0,3 designer UX, 0,3 chef de projet, 0,2 DevOps pour le stockage et les sauvegardes
- Livré avec
- Code source, documentation, hébergement en France
Plafond de tous nos projets : 20 000 €. Devis gratuit sous 24 h.
Planning type : 8 à 14 semaines de la commande à la mise en production
Répartition indicative de l’effort, ajustée après le cadrage gratuit.
Semaine 1 · Plan de classement et modèle de métadonnées
Inventaire des types de documents, arborescence cible, champs obligatoires par classe, durées de conservation et matrice de droits validés avec les services producteurs.
Semaines 2 à 4 · Capture, OCR et lecture automatique
Import par scanner, boîte mail ou glisser-déposer, OCR des PDF image, extraction des champs clés (numéro, date, tiers) et file de correction pour les pièces mal lues.
Semaines 4 à 6 · Circuits de validation et signature
Workflows par type de pièce avec délégation, relance et escalade, visa multiple, appel à un service de signature électronique et historique complet des décisions.
Semaines 6 à 8 · Recherche plein texte et contrôle d'accès
Index plein texte et facettes par métadonnée, résultats filtrés par droits au niveau du dossier, consultation dans le navigateur sans téléchargement pour les pièces sensibles.
Semaines 8 à 9 · Archivage probant et cycle de vie
Empreinte et horodatage des versions figées, journal d'audit inaltérable, purge programmée à échéance, gel juridique et export réversible dans un format ouvert.
Semaines 10 à 11 · Reprise de l'existant et connecteurs ERP
Migration des serveurs de fichiers avec déduction des métadonnées depuis les chemins, rattachement aux objets de l'ERP et affichage des pièces dans l'écran métier.
Combien coûte une GED selon la taille de l'entreprise
| Taille | Utilisateurs | Budget estimé | Délai | Maintenance / an |
|---|---|---|---|---|
| 10 à 49 salariés | 25 environ | 5 500 – 10 500 € | 6 à 11 semaines | 1 000 – 1 500 € |
| 50 à 249 salariés | 120 environ | 8 000 – 15 000 € | 8 à 14 semaines | 1 500 – 2 000 € |
| 250 salariés et plus | 450 environ | 11 000 – 20 000 € | 10 à 18 semaines | 2 000 – 3 000 € |
Ce que le budget couvre
Capture, OCR et lecture automatique
Import par scanner, boîte mail ou glisser-déposer, OCR des PDF image, extraction des champs clés (numéro, date, tiers) et file de correction pour les pièces mal lues.
Circuits de validation et signature
Workflows par type de pièce avec délégation, relance et escalade, visa multiple, appel à un service de signature électronique et historique complet des décisions.
Recherche plein texte et contrôle d'accès
Index plein texte et facettes par métadonnée, résultats filtrés par droits au niveau du dossier, consultation dans le navigateur sans téléchargement pour les pièces sensibles.
Archivage probant et cycle de vie
Empreinte et horodatage des versions figées, journal d'audit inaltérable, purge programmée à échéance, gel juridique et export réversible dans un format ouvert.
Reprise de l'existant et connecteurs ERP
Migration des serveurs de fichiers avec déduction des métadonnées depuis les chemins, rattachement aux objets de l'ERP et affichage des pièces dans l'écran métier.
Un projet comme celui-ci ? Obtenez un ordre de grandeur sous 24 h
- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
Ce qui peut faire monter le budget
Ces points sont identifiés au cadrage pour rester dans l’enveloppe annoncée.
- Volume de documents à reprendre et état des arborescences existantes, souvent sans métadonnées exploitables.
- Nombre de types de pièces à lire automatiquement et qualité des scans reçus des fournisseurs.
- Exigence probatoire : horodatage qualifié, coffre-fort électronique ou simple journal d'audit interne.
- Nombre de circuits de validation distincts et règles de délégation en cas d'absence.
- Accès externes pour clients ou sous-traitants, avec leurs propres droits et leur traçabilité.
Le sur-mesure est pertinent quand…
- Chaque document doit être rattaché à un objet de l'ERP (commande, affaire, lot de fabrication) et remonter dans l'écran métier, sans ressaisie de numéro par l'utilisateur.
- Les métadonnées proviennent d'une lecture automatique spécifique, par exemple un numéro de lot ou de chantier imprimé à un emplacement fixe, que les modèles LAD génériques reconnaissent mal.
- Les règles de conservation varient selon le type de pièce et le client, avec purge ou gel juridique à tracer : un paramétrage standard multiplie alors les classes documentaires.
Un SaaS du marché suffit quand…
- Le besoin principal est la dématérialisation des factures fournisseurs : les éditeurs spécialisés livrent OCR, rapprochement de commande et export comptable déjà rodés sur des millions de pièces.
- L'entreprise vit dans Microsoft 365 et classe surtout des documents bureautiques : SharePoint, avec des colonnes de métadonnées et une rétention paramétrée, couvre l'essentiel sans développement.
Estimez le budget de votre GED
GED sur-mesure
Budget estimé pour 50 à 249 salariés
9 000 – 17 500 €
- Délai
- 8 à 14 semaines
- Maintenance / an
- 1 500 – 2 500 €
- Utilisateurs
- ≈ 120
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 23 250 €
Pour une entreprise de 50 à 249 salariés, le cumul des licences M-Files dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 1 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour mettre en place une GED ?
La mise en place d'une GED sur-mesure prend 8 à 14 semaines pour une PME de taille intermédiaire, dont deux à trois semaines consacrées au plan de classement et à la reprise des documents existants. La reprise d'un serveur de fichiers désordonné est le poste qui fait le plus souvent glisser le calendrier.
GED du marché ou GED sur-mesure : comment choisir ?
Une GED du marché convient quand le besoin se limite aux factures fournisseurs ou aux documents bureautiques sous Microsoft 365. Le sur-mesure devient pertinent quand chaque pièce doit être liée à un objet de l'ERP, lue selon un format propre au métier ou partagée avec des externes sans licence par compte.
Une GED sur-mesure a-t-elle une valeur probante en cas de litige ?
Une GED sur-mesure peut soutenir la valeur probante d'un document si elle garantit l'intégrité des versions figées (empreinte, horodatage), un journal d'audit inaltérable et une conservation maîtrisée. Pour les pièces à fort enjeu, on s'appuie sur un service d'horodatage ou un coffre-fort électronique tiers plutôt que sur un mécanisme maison.
À qui appartiennent le code et les documents d'une GED sur-mesure ?
Dans un contrat bien rédigé, le code source d'une GED sur-mesure et les documents stockés appartiennent à l'entreprise cliente, avec cession des droits de propriété intellectuelle à la livraison. Exigez aussi un export complet des fichiers et des métadonnées dans un format ouvert, pour pouvoir changer de prestataire sans perte.
Méthode et sources
Budget de base : 8 000 – 15 000 € pour une GED sur-mesure, modulé par la taille, les intégrations et le secteur dans le modèle de chiffrage publié sur la page de prix. Estimation indicative avant cadrage, pas un devis.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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