Le dossier est dans la boîte de quelqu’un
L’historique d’une affaire est dispersé dans plusieurs boîtes. En cas d’absence, personne ne retrouve où on en est.
Remplacer
Remplacer E-mails et Outlook par une application web sur-mesure
Remplacer la messagerie par une application web sur-mesure coûte entre 5 000 et 10 500 € et se livre en 5 à 9 semaines pour un premier lot. Les données sont reprises, nettoyées et contrôlées avant la bascule. Le code source est livré, l’hébergement est en France et aucun projet de Trinity Studio ne dépasse 20 000 €.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Remplacer E-mails et Outlook : repères
- Point de départ
- Outil SAV et ticketing sur-mesure (base 6 000 – 12 000 €)
- Budget estimé
- 5 000 – 10 500 €
- Délai
- 5 à 9 semaines
- À brancher
- messagerie existante, annuaire d’entreprise et agenda
- Reprise des données
- Nettoyage, import et contrôle avant la bascule
- Livré avec
- Code source, documentation, hébergement en France
Plafond de tous nos projets : 20 000 €. Estimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, avant cadrage gratuit.
Pourquoi E-mails et Outlook s’est imposé
Quand aucun outil n’existe, la messagerie devient le système : les demandes arrivent par e-mail, les décisions s’y prennent, et la boîte de réception sert de liste de tâches.
Là où E-mails et Outlook atteint ses limites
Aucune relance automatique
Une demande sans réponse ne remonte pas toute seule : elle se perd dans la pile.
Pas de statut ni de suivi
Impossible de dire combien de demandes sont ouvertes, en retard, ou traitées dans la semaine.
Des pièces jointes partout
Le bon devis ou la bonne version d’un document se cherche dans les messages au lieu d’être attaché au dossier.
Cinq signes qu’il est temps de changer
- Vous transférez des e-mails pour « passer le dossier »
- Une demande client a déjà été oubliée
- Vous ne savez pas combien de demandes sont en cours
- Vous cherchez des pièces jointes dans vos boîtes
- Un collaborateur absent bloque un dossier
Un projet comme celui-ci ? Obtenez un ordre de grandeur sous 24 h
- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
Comment se passe la reprise
Une migration par lots, sans arrêt de l’activité.
Cartographier l’existant
Observation d’une semaine de demandes réelles : d’où elles arrivent, qui les traite, quels statuts existent déjà dans les têtes.
Fixer le périmètre du premier lot
On ne remplace pas tout d’un coup : un premier lot couvre le flux qui coûte le plus de temps, les autres suivent quand le premier sert vraiment.
Reprendre les données
Les dossiers en cours sont créés à partir des e-mails ; les adresses de réception sont connectées pour que les nouveaux messages créent automatiquement un dossier.
Faire tourner les deux en parallèle
Pendant une courte période, l’ancien outil reste consultable en lecture seule. Les écarts sont corrigés avant la bascule.
Basculer et former
Bascule à une date fixée, formation courte sur les cas réels de l’équipe, ancien outil archivé.
Estimez le budget de votre outil SAV et ticketing
Réglez la taille de l’entreprise et le nombre d’intégrations : le calcul est celui du modèle publié.
Outil SAV
Exemples : messagerie existante, annuaire d’entreprise, agenda.
Budget estimé pour 10 à 49 salariés
5 000 – 10 500 €
- Délai
- 5 à 9 semaines
- Maintenance / an
- 1 000 – 1 500 €
- Utilisateurs
- ≈ 25
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 14 000 €
Pour une entreprise de 10 à 49 salariés, le cumul des licences Zendesk Suite dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 5 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Sur-mesure ou outil du marché : le coût sur 5 ans
Comparaison avec les outils de référence de ce domaine, pour une entreprise de 10 à 49 salariés.
| Coût cumulé | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Année 4 | Année 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sur-mesure (construction + maintenance) | 9 000 € | 10 250 € | 11 500 € | 12 750 € | 14 000 € |
| Zendesk Suite (licences) | 3 150 € | 6 300 € | 9 450 € | 12 600 € | 15 750 € |
| Freshdesk (Freshworks) (licences) | 1 710 € | 3 420 € | 5 130 € | 6 840 € | 8 550 € |
| Zoho Desk (licences) | 1 062 € | 2 124 € | 3 186 € | 4 248 € | 5 310 € |
Hypothèses : 25 utilisateurs actifs (milieu de fourchette de la taille) ; licences au milieu de la fourchette publique estimée (Zendesk Suite 55–120 € par licence et par mois × 3 licences ; Freshdesk (Freshworks) 15–80 € par licence et par mois × 3 licences ; Zoho Desk 14–45 € par licence et par mois × 3 licences) ; sur-mesure au budget médian avec maintenance annuelle médiane. Hors formation, migration de données et évolutions.
Questions fréquentes
Combien coûte le remplacement de E-mails et Outlook par une application web sur-mesure ?
Comptez entre 5 000 et 10 500 € et 5 à 9 semaines pour un premier lot, code source livré et hébergement en France. Le budget exact dépend du périmètre et des intégrations, fixés au cadrage gratuit.
Les clients doivent-ils changer leurs habitudes ?
Non. Ils continuent d’écrire à la même adresse ; l’outil classe, attribue et suit en coulisses.
Quel type de projet est-ce ?
Selon le besoin : une file de demandes, un suivi de dossiers, un portail pour les clients. La fiche donne le budget du plus courant.
Faut-il quitter Outlook ?
Non, l’outil se branche à la messagerie existante.
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Méthode et sources
Budget : 5 000 – 10 500 € pour un outil SAV et ticketing sur-mesure, calculé par le modèle de chiffrage publié (solution outil SAV et ticketing, entreprise de 10 à 49 salariés, 3 intégrations). Les descriptions d’outils sont rédigées par Trinity Studio à partir de situations rencontrées ; elles ne qualifient aucun produit précis ni ses tarifs.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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