Les échéances passent inaperçues
Une reconduction tacite arrive sans que personne ne l’ait vue.
Remplacer
Remplacer Contrats et échéances par une application web sur-mesure
Remplacer des contrats et échéances suivis à la main par une application web sur-mesure coûte entre 7 000 et 13 000 € et se livre en 6 à 11 semaines pour un premier lot. Les données sont reprises, nettoyées et contrôlées avant la bascule. Le code source est livré, l’hébergement est en France et aucun projet de Trinity Studio ne dépasse 20 000 €.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Remplacer Contrats et échéances : repères
- Point de départ
- GED sur-mesure (base 8 000 – 15 000 €)
- Budget estimé
- 7 000 – 13 000 €
- Délai
- 6 à 11 semaines
- À brancher
- messagerie, agenda et stockage de fichiers
- Reprise des données
- Nettoyage, import et contrôle avant la bascule
- Livré avec
- Code source, documentation, hébergement en France
Plafond de tous nos projets : 20 000 €. Estimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, avant cadrage gratuit.
Pourquoi Contrats et échéances s’est imposé
Une liste de contrats avec leurs dates d’échéance se maintient facilement et donne une vision claire. Pour un petit nombre de contrats, c’est efficace.
Là où Contrats et échéances atteint ses limites
Les documents sont dispersés
Le contrat, ses avenants et ses courriers se trouvent à des endroits différents.
Les responsabilités sont floues
Qui renégocie, qui valide, qui surveille ? Personne ne le sait vraiment.
Aucune vue d’ensemble des coûts
Additionner les engagements demande de reprendre chaque contrat.
Cinq signes qu’il est temps de changer
- Une reconduction vous a déjà surpris
- Vous cherchez un contrat dans plusieurs dossiers
- Personne ne suit les échéances de manière régulière
- Vous ne connaissez pas le total de vos engagements
- Les avenants sont difficiles à retrouver
Un projet comme celui-ci ? Obtenez un ordre de grandeur sous 24 h
- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
Comment se passe la reprise
Une migration par lots, sans arrêt de l’activité.
Cartographier l’existant
Types de contrats, dates clés, responsables et documents associés.
Fixer le périmètre du premier lot
On ne remplace pas tout d’un coup : un premier lot couvre le flux qui coûte le plus de temps, les autres suivent quand le premier sert vraiment.
Reprendre les données
Les contrats sont rassemblés avec leurs dates, puis rattachés à leurs documents et à une personne responsable.
Faire tourner les deux en parallèle
Pendant une courte période, l’ancien outil reste consultable en lecture seule. Les écarts sont corrigés avant la bascule.
Basculer et former
Bascule à une date fixée, formation courte sur les cas réels de l’équipe, ancien outil archivé.
Estimez le budget de votre GED
Réglez la taille de l’entreprise et le nombre d’intégrations : le calcul est celui du modèle publié.
GED sur-mesure
Exemples : messagerie, agenda, stockage de fichiers.
Budget estimé pour 10 à 49 salariés
7 000 – 13 000 €
- Délai
- 6 à 11 semaines
- Maintenance / an
- 1 000 – 2 000 €
- Utilisateurs
- ≈ 25
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 17 500 €
Pour une entreprise de 10 à 49 salariés, le cumul des licences M-Files dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 2 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Sur-mesure ou outil du marché : le coût sur 5 ans
Comparaison avec les outils de référence de ce domaine, pour une entreprise de 10 à 49 salariés.
| Coût cumulé | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Année 4 | Année 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sur-mesure (construction + maintenance) | 11 500 € | 13 000 € | 14 500 € | 16 000 € | 17 500 € |
| M-Files (licences) | 7 200 € | 14 400 € | 21 600 € | 28 800 € | 36 000 € |
| DocuWare (licences) | 4 200 € | 8 400 € | 12 600 € | 16 800 € | 21 000 € |
| Zeendoc (licences) | 1 920 € | 3 840 € | 5 760 € | 7 680 € | 9 600 € |
Hypothèses : 25 utilisateurs actifs (milieu de fourchette de la taille) ; licences au milieu de la fourchette publique estimée (M-Files 30–70 € par licence et par mois × 12 licences ; DocuWare 20–50 € par licence et par mois × 10 licences ; Zeendoc 10–30 € par licence et par mois × 8 licences) ; sur-mesure au budget médian avec maintenance annuelle médiane. Hors formation, migration de données et évolutions.
Questions fréquentes
Combien coûte le remplacement de Contrats et échéances par une application web sur-mesure ?
Comptez entre 7 000 et 13 000 € et 6 à 11 semaines pour un premier lot, code source livré et hébergement en France. Le budget exact dépend du périmètre et des intégrations, fixés au cadrage gratuit.
Les alertes arrivent-elles en avance ?
Oui, avec un délai que vous choisissez avant chaque échéance.
Combien de temps pour changer ?
Le délai dépend du périmètre du premier lot ; la fiche donne une estimation issue du modèle de chiffrage, confirmée au cadrage gratuit.
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Méthode et sources
Budget : 7 000 – 13 000 € pour une GED sur-mesure, calculé par le modèle de chiffrage publié (solution GED, entreprise de 10 à 49 salariés, 3 intégrations). Les descriptions d’outils sont rédigées par Trinity Studio à partir de situations rencontrées ; elles ne qualifient aucun produit précis ni ses tarifs.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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