Chaque événement est un fichier à part
Budget, prestataires, planning et invités vivent dans des tableurs différents, recréés à chaque projet.
Métier · Agence événementielle
Outil de gestion sur-mesure pour agence événementielle
Pour une agence événementielle de 5 à 50 collaborateurs, une application web sur-mesure coûte entre 6 500 et 13 000 € et se livre en 6 à 11 semaines. Le premier lot traite en priorité dossier événement et suivi des prestataires. Le code source est livré, l’hébergement est en France et aucun projet de Trinity Studio ne dépasse 20 000 €.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Outil pour agence événementielle : repères
- Profil type
- Une agence événementielle de 5 à 50 collaborateurs
- Point de départ
- Outil de gestion de projet sur-mesure (base 6 000 – 12 000 €)
- Budget estimé
- 6 500 – 13 000 €
- Délai
- 6 à 11 semaines
- À brancher
- comptabilité, agenda, billetterie et inscription et signature électronique
- Livré avec
- Code source, documentation, hébergement en France
Plafond de tous nos projets : 20 000 €. Estimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, avant cadrage gratuit.
Ce qui coince au quotidien chez les agences événementielles
Le suivi des prestataires est dispersé
Devis, acomptes et contrats avec traiteurs, lieux et techniciens se retrouvent dans les mails.
La marge n’est connue qu’après l’événement
Les dépenses réelles remontent tard, et le budget prévu n’est pas rapproché du réalisé.
Les inscriptions des invités sont bricolées
Listes d’invités, réponses et régimes alimentaires se gèrent dans un tableur envoyé par e-mail.
De la demande client au bilan de l’événement
Le circuit type, tel que l’outil le traite de bout en bout.
Demande et devis
Le besoin du client devient un devis structuré par poste.
Prestataires
Prestataires consultés, retenus et suivis avec leurs devis et acomptes.
Inscriptions
Les invités s’inscrivent en ligne ; la liste se met à jour seule.
Jour J
Planning, contacts et check-list accessibles sur mobile.
Bilan
Budget prévu et réalisé comparés, marge calculée et facture finale émise.
Ce que gère un premier lot
Quatre modules livrés d’abord ; les suivants viennent quand les premiers servent vraiment.
Dossier événement
Budget, planning, prestataires et documents regroupés par événement.
Suivi des prestataires
Devis, acomptes et contrats suivis jusqu’au règlement.
Inscriptions en ligne
Formulaire d’invitation, liste mise à jour et exports pour le jour J.
Prévu contre réalisé
Dépenses saisies au fil de l’eau, marge visible avant l’événement.
Les objets que l’outil doit connaître
Le modèle de données part du vocabulaire du métier, pas d’un schéma générique.
- Événement
- Client
- Prestataire
- Invité
- Budget
- Check-list
Un projet comme celui-ci ? Obtenez un ordre de grandeur sous 24 h
- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
Quelles offres pour les agences événementielles
| Solution | Budget du pack | Délai |
|---|---|---|
| Gestion de projet | 6 000 – 12 000 € | 8 à 14 semaines |
| CRM B2B sur-mesure | 10 000 – 18 000 € | 6 à 14 semaines |
| Plateforme réservation | 6 000 – 12 000 € | 6 à 14 semaines |
Fourchettes de base pour un projet type ; le budget exact dépend de la taille de l’entreprise et des intégrations.
Estimez le budget de votre outil de gestion de projet
Réglez la taille de l’entreprise et le nombre d’intégrations : le calcul est celui du modèle publié.
Gestion de projet
Exemples : comptabilité, agenda, billetterie et inscription, signature électronique.
Budget estimé pour 10 à 49 salariés
6 500 – 13 000 €
- Délai
- 6 à 11 semaines
- Maintenance / an
- 1 000 – 2 000 €
- Utilisateurs
- ≈ 25
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 17 250 €
Pour une entreprise de 10 à 49 salariés, le cumul des licences Asana dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 5 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Sur-mesure ou outil du marché : le coût sur 5 ans
Comparaison avec les outils de référence de ce domaine, pour une entreprise de 10 à 49 salariés.
| Coût cumulé | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Année 4 | Année 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sur-mesure (construction + maintenance) | 11 250 € | 12 750 € | 14 250 € | 15 750 € | 17 250 € |
| monday.com (licences) | 2 970 € | 5 940 € | 8 910 € | 11 880 € | 14 850 € |
| Asana (licences) | 3 690 € | 7 380 € | 11 070 € | 14 760 € | 18 450 € |
| Wrike (licences) | 3 600 € | 7 200 € | 10 800 € | 14 400 € | 18 000 € |
Hypothèses : 25 utilisateurs actifs (milieu de fourchette de la taille) ; licences au milieu de la fourchette publique estimée (monday.com 9–24 € par licence et par mois × 15 licences ; Asana 11–30 € par licence et par mois × 15 licences ; Wrike 10–30 € par licence et par mois × 15 licences) ; sur-mesure au budget médian avec maintenance annuelle médiane. Hors formation, migration de données et évolutions.
Questions fréquentes
Combien coûte une application web sur-mesure pour agence événementielle ?
Pour une agence événementielle de 5 à 50 collaborateurs, comptez entre 6 500 et 13 000 € et 6 à 11 semaines pour un premier lot, avec le code source livré et l’hébergement en France. Le budget exact dépend du nombre d’intégrations et du périmètre retenu au cadrage, qui est gratuit.
Les invités peuvent-ils s’inscrire en ligne ?
Oui, avec un formulaire à l’image de l’événement et une liste mise à jour automatiquement.
Peut-on gérer la billetterie payante ?
Oui, avec un prestataire de paiement. C’est un module à ajouter après le premier lot.
La marge est-elle calculée automatiquement ?
Oui, à partir du devis client et des dépenses saisies, visible par les personnes autorisées.
Aller plus loin
- Pack outil de gestion de projet : planning et budget
- Prix : gestion de projet
- Cahier des charges : gestion de projet
- Gestion de projet sur-mesure : la solution
- Pack CRM B2B
- Pack plateforme de réservation
- Outils sur-mesure pour l'hôtellerie et le tourisme
- Estimer mon budget en 2 minutes
- Agence de communication
- ESN et société de services informatiques
- Cabinet de recrutement
- Entreprise de nettoyage
- Tous les métiers
Méthode et sources
Budget : 6 500 – 13 000 € pour un outil de gestion de projet sur-mesure, calculé par le modèle de chiffrage publié (solution outil de gestion de projet, entreprise de 10 à 49 salariés, 4 intégrations). Les descriptions de métier sont rédigées par Trinity Studio à partir de cas rencontrés ; elles décrivent des situations types et non une entreprise en particulier.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
Recevez un chiffrage adapté à votre contexte
Cinq questions, une réponse sous 24h ouvrées, sans engagement.
Sans engagement · 24h
Étape 1/5
