Commandes en PDF et tarifs fournisseurs en Excel : la saisie disparaît, la marge reste sous contrôle. Pour la distribution et le négoce B2B, un outil d'automatisation des process sur-mesure coûte entre 8 000 et 18 000 € dans une entreprise de 50 à 249 salariés, pour un délai de 5 à 13 semaines. Les objets métier à modéliser en priorité sont commande client, tarif fournisseur et coefficient de marge par famille.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Volume élevé de références, règles de prix par client et rapprochement de catalogues de formats hétérogènes à fiabiliser.
Un grossiste reçoit ses commandes par e-mail, PDF, fichier Excel ou téléphone, puis l'ADV les ressaisit en rapprochant les références du client de celles du catalogue. Chaque hausse de tarif fournisseur oblige à recalculer à la main les prix de plusieurs milliers d'articles avec des coefficients par famille. Pendant ce temps, l'encours d'un client dépasse son plafond d'assurance-crédit sans que personne ne bloque la commande suivante. La marge se perd dans ces interstices.
Le fichier envoyé par un client est lu, chaque référence est rapprochée du catalogue (références client, conditionnements), le prix négocié est appliqué et la commande apparaît dans l'ERP. Les lignes inconnues partent vers l'ADV avec une proposition de correspondance à valider.
Le fichier de tarifs d'un fournisseur, souvent de plusieurs milliers de lignes, est importé et comparé à l'ancien. Les prix de vente sont recalculés selon les coefficients par famille, et les hausses supérieures à un seuil passent par la direction commerciale avant publication.
Quand l'encours d'un client dépasse le plafond accordé par l'assureur-crédit, l'outil bloque les nouvelles commandes et prévient le commercial et le service crédit. Le compte se rouvre dès l'enregistrement du règlement, sans intervention manuelle dans l'ERP.
L'outil importe le fichier du fournisseur, le compare à la version précédente, recalcule les prix de vente selon les coefficients par famille et isole les variations anormales. Seules les hausses au-dessus d'un seuil passent en validation, puis l'import dans l'ERP se fait par ses API ou ses fichiers d'échange, jamais par écriture directe.
À titre d'ordre de grandeur en 2026, un flux e-mail vers ERP pour quelques clients récurrents se situe autour de 3 500 à 6 000 €. Avec EDI, références client et règles de prix par compte, le budget monte vers 8 500 à 13 500 € sur 6 à 12 semaines.
Un connecteur EDI transporte les messages ORDERS, DESADV ou INVOIC entre partenaires, mais il ne sait pas rapprocher les références client, appliquer un prix négocié ni arbitrer une exception. L'outil d'automatisation ajoute cette couche métier et fonctionne aussi pour les clients qui n'envoient qu'un PDF par e-mail.
Un outil d'automatisation bien conçu journalise chaque exécution, réessaie automatiquement les erreurs temporaires et alerte un responsable nommé en moins d'une heure si l'échec persiste. L'étape bloquée se relance ensuite sans refaire tout le process ni créer de doublon. Sans ce dispositif, une panne silencieuse peut bloquer la facturation plusieurs jours.
Avec un développement sur-mesure, le client détient le code, les règles de gestion documentées et les comptes techniques des connecteurs, par une cession de droits inscrite au contrat. Avec Zapier ou Make, les scénarios restent sur la plateforme de l'éditeur et se reconstruisent à la main en cas de changement d'outil.
Le budget indicatif applique le modèle de chiffrage Trinity Studio (5 000 – 12 000 € pour un projet type, ajusté par un facteur sectoriel de 1,1 et par la taille de l'entreprise). La page prix détaille le budget par taille.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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