Cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de la distribution et du négoce B2B : modèle et générateur
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de la distribution et du négoce B2B tient en 8 sections : contexte, utilisateurs, périmètre, intégrations, conformité, planning, budget et critères de sélection. Ce modèle cadre 6 modules, un budget indicatif de 8 000 – 18 000 € et un délai de 5 à 13 semaines, avec les objets métier commande client, tarif fournisseur et coefficient de marge par famille.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Ce que contient le modèle
- Sections
- 8 sections prêtes à adapter
- Modules cadrés
- 6
- Budget indicatif
- 8 000 – 18 000 €
- Délai indicatif
- 5 à 13 semaines
- Objets métier du secteur
- commande client, tarif fournisseur, coefficient de marge par famille, encours client et référence client
Les 8 sections du cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de la distribution et du négoce B2B
Contexte et objectifs
Décrire le contexte de l’entreprise dans la distribution et le négoce B2B et l’objectif mesurable. Point de départ courant : un grossiste reçoit ses commandes par e-mail, pdf, fichier excel ou téléphone, puis l'adv les ressaisit en rapprochant les références du client de celles du catalogue.
Utilisateurs et rôles
Lister les profils qui utiliseront l’outil et leurs droits. Pour une PME (50–249 salariés), comptez 20 à 80 utilisateurs concernés, 2 à 3 administrateurs. Le directeur administratif et financier ou le directeur des opérations porte le programme. Un propriétaire par process valide les règles, la DSI suit les connecteurs et les comptes techniques.
Périmètre fonctionnel
Modules à cadrer : cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers crm, erp et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur. Objets métier à modéliser : commande client, tarif fournisseur, coefficient de marge par famille, encours client et référence client.
Données et intégrations
Systèmes à connecter : ERP (Sage 100, Divalto ou Cegid), WMS des dépôts, transporteurs via Sendcloud ou API Colissimo et messagerie de l'ADV (Microsoft 365). Précisez pour chacun le sens des flux, la fréquence et le propriétaire de la donnée.
Contraintes et conformité
À intégrer dès le cadrage : Délais de paiement du Code de commerce : 60 jours de date de facture ou 45 jours fin de mois au plus, Facturation électronique obligatoire : émission et réception par plateforme agréée selon le calendrier connu, à vérifier auprès de l'administration fiscale et Confidentialité des tarifs négociés : chaque commercial ne consulte que les conditions de son portefeuille.
Planning et jalons
Prévoir 5 à 13 semaines en sprints, avec une première version utilisable avant la moitié du planning et un point de pilotage hebdomadaire.
Budget et modèle contractuel
Budget indicatif : 8 000 – 18 000 € ; maintenance annuelle : 2 000 – 3 500 €. Exigez le code source, la réversibilité et un devis par lot.
Critères de sélection du prestataire
Comparer sur : références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, hébergement et sécurité, transfert de compétences. Les volumes dépassent quelques dizaines de milliers d'opérations par mois : la facturation à la tâche de Zapier ou Make devient alors plus chère qu'un moteur hébergé.
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- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
Générez votre cahier des charges
Cochez les modules utiles : le document se construit sous vos yeux, à copier ou à envoyer pour chiffrage.
# Cahier des charges — Automatisation métier (Distribution & Négoce) ## 1. Contexte et objectifs - Situation actuelle et irritants : à compléter - Objectif mesurable : à compléter ## 2. Utilisateurs et rôles - Profils utilisateurs, droits, volumes : à compléter ## 3. Périmètre fonctionnel - **Cartographie et chiffrage des process manuels** — Observation des saisies réelles, temps passé par tâche, exceptions rencontrées, choix des trois à cinq process dont l'automatisation rembourse le plus vite. (≈ 5 j-h) - **Moteur de workflows et règles de gestion** — Déclencheurs sur événement ou calendrier, conditions et seuils paramétrables par un administrateur, files d'attente et exécution idempotente pour éviter les doublons. (≈ 10 j-h) - **Connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité** — Appels d'API, webhooks, dépôts de fichiers SFTP ou lecture de base pour les outils fermés, avec gestion des quotas et des jetons expirés. (≈ 9 j-h) - **Génération de documents** — Devis, contrats, bons de commande et relances produits depuis des modèles Word ou HTML, numérotés, archivés et envoyés au bon destinataire. (≈ 6 j-h) - **Circuits d'approbation** — Validation par e-mail ou mobile selon montant et service, délégation pendant les absences, relance du valideur et historique opposable des décisions. (≈ 6 j-h) - **Supervision et reprise sur erreur** — Journal de chaque exécution, alerte au responsable en cas d'échec, relance manuelle d'une étape bloquée et tableau des volumes traités par process. (≈ 6 j-h) ### Objets métier à modéliser - commande client - tarif fournisseur - coefficient de marge par famille - encours client - référence client ## 4. Données et intégrations - ERP (Sage 100, Divalto ou Cegid) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - WMS des dépôts : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - transporteurs via Sendcloud ou API Colissimo : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - messagerie de l'ADV (Microsoft 365) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée ## 5. Contraintes et conformité - Délais de paiement du Code de commerce : 60 jours de date de facture ou 45 jours fin de mois au plus - Facturation électronique obligatoire : émission et réception par plateforme agréée selon le calendrier connu, à vérifier auprès de l'administration fiscale - Confidentialité des tarifs négociés : chaque commercial ne consulte que les conditions de son portefeuille - Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, niveaux de service : à compléter ## 6. Planning - Délai indicatif : 5 à 13 semaines - Première version utilisable avant la moitié du planning ; point de pilotage hebdomadaire ## 7. Budget et contrat - Budget indicatif : 8 000 – 18 000 € (effort sélectionné : ≈ 42 jours-homme) - Exiger : code source livré, réversibilité, devis par lot ## 8. Critères de sélection du prestataire - Références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, sécurité, transfert de compétences
Questions fréquentes
Que doit contenir le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de la distribution et du négoce B2B ?
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de la distribution et du négoce B2B compte huit sections : contexte et objectifs, utilisateurs et rôles, périmètre fonctionnel, données et intégrations, contraintes et conformité, planning, budget et contrat, critères de sélection du prestataire. Les modules à cadrer sont cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur.
Comment automatiser la mise à jour des tarifs fournisseurs dans un ERP de négoce ?
L'outil importe le fichier du fournisseur, le compare à la version précédente, recalcule les prix de vente selon les coefficients par famille et isole les variations anormales. Seules les hausses au-dessus d'un seuil passent en validation, puis l'import dans l'ERP se fait par ses API ou ses fichiers d'échange, jamais par écriture directe.
Combien coûte l'automatisation de la prise de commande d'un distributeur B2B ?
À titre d'ordre de grandeur en 2026, un flux e-mail vers ERP pour quelques clients récurrents se situe autour de 3 500 à 6 000 €. Avec EDI, références client et règles de prix par compte, le budget monte vers 8 500 à 13 500 € sur 6 à 12 semaines.
Méthode et sources
Modules et efforts issus du modèle de chiffrage Trinity Studio pour un outil d'automatisation des process sur-mesure. Le document généré est un point de départ à valider avec vos équipes.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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