Un transitaire jongle avec des dizaines de dossiers ouverts en même temps : cotations à envoyer vite, réservations auprès des compagnies, documents à réunir, formalités douanières, suivi des conteneurs et refacturation des frais. Chaque dossier passe par plusieurs personnes et plusieurs partenaires, et les clients appellent pour savoir où en est leur marchandise. Avec des e-mails, des tableurs et une application web douane isolé, les marges et les délais se perdent. Une application web sur-mesure tient chaque dossier de bout en bout : chez Trinity Studio, un premier périmètre coûte entre 8 000 et 16 000 €.
Que couvre l'application web ?
| Besoin | Réponse sur-mesure |
|---|---|
| Cotations | Grilles d'achat, marges, devis envoyés et relancés |
| Dossiers | Expédition, partenaires, étapes, échéances, responsables |
| Documents | Pièces requises, génération, contrôle avant départ |
| Suivi | Statut des expéditions et des conteneurs, alertes de retard |
| Clients | Portail de suivi, documents, factures, demandes de cotation |
| Facturation | Achats rapprochés, refacturation, marge par dossier |
Le socle est celui d'une application web logistique sur-mesure ; le simulateur de prix donne une première fourchette.
Des cotations rapides et justes
Les tarifs des compagnies, transporteurs et agents sont centralisés, et la cotation se construit en quelques minutes avec la marge souhaitée. Le devis part au client, est relancé automatiquement et, une fois accepté, ouvre le dossier sans ressaisie. Le principe rejoint celui du configurateur de devis, et les tarifs partenaires celui du portail fournisseurs.
Dossiers, documents et douane
Chaque dossier suit ses étapes avec ses échéances et ses responsables, et la liste des documents requis se contrôle avant le départ. L'outil de dédouanement existant reste en place et échange ses données avec l'application quand c'est possible. Les principes sont détaillés dans notre article sur le TMS sur-mesure, et les documents sont rangés comme dans une GED sur-mesure.
Portail clients et marge par dossier
Les clients suivent leurs expéditions, téléchargent leurs documents et demandent une cotation dans un espace dédié, ce qui réduit fortement les appels. Les factures d'achat sont rapprochées du dossier pour connaître la marge réelle, et les écritures partent vers la comptabilité, par exemple Pennylane. Le principe est celui d'un portail client B2B.
Par quoi commencer ?
- Lot 1 : cotations, tarifs partenaires et ouverture des dossiers.
- Lot 2 : étapes, documents, suivi et alertes de retard.
- Lot 3 : portail clients, rapprochement des achats et marge par dossier.
Les suivis de dossiers tenus dans des tableurs se reprennent ; voir migrer depuis Excel. Si vos échanges reposent sur une boîte commune, voir remplacer une boîte mail partagée.
Questions fréquentes
Combien coûte une application web pour transitaire ?
Entre 8 000 et 16 000 € pour un premier périmètre chez Trinity Studio, livré en 10 à 16 semaines.
Faut-il remplacer l'application web de douane ?
Non, il reste en place.
Connaît-on la marge par dossier ?
Oui, achats rapprochés et comparés à la cotation.
