Les acheteurs passent une part considérable de leur temps à relancer : un devis, une date de livraison, une attestation expirée, une facture introuvable. Côté fournisseurs, on appelle pour savoir quand la facture sera payée. Un portail fournisseurs sur-mesure met fin à ces allers-retours. Chez Trinity Studio, il coûte entre 10 000 et 18 000 €, livré en 8 à 18 semaines. C'est l'équivalent, côté achats, d'un portail client B2B.
Les fonctions d'un portail fournisseurs
| Fonction | Gain |
|---|---|
| Fiche et documents du fournisseur | Coordonnées bancaires, assurances, attestations tenues à jour par le fournisseur lui-même |
| Relances d'expiration | Plus d'attestation périmée découverte lors d'un contrôle |
| Consultations | Cahier des charges diffusé, réponses comparables, tableau de comparaison automatique |
| Commandes et confirmations | Le fournisseur confirme quantité et délai ; les retards remontent tout seuls |
| Dépôt des factures | Rapprochement avec la commande et la réception avant validation |
| Statut de paiement | Moins d'appels à la comptabilité fournisseurs |
Pour qui c'est rentable
- Les industriels et le BTP, avec de nombreux sous-traitants et des obligations de vigilance.
- Les réseaux et franchises qui référencent des fournisseurs pour leurs points de vente.
- Les entreprises qui lancent régulièrement des consultations et veulent comparer objectivement.
- Toute entreprise qui reçoit plusieurs centaines de factures fournisseurs par mois.
La facture électronique change la donne
Avec la généralisation de la facturation électronique entre entreprises en France, les factures fournisseurs arriveront de plus en plus sous forme structurée via des plateformes agréées. Le portail ne remplace pas ce circuit : il le complète, en rapprochant la facture reçue de la commande et de la réception, et en donnant au fournisseur la visibilité sur son paiement. Le calendrier et les impacts sont détaillés dans notre article sur la facture électronique.
Les connexions indispensables
- L'ERP pour les commandes, réceptions et factures : Sage 100, Odoo, Business Central.
- La comptabilité pour le statut de paiement : par exemple Pennylane.
- La signature électronique pour les contrats-cadres : Yousign.
- La gestion documentaire pour archiver les pièces : voir la GED sur-mesure.
Faire adopter le portail par les fournisseurs
- Commencer par ce qui les intéresse : voir le statut de paiement de leurs factures.
- Créer les comptes à partir de la base fournisseurs existante, avec une invitation personnalisée.
- Garder l'accès simple : pas d'application web à installer, une connexion sécurisée par e-mail.
- Fixer une date après laquelle les factures passent uniquement par le portail ou par la plateforme de facturation électronique.
Le socle technique est celui d'un extranet partenaires : droits par société, documents, tableaux de bord. Voir le simulateur de prix et le modèle de cahier des charges.
Questions fréquentes
Combien coûte un portail fournisseurs sur-mesure ?
Entre 10 000 et 18 000 € chez Trinity Studio, livré en 8 à 18 semaines.
À quoi sert un portail fournisseurs ?
À centraliser documents, consultations, confirmations, factures et statut de paiement.
Quels documents suivre pour les sous-traitants ?
Notamment l'attestation de vigilance Urssaf, à renouveler tous les six mois au-delà d'un certain montant ; le portail relance avant expiration.
