Un bureau d'études ou un cabinet d'architecture vend du temps découpé en phases de mission. Pourtant, beaucoup découvrent la rentabilité d'une affaire une fois celle-ci terminée, en croisant un tableur de temps, un tableur de facturation et la comptabilité. Une application web de gestion d'affaires sur-mesure coûte chez Trinity Studio entre 6 000 et 12 000 €, livré en 8 à 14 semaines.
Les modules
| Module | Rôle |
|---|---|
| Affaires et phases | Client, maître d'ouvrage, phases de mission et leur part d'honoraires |
| Temps passés | Saisie hebdomadaire par affaire et par phase, en quelques minutes |
| Plan de charge | Charge prévue par collaborateur et par semaine, alertes de surcharge |
| Facturation | Situations à l'avancement, acomptes, avenants, relances |
| Sous-traitants et cotraitants | Commandes, répartition des honoraires, factures reçues |
| Rentabilité | Écart honoraires et coûts réels par affaire, par phase, par type de mission |
C'est une application web de gestion de projet sur-mesure adapté à l'ingénierie ; voir le simulateur de prix et notre article gestion de projet pour ESN et agences.
Le plan de charge, outil de direction
Accepter une nouvelle affaire suppose de savoir qui sera disponible dans six semaines. Le plan de charge croise les affaires signées, les phases à venir et les absences, et montre les semaines tendues. Il sert aussi à décider d'une embauche ou d'une sous-traitance. Les absences viennent de l'outil RH, par exemple avec l'intégration Lucca, et les agendas de Microsoft 365.
De la proposition à la facture
Les propositions d'honoraires se préparent à partir de missions types et des temps réels des affaires comparables, puis se signent en ligne avec Yousign. Les situations partent vers la comptabilité, par exemple Pennylane, au format de la facture électronique. Les plans et pièces de chaque affaire se classent dans une GED, et un espace client peut donner au maître d'ouvrage l'accès aux livrables.
Par quoi commencer ?
- Lot 1 : affaires, phases, temps passés et tableau de rentabilité.
- Lot 2 : facturation à l'avancement, acomptes et relances.
- Lot 3 : plan de charge, sous-traitants, espace client.
Les affaires en cours se reprennent depuis vos tableurs ; voir migrer Excel. Pour le site du cabinet, voir site web d'ingénierie.
Questions fréquentes
Combien coûte une application web pour bureau d'études ou cabinet d'architecture ?
Entre 6 000 et 12 000 € chez Trinity Studio, livré en 8 à 14 semaines.
Peut-on facturer à l'avancement ?
Oui, par phase de mission, avec déduction automatique des acomptes.
Comment suivre la rentabilité ?
En comparant honoraires et temps réels valorisés, phase par phase, pendant l'affaire.
