Un service d'aide à domicile, c'est un planning qui change tous les jours. Une intervenante est malade, un bénéficiaire est hospitalisé, une famille demande une heure de plus le dimanche. Derrière, il faut prévenir les bons intervenants, recalculer les heures, facturer le bon financeur et préparer une paie juste. Beaucoup de structures le font encore avec un outil vieillissant, des tableurs et des dizaines d'appels par jour. Une application web sur-mesure remet de l'ordre : chez Trinity Studio, un premier périmètre coûte entre 8 000 et 16 000 €.
Pourquoi les outils du marché frustrent
Les outils spécialisés couvrent l'essentiel, mais chaque structure a ses particularités : plusieurs agences, des activités mixtes (aide à domicile, portage de repas, petits travaux), des financeurs aux règles différentes, une organisation en équipes autonomes. Quand l'outil ne suit pas, les responsables de secteur compensent à la main. Le temps qu'ils passent à recoller les morceaux, c'est du temps en moins pour les bénéficiaires et pour le recrutement, qui reste le premier problème du secteur.
Que couvre l'application web ?
| Besoin | Réponse sur-mesure |
|---|---|
| Dossier bénéficiaire | Coordonnées, entourage, plan d'aide, financeurs, consignes d'accès au domicile |
| Planning | Tournées par secteur, compétences, temps de trajet, remplacements proposés en un clic |
| Pointage mobile | Arrivée et départ horodatés, tâches cochées, fonctionnement sans réseau |
| Transmissions | Observations de l'intervenant, alertes au responsable de secteur, cahier de liaison numérique |
| Facturation | Répartition entre bénéficiaire et financeurs, factures et relevés mensuels |
| Paie | Heures réalisées, trajets et kilomètres transmis à l'outil de paie |
| Espace famille | Planning à venir, passages réalisés, factures, messages |
Le socle est celui d'une application mobile métier ; le simulateur de prix donne une fourchette selon vos modules.
Le planning, cœur du système
Un bon planning d'aide à domicile tient compte de bien plus que des disponibilités. Il connaît les compétences de chaque intervenant (toilette, aide au repas, accompagnement aux courses), les préférences du bénéficiaire, la continuité des passages (la même personne autant que possible) et les temps de trajet entre deux domiciles. Quand une absence tombe, l'application web liste les remplaçants possibles, classés par proximité et par heures restantes dans leur contrat, et envoie la proposition par SMS ou notification. La mécanique générale est décrite dans notre article sur la application web de planning des équipes.
Le pointage sur téléphone
L'application mobile remplace les feuilles d'heures et les appels du soir. L'intervenant voit sa journée, l'adresse et le code d'accès, les consignes, puis pointe à l'arrivée et au départ. Les tâches réalisées et les observations remontent au responsable de secteur. Une chute, un frigo vide, un comportement inhabituel : l'alerte arrive tout de suite, pas trois jours plus tard. Les principes techniques, dont le mode hors connexion, sont détaillés dans application mobile métier pour le terrain. La logique est proche de celle d'une application web d'interventions, avec une dimension humaine en plus.
Facturer juste, du premier coup
Chaque passage peut être payé par plusieurs financeurs, avec des plafonds, des taux horaires et des règles de majoration différents selon le jour et l'heure. L'application web applique ces règles aux heures réellement pointées, produit les factures et les relevés, et signale les écarts avec le plan d'aide avant l'envoi. La réforme de la facturation électronique concerne aussi le secteur ; voir facture électronique et facturation sur-mesure.
Une paie sans ressaisie
Les heures, les dimanches, les temps de trajet et les indemnités kilométriques sortent directement du pointage. Ils partent vers l'outil de paie, par exemple Silae ou PayFit. C'est souvent là que le gain est le plus visible : des jours de préparation de paie économisés chaque mois et beaucoup moins de réclamations des salariés.
Données sensibles
Les informations sur l'état de santé et l'autonomie des bénéficiaires sont sensibles. Les accès sont limités par rôle, chaque consultation est tracée, et lorsque des données de santé sont traitées, l'hébergement doit être adapté. Nous détaillons ces obligations dans notre article sur le portail patient, HDS et RGPD.
Par quoi commencer ?
- Lot 1 : dossiers bénéficiaires, planning et application de pointage.
- Lot 2 : facturation multi-financeurs et export vers la paie.
- Lot 3 : espace famille, transmissions avancées, tableaux de bord par agence.
Les plannings tenus dans des tableurs se reprennent proprement ; voir migrer depuis Excel. Si votre outil actuel est ancien, la démarche est détaillée dans remplacer un outil maison obsolète.
Questions fréquentes
Combien coûte une application web pour service d'aide à domicile ?
Entre 8 000 et 16 000 € pour un premier périmètre chez Trinity Studio, livré en 10 à 16 semaines.
Le pointage fonctionne-t-il sans réseau ?
Oui, les pointages se synchronisent dès que le téléphone retrouve du réseau.
Peut-on garder notre outil de paie ?
Oui, les heures et les trajets lui sont transmis automatiquement.
