Migrer de Lotus Notes vers un intranet d'entreprise sur-mesure
Passer de Lotus Notes à un intranet d'entreprise sur-mesure coûte environ 16 000 – 20 000 € pour 50 à 249 salariés : 11 000 – 20 000 € pour le nouvel outil et 5 000 – 16 000 € pour la migration des données, sur 13 à 26 semaines.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Lotus Notes vers intranet entreprise : repères
- Budget du nouvel outil (50–249 salariés)
- 11 000 – 20 000 €
- Budget de migration des données
- 5 000 – 16 000 €
- Total indicatif
- 16 000 – 20 000 €
- Durée cumulée
- 13 à 26 semaines
Pourquoi intranet entreprise remplace Lotus Notes
Des applications Lotus Notes, aujourd'hui HCL Notes et Domino, font encore tourner des circuits de validation, des bases documentaires ou des demandes internes. Elles fonctionnent, mais le client lourd déroute les nouveaux arrivants, les compétences se raréfient, et l'intégration avec les outils actuels est laborieuse. Chaque départ à la retraite d'un administrateur rend l'avenir de ces applications plus incertain pour l'entreprise.
Un intranet d'entreprise sur-mesure est un portail interne développé pour l'organisation qui l'utilise : il réunit actualités, annuaire, documents versionnés, espaces d'équipe et démarches RH derrière une authentification unique, avec des droits calqués sur l'organigramme réel. Contrairement à un produit sur étagère, ses contenus, ses circuits de validation et ses connecteurs suivent les process de l'entreprise, pas ceux d'un éditeur.
Ce que Lotus Notes ne sait pas faire, et où le retrouver
| Problème constaté | Réponse dans le nouvel outil |
|---|---|
| Les compétences Notes et Domino se raréfient, et la maintenance repose sur une ou deux personnes proches de la retraite. | Cadrage, usages et arborescence : Ateliers avec RH, communication, DSI et terrain, arborescence cible, matrice de droits et plan d'adoption définis avant le moindre écran. |
| Le client lourd et l'ergonomie datée découragent les nouveaux collaborateurs et ralentissent les validations. | Actualités, événements et annuaire : Publications ciblées par site ou service, réactions, agenda d'événements, annuaire enrichi de compétences et d'organigramme alimenté par le SIRH. |
| Les applications communiquent mal avec la messagerie, l'annuaire et les outils collaboratifs actuels. | GED et recherche full-text : Versioning, circuits de validation, métadonnées, moteur de recherche à facettes respectant les droits, et migration des partages de fichiers existants. |
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Plan de migration
Inventorier les bases et l'usage
Lister les bases Notes, leur fréquence d'utilisation et leurs propriétaires, et décider pour chacune : migrer, archiver ou supprimer.
Regrouper les applications utiles
Rassembler les circuits de validation et formulaires similaires dans une seule application web, plutôt que reproduire chaque base à l'identique.
Redévelopper les workflows
Recréer les circuits de demande et de validation avec notifications, délégations et historique, connectés à l'annuaire et à la messagerie actuels.
Extraire documents et pièces jointes
Exporter les documents, champs et pièces jointes des bases retenues, puis les importer et vérifier les volumes et les liens avec les utilisateurs.
Archiver et éteindre
Archiver en lecture seule les bases conservées pour mémoire, puis décommissionner les serveurs une fois toutes les applications utiles basculées.
Chiffrez le passage de Lotus Notes à un intranet d'entreprise
Budget estimé pour 50 à 249 salariés
11 000 – 20 000 €
- Délai
- 8 à 16 semaines
- Maintenance / an
- 2 000 – 3 000 €
- Utilisateurs
- ≈ 120
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 28 000 €
Pour une entreprise de 50 à 249 salariés, le cumul des licences SharePoint (Microsoft 365) dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 2 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Questions fréquentes
Combien coûte le passage de Lotus Notes à un intranet d'entreprise ?
Comptez 16 000 – 20 000 € au total pour une entreprise de 50 à 249 salariés : 11 000 – 20 000 € pour le nouvel outil et 5 000 – 16 000 € pour la reprise des données (5 à 10 semaines).
Faut-il migrer toutes nos bases Notes ?
Non. L'inventaire montre en général qu'une partie des bases n'est plus utilisée. On migre les applications actives, on archive celles utiles pour mémoire et on supprime le reste.
Que remplace les circuits de validation Notes ?
Une application web de workflow avec formulaires, notifications, délégations et historique, connectée à votre annuaire et à votre messagerie actuels.
Quel budget prévoir pour un intranet sur-mesure de 200 collaborateurs ?
Comptez 15 000 à 60 000 € selon le nombre de sites, de connecteurs et le volume de documents à migrer. Pour 200 collaborateurs avec connexion unique, GED et portail RH, un projet se situe plutôt entre 25 000 et 40 000 €. La maintenance annuelle représente ensuite 12 à 18 % du budget initial.
Combien de temps faut-il pour livrer un intranet sur-mesure ?
Prévoyez 8 à 16 semaines : deux à trois semaines de cadrage et d'arborescence, cinq à dix semaines de développement par lots, puis une à trois semaines de migration et de recette. La migration des documents et la validation des droits par service sont les deux postes à surveiller pour tenir le calendrier.
Méthode et sources
Total = budget du nouvel outil (modèle de chiffrage) + migration (durée × 1 000 à 1 600 € par semaine), plafonné à 20 000 € par lot.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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