Comment migrer Lotus Notes vers une application web sur-mesure
Migrer Lotus Notes vers une application web sur-mesure prend 5 à 10 semaines et environ 5 000 – 16 000 € de reprise des données, en plus du nouvel outil (5 000 à 20 000 € par lot). Des applications Lotus Notes, aujourd'hui HCL Notes et Domino, font encore tourner des circuits de validation, des bases documentaires ou des demandes internes.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Migrer Lotus Notes : repères
- Durée de migration
- 5 à 10 semaines
- Reprise des données (en plus du nouvel outil)
- 5 000 – 16 000 €
- Situation de départ
- application vieillissante
- Solutions cibles
- intranet entreprise, automatisation métier et GED sur-mesure
Les signes qu’il est temps de quitter Lotus Notes
Des applications Lotus Notes, aujourd'hui HCL Notes et Domino, font encore tourner des circuits de validation, des bases documentaires ou des demandes internes. Elles fonctionnent, mais le client lourd déroute les nouveaux arrivants, les compétences se raréfient, et l'intégration avec les outils actuels est laborieuse. Chaque départ à la retraite d'un administrateur rend l'avenir de ces applications plus incertain pour l'entreprise.
Les problèmes qui s’accumulent
- Les compétences Notes et Domino se raréfient, et la maintenance repose sur une ou deux personnes proches de la retraite.
- Le client lourd et l'ergonomie datée découragent les nouveaux collaborateurs et ralentissent les validations.
- Les applications communiquent mal avec la messagerie, l'annuaire et les outils collaboratifs actuels.
- Plusieurs dizaines de petites bases coexistent, sans vision claire de celles qui sont encore utilisées.
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Migrer sans rupture d’activité : 5 étapes
Inventorier les bases et l'usage
Lister les bases Notes, leur fréquence d'utilisation et leurs propriétaires, et décider pour chacune : migrer, archiver ou supprimer.
Regrouper les applications utiles
Rassembler les circuits de validation et formulaires similaires dans une seule application web, plutôt que reproduire chaque base à l'identique.
Redévelopper les workflows
Recréer les circuits de demande et de validation avec notifications, délégations et historique, connectés à l'annuaire et à la messagerie actuels.
Extraire documents et pièces jointes
Exporter les documents, champs et pièces jointes des bases retenues, puis les importer et vérifier les volumes et les liens avec les utilisateurs.
Archiver et éteindre
Archiver en lecture seule les bases conservées pour mémoire, puis décommissionner les serveurs une fois toutes les applications utiles basculées.
Récupérer les données existantes
Les documents des bases Notes s'exportent par les vues, par un format XML propre à Domino ou par les interfaces d'accès de Domino selon la version installée. Les pièces jointes et les champs riches demandent une extraction et une vérification spécifiques.
Risques à maîtriser
- Des bases jugées inutiles se révèlent indispensables à un service qui n'avait pas été consulté.
- Les droits d'accès très fins de certaines bases doivent être reproduits pour ne pas exposer de documents sensibles.
- Une migration base par base à l'identique multiplie les petites applications au lieu de simplifier.
Questions fréquentes
Faut-il migrer toutes nos bases Notes ?
Non. L'inventaire montre en général qu'une partie des bases n'est plus utilisée. On migre les applications actives, on archive celles utiles pour mémoire et on supprime le reste.
Que remplace les circuits de validation Notes ?
Une application web de workflow avec formulaires, notifications, délégations et historique, connectée à votre annuaire et à votre messagerie actuels.
Combien coûte la sortie de Lotus Notes ?
Un premier lot regroupant les applications les plus utilisées coûte généralement 8 000 à 20 000 €, extraction des documents comprise. Les bases secondaires suivent en lots courts.
Méthode et sources
Budget de migration = durée × 1 000 à 1 600 € par semaine : la reprise des données est menée à temps partiel pendant le lot de développement. Estimation indicative avant audit de l’existant.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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