Migrer de Lotus Notes vers une GED sur-mesure
Passer de Lotus Notes à une GED sur-mesure coûte environ 14 000 – 20 000 € pour 50 à 249 salariés : 9 000 – 17 500 € pour le nouvel outil et 5 000 – 16 000 € pour la migration des données, sur 13 à 24 semaines.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Lotus Notes vers GED sur-mesure : repères
- Budget du nouvel outil (50–249 salariés)
- 9 000 – 17 500 €
- Budget de migration des données
- 5 000 – 16 000 €
- Total indicatif
- 14 000 – 20 000 €
- Durée cumulée
- 13 à 24 semaines
Pourquoi GED sur-mesure remplace Lotus Notes
Des applications Lotus Notes, aujourd'hui HCL Notes et Domino, font encore tourner des circuits de validation, des bases documentaires ou des demandes internes. Elles fonctionnent, mais le client lourd déroute les nouveaux arrivants, les compétences se raréfient, et l'intégration avec les outils actuels est laborieuse. Chaque départ à la retraite d'un administrateur rend l'avenir de ces applications plus incertain pour l'entreprise.
Une GED sur-mesure est un système de gestion électronique des documents construit autour du plan de classement de l'entreprise : capture et OCR des pièces entrantes, indexation par métadonnées métier, circuits de validation, droits d'accès par dossier et conservation selon des durées légales. Elle se branche sur l'ERP ou l’outil métier pour rattacher chaque facture, contrat ou plan à son objet de gestion.
Ce que Lotus Notes ne sait pas faire, et où le retrouver
| Problème constaté | Réponse dans le nouvel outil |
|---|---|
| Les compétences Notes et Domino se raréfient, et la maintenance repose sur une ou deux personnes proches de la retraite. | Plan de classement et modèle de métadonnées : Inventaire des types de documents, arborescence cible, champs obligatoires par classe, durées de conservation et matrice de droits validés avec les services producteurs. |
| Le client lourd et l'ergonomie datée découragent les nouveaux collaborateurs et ralentissent les validations. | Capture, OCR et lecture automatique : Import par scanner, boîte mail ou glisser-déposer, OCR des PDF image, extraction des champs clés (numéro, date, tiers) et file de correction pour les pièces mal lues. |
| Les applications communiquent mal avec la messagerie, l'annuaire et les outils collaboratifs actuels. | Circuits de validation et signature : Workflows par type de pièce avec délégation, relance et escalade, visa multiple, appel à un service de signature électronique et historique complet des décisions. |
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Plan de migration
Inventorier les bases et l'usage
Lister les bases Notes, leur fréquence d'utilisation et leurs propriétaires, et décider pour chacune : migrer, archiver ou supprimer.
Regrouper les applications utiles
Rassembler les circuits de validation et formulaires similaires dans une seule application web, plutôt que reproduire chaque base à l'identique.
Redévelopper les workflows
Recréer les circuits de demande et de validation avec notifications, délégations et historique, connectés à l'annuaire et à la messagerie actuels.
Extraire documents et pièces jointes
Exporter les documents, champs et pièces jointes des bases retenues, puis les importer et vérifier les volumes et les liens avec les utilisateurs.
Archiver et éteindre
Archiver en lecture seule les bases conservées pour mémoire, puis décommissionner les serveurs une fois toutes les applications utiles basculées.
Chiffrez le passage de Lotus Notes à une GED
Budget estimé pour 50 à 249 salariés
9 000 – 17 500 €
- Délai
- 8 à 14 semaines
- Maintenance / an
- 1 500 – 2 500 €
- Utilisateurs
- ≈ 120
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 23 250 €
Pour une entreprise de 50 à 249 salariés, le cumul des licences M-Files dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 1 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Questions fréquentes
Combien coûte le passage de Lotus Notes à une GED ?
Comptez 14 000 – 20 000 € au total pour une entreprise de 50 à 249 salariés : 9 000 – 17 500 € pour le nouvel outil et 5 000 – 16 000 € pour la reprise des données (5 à 10 semaines).
Faut-il migrer toutes nos bases Notes ?
Non. L'inventaire montre en général qu'une partie des bases n'est plus utilisée. On migre les applications actives, on archive celles utiles pour mémoire et on supprime le reste.
Que remplace les circuits de validation Notes ?
Une application web de workflow avec formulaires, notifications, délégations et historique, connectée à votre annuaire et à votre messagerie actuels.
À qui appartiennent le code et les documents d'une GED sur-mesure ?
Dans un contrat bien rédigé, le code source d'une GED sur-mesure et les documents stockés appartiennent à l'entreprise cliente, avec cession des droits de propriété intellectuelle à la livraison. Exigez aussi un export complet des fichiers et des métadonnées dans un format ouvert, pour pouvoir changer de prestataire sans perte.
Une GED peut-elle se connecter à notre ERP existant ?
Une GED se connecte à un ERP par son API, par des fichiers d'échange ou par lecture de sa base, selon ce que l'éditeur autorise. Chaque connecteur coûte en ordre de grandeur 2 000 à 7 000 € ; il permet d'afficher les pièces dans l'écran de commande ou d'affaire et d'indexer automatiquement à partir des numéros ERP.
Méthode et sources
Total = budget du nouvel outil (modèle de chiffrage) + migration (durée × 1 000 à 1 600 € par semaine), plafonné à 20 000 € par lot.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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