Cahier des charges d'un intranet d'entreprise : modèle et générateur
Le cahier des charges d'un intranet d'entreprise tient en 8 sections : contexte, utilisateurs, périmètre, intégrations, conformité, planning, budget et critères de sélection. Ce modèle cadre 6 modules, un budget indicatif de 11 000 – 20 000 € et un délai de 8 à 16 semaines.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Ce que contient le modèle
- Sections
- 8 sections prêtes à adapter
- Modules cadrés
- 6
- Budget indicatif
- 11 000 – 20 000 €
- Délai indicatif
- 8 à 16 semaines
Les 8 sections du cahier des charges d'un intranet d'entreprise
Contexte et objectifs
Décrire la situation actuelle, les irritants et l’objectif mesurable de l'intranet d'entreprise. Exemple d’indicateur : viser 70 % des collaborateurs connectés au moins une fois par semaine, trois mois après l'ouverture générale.
Utilisateurs et rôles
Lister les profils qui utiliseront l’outil et leurs droits. Pour une PME (50–249 salariés), comptez 80 à 220 utilisateurs actifs. Un sponsor de la direction, un chef de projet côté RH ou communication et la DSI pour l'authentification. Un comité de contenu trimestriel valide une charte de publication et nomme un propriétaire par rubrique, avec une date de revue des pages.
Périmètre fonctionnel
Modules à cadrer : cadrage, usages et arborescence, actualités, événements et annuaire, ged et recherche full-text, espaces d'équipe, droits et sso, portail rh et widgets par rôle et migration, recette et déploiement.
Données et intégrations
Lister les systèmes existants (ERP, annuaire, messagerie) et le sens des flux. Une intégration supplémentaire coûte 1 200 – 2 500 €.
Contraintes et conformité
Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, accessibilité et niveaux de service attendus.
Planning et jalons
Prévoir 8 à 16 semaines en sprints, avec une première version utilisable avant la moitié du planning et un point de pilotage hebdomadaire.
Budget et modèle contractuel
Budget indicatif : 11 000 – 20 000 € ; maintenance annuelle : 2 000 – 3 000 €. Exigez le code source, la réversibilité et un devis par lot.
Critères de sélection du prestataire
Comparer sur : références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, hébergement et sécurité, transfert de compétences. Passé 200 à 250 utilisateurs, une licence d'intranet à 5 ou 6 € par utilisateur et par mois coûte plus cher sur cinq ans qu'un intranet construit et maintenu.
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- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
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# Cahier des charges — Intranet entreprise ## 1. Contexte et objectifs - Situation actuelle et irritants : à compléter - Objectif mesurable : à compléter ## 2. Utilisateurs et rôles - Profils utilisateurs, droits, volumes : à compléter ## 3. Périmètre fonctionnel - **Cadrage, usages et arborescence** — Ateliers avec RH, communication, DSI et terrain, arborescence cible, matrice de droits et plan d'adoption définis avant le moindre écran. (≈ 6 j-h) - **Actualités, événements et annuaire** — Publications ciblées par site ou service, réactions, agenda d'événements, annuaire enrichi de compétences et d'organigramme alimenté par le SIRH. (≈ 9 j-h) - **GED et recherche full-text** — Versioning, circuits de validation, métadonnées, moteur de recherche à facettes respectant les droits, et migration des partages de fichiers existants. (≈ 12 j-h) - **Espaces d'équipe, droits et SSO** — Espaces d'équipe ou de projet, groupes dynamiques issus de l'annuaire, connexion Microsoft Entra ID ou Google Workspace, comptes créés et retirés par SCIM. (≈ 11 j-h) - **Portail RH et widgets par rôle** — Congés, notes de frais et documents RH en libre-service, widgets adaptés au rôle, connecteurs SIRH et ERP, version mobile pour les équipes sans poste fixe. (≈ 10 j-h) - **Migration, recette et déploiement** — Reprise des documents et des comptes, tests de charge et de droits, formation des contributeurs, hébergement en France et période d'aide au démarrage. (≈ 9 j-h) ## 4. Données et intégrations - Systèmes existants (ERP, annuaire, messagerie) : à compléter ## 5. Contraintes et conformité - Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, niveaux de service : à compléter ## 6. Planning - Délai indicatif : 8 à 16 semaines - Première version utilisable avant la moitié du planning ; point de pilotage hebdomadaire ## 7. Budget et contrat - Budget indicatif : 11 000 – 20 000 € (effort sélectionné : ≈ 57 jours-homme) - Exiger : code source livré, réversibilité, devis par lot ## 8. Critères de sélection du prestataire - Références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, sécurité, transfert de compétences
Questions fréquentes
Que doit contenir le cahier des charges d'un intranet d'entreprise ?
Le cahier des charges d'un intranet d'entreprise compte huit sections : contexte et objectifs, utilisateurs et rôles, périmètre fonctionnel, données et intégrations, contraintes et conformité, planning, budget et contrat, critères de sélection du prestataire. Les modules à cadrer sont cadrage, usages et arborescence, actualités, événements et annuaire, GED et recherche full-text, espaces d'équipe, droits et SSO, portail RH et widgets par rôle et migration, recette et déploiement.
Que coûte la maintenance d'un intranet et qui l'assure ?
Prévoyez 12 à 18 % du coût initial par an, soit environ 2 000 à 11 000 € selon le périmètre, pour les correctifs de sécurité, les mises à jour de dépendances, la supervision et un lot de petites évolutions. Le code et l'hébergement restent chez vous, ce qui permet de changer de prestataire.
Quel budget prévoir pour un intranet sur-mesure de 200 collaborateurs ?
Comptez 15 000 à 60 000 € selon le nombre de sites, de connecteurs et le volume de documents à migrer. Pour 200 collaborateurs avec connexion unique, GED et portail RH, un projet se situe plutôt entre 25 000 et 40 000 €. La maintenance annuelle représente ensuite 12 à 18 % du budget initial.
Combien de temps faut-il pour livrer un intranet sur-mesure ?
Prévoyez 8 à 16 semaines : deux à trois semaines de cadrage et d'arborescence, cinq à dix semaines de développement par lots, puis une à trois semaines de migration et de recette. La migration des documents et la validation des droits par service sont les deux postes à surveiller pour tenir le calendrier.
Méthode et sources
Modules et efforts issus du modèle de chiffrage Trinity Studio pour un intranet d'entreprise sur-mesure. Le document généré est un point de départ à valider avec vos équipes.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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