Comment migrer des dossiers partagés vers une application web sur-mesure
Migrer des dossiers partagés vers une application web sur-mesure prend 3 à 8 semaines et environ 3 000 – 13 000 € de reprise des données, en plus du nouvel outil (5 000 à 20 000 € par lot). Dans beaucoup de PME, l'activité repose sur des dossiers partagés sur un serveur, Google Drive ou SharePoint : un dossier par client, un sous-dossier par affaire, des tableurs de suivi et des documents nommés selon des règles que chacun applique à sa façon.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Migrer des dossiers partagés : repères
- Durée de migration
- 3 à 8 semaines
- Reprise des données (en plus du nouvel outil)
- 3 000 – 13 000 €
- Situation de départ
- papier email
- Solutions cibles
- GED sur-mesure, application métier et portail client B2B
Les signes qu’il est temps de quitter des dossiers partagés
Dans beaucoup de PME, l'activité repose sur des dossiers partagés sur un serveur, Google Drive ou SharePoint : un dossier par client, un sous-dossier par affaire, des tableurs de suivi et des documents nommés selon des règles que chacun applique à sa façon. Au début, c'est simple. Avec la croissance, on ne sait plus quelle version est la bonne, ni qui fait quoi, ni où en est chaque dossier.
Les problèmes qui s’accumulent
- Plusieurs versions d'un même document circulent, et personne ne sait avec certitude laquelle est la bonne à utiliser.
- L'avancement de chaque dossier n'apparaît nulle part : il faut ouvrir les fichiers ou demander aux collègues pour savoir où on en est.
- Les droits d'accès sont gérés à la main, avec des documents sensibles parfois visibles par des personnes qui ne devraient pas les voir.
- Les clients reçoivent leurs documents par e-mail, en pièces jointes trop lourdes ou par des liens de partage qui expirent.
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Migrer sans rupture d’activité : 5 étapes
Cartographier l'arborescence réelle
Analyser la structure des dossiers, les règles de nommage, les tableurs de suivi et les documents types, pour comprendre quels dossiers, quelles étapes et quels documents structurent réellement l'activité.
Modéliser dossiers et étapes
Transformer chaque type de dossier en fiche avec un statut, un responsable, des étapes et des documents attendus, afin que l'avancement soit visible sans ouvrir un seul fichier.
Construire l'application de suivi
Développer l'application avec tableau des dossiers, documents versionnés, modèles générés automatiquement, droits par rôle et espace client pour échanger les documents avec les clients en toute sécurité.
Reprendre les dossiers vivants
Importer les dossiers en cours avec leurs documents principaux, en les rattachant aux bons clients, et laisser l'ancienne arborescence en lecture seule pour les archives plus anciennes.
Basculer et fermer l'ancien partage
Former l'équipe, basculer la création des nouveaux dossiers dans l'application, puis passer l'ancien partage en archive consultable pour éviter que les deux systèmes coexistent durablement.
Récupérer les données existantes
Les fichiers des dossiers partagés se lisent directement depuis le serveur ou par l'API de Google Drive et de SharePoint. Les tableurs de suivi donnent les statuts, à recouper avec les dossiers réels.
Risques à maîtriser
- Reprendre toute l'arborescence historique sans tri transfère le désordre dans le nouvel outil.
- Laisser l'ancien partage modifiable après la bascule crée deux sources de vérité qui divergent rapidement.
- Des droits d'accès mal définis dès le départ exposent des documents sensibles à de mauvais destinataires.
Questions fréquentes
Faut-il reprendre tous les anciens fichiers ?
Non. Seuls les dossiers en cours et les documents utiles sont repris. Les archives restent consultables en lecture seule dans l'ancien partage, sans encombrer le nouvel outil.
Les clients pourront-ils déposer leurs documents ?
Oui. Un espace client sécurisé permet de déposer et de récupérer les documents de chaque dossier, sans pièces jointes ni liens de partage qui expirent au mauvais moment.
Que devient Google Drive ou SharePoint ?
Ils peuvent rester pour la bureautique courante. L'application prend en charge les dossiers métier, leurs étapes et leurs documents, avec un suivi clair de l'avancement de chacun.
Méthode et sources
Budget de migration = durée × 1 000 à 1 600 € par semaine : la reprise des données est menée à temps partiel pendant le lot de développement. Estimation indicative avant audit de l’existant.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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