Migrer des dossiers partagés vers une application métier sur-mesure
Passer des dossiers partagés à une application métier sur-mesure coûte environ 9 000 – 20 000 € pour 50 à 249 salariés : 6 000 – 12 500 € pour le nouvel outil et 3 000 – 13 000 € pour la migration des données, sur 11 à 24 semaines.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
des dossiers partagés vers application métier : repères
- Budget du nouvel outil (50–249 salariés)
- 6 000 – 12 500 €
- Budget de migration des données
- 3 000 – 13 000 €
- Total indicatif
- 9 000 – 20 000 €
- Durée cumulée
- 11 à 24 semaines
Pourquoi application métier remplace des dossiers partagés
Dans beaucoup de PME, l'activité repose sur des dossiers partagés sur un serveur, Google Drive ou SharePoint : un dossier par client, un sous-dossier par affaire, des tableurs de suivi et des documents nommés selon des règles que chacun applique à sa façon. Au début, c'est simple. Avec la croissance, on ne sait plus quelle version est la bonne, ni qui fait quoi, ni où en est chaque dossier.
Une application métier sur-mesure est un outil web ou mobile conçu autour d'un processus précis de l'entreprise, par exemple la planification d'interventions, le suivi d'affaires ou la gestion d'un parc de matériel. Son modèle de données, ses statuts et ses règles de calcul reprennent le vocabulaire des équipes, et l'entreprise en détient le code source et les données.
Ce que des dossiers partagés ne sait pas faire, et où le retrouver
| Problème constaté | Réponse dans le nouvel outil |
|---|---|
| Plusieurs versions d'un même document circulent, et personne ne sait avec certitude laquelle est la bonne à utiliser. | Cartographie du processus et maquettes : Observation des utilisateurs sur le terrain, inventaire des statuts et des exceptions, user stories priorisées et maquettes cliquables validées avant tout développement. |
| L'avancement de chaque dossier n'apparaît nulle part : il faut ouvrir les fichiers ou demander aux collègues pour savoir où on en est. | Modèle de données et règles de calcul : Entités métier (affaires, équipements, interventions, contrats), historisation des changements d'état et moteur de règles pour tarifs, délais et contrôles de cohérence. |
| Les droits d'accès sont gérés à la main, avec des documents sensibles parfois visibles par des personnes qui ne devraient pas les voir. | Écrans de saisie et de planification : Planning glisser-déposer, formulaires contextuels selon le rôle, listes filtrables et actions groupées pensées pour remplacer les manipulations faites jusque-là dans Excel. |
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Plan de migration
Cartographier l'arborescence réelle
Analyser la structure des dossiers, les règles de nommage, les tableurs de suivi et les documents types, pour comprendre quels dossiers, quelles étapes et quels documents structurent réellement l'activité.
Modéliser dossiers et étapes
Transformer chaque type de dossier en fiche avec un statut, un responsable, des étapes et des documents attendus, afin que l'avancement soit visible sans ouvrir un seul fichier.
Construire l'application de suivi
Développer l'application avec tableau des dossiers, documents versionnés, modèles générés automatiquement, droits par rôle et espace client pour échanger les documents avec les clients en toute sécurité.
Reprendre les dossiers vivants
Importer les dossiers en cours avec leurs documents principaux, en les rattachant aux bons clients, et laisser l'ancienne arborescence en lecture seule pour les archives plus anciennes.
Basculer et fermer l'ancien partage
Former l'équipe, basculer la création des nouveaux dossiers dans l'application, puis passer l'ancien partage en archive consultable pour éviter que les deux systèmes coexistent durablement.
Chiffrez le passage des dossiers partagés à une application métier
Budget estimé pour 50 à 249 salariés
6 000 – 12 500 €
- Délai
- 8 à 16 semaines
- Maintenance / an
- 1 500 – 2 000 €
- Utilisateurs
- ≈ 120
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 18 000 €
Pour une entreprise de 50 à 249 salariés, le cumul des licences Retool dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 1 (hypothèses détaillées plus bas).
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Questions fréquentes
Combien coûte le passage des dossiers partagés à une application métier ?
Comptez 9 000 – 20 000 € au total pour une entreprise de 50 à 249 salariés : 6 000 – 12 500 € pour le nouvel outil et 3 000 – 13 000 € pour la reprise des données (3 à 8 semaines).
Faut-il reprendre tous les anciens fichiers ?
Non. Seuls les dossiers en cours et les documents utiles sont repris. Les archives restent consultables en lecture seule dans l'ancien partage, sans encombrer le nouvel outil.
Les clients pourront-ils déposer leurs documents ?
Oui. Un espace client sécurisé permet de déposer et de récupérer les documents de chaque dossier, sans pièces jointes ni liens de partage qui expirent au mauvais moment.
En combien de temps une application métier peut-elle être en production ?
Comptez 8 à 16 semaines pour une première version en production : deux semaines de cadrage et de maquettes, cinq à onze semaines de développement par sprints, puis une à trois semaines de reprise de données et de recette. Le délai dépend surtout de la disponibilité de l'expert métier pour valider chaque livraison.
Faut-il choisir Power Apps ou une application métier développée sur-mesure ?
Power Apps convient à une application interne simple, utilisée par une dizaine de personnes déjà équipées de Microsoft 365. Le développement sur-mesure devient préférable quand l'application doit fonctionner hors ligne, servir des utilisateurs externes, porter des règles de calcul complexes ou dépasser une centaine d'utilisateurs, seuil où les licences Premium pèsent lourd.
Méthode et sources
Total = budget du nouvel outil (modèle de chiffrage) + migration (durée × 1 000 à 1 600 € par semaine), plafonné à 20 000 € par lot.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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