Migrer des dossiers partagés vers une GED sur-mesure
Passer des dossiers partagés à une GED sur-mesure coûte environ 12 000 – 20 000 € pour 50 à 249 salariés : 9 000 – 17 500 € pour le nouvel outil et 3 000 – 13 000 € pour la migration des données, sur 11 à 22 semaines.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
des dossiers partagés vers GED sur-mesure : repères
- Budget du nouvel outil (50–249 salariés)
- 9 000 – 17 500 €
- Budget de migration des données
- 3 000 – 13 000 €
- Total indicatif
- 12 000 – 20 000 €
- Durée cumulée
- 11 à 22 semaines
Pourquoi GED sur-mesure remplace des dossiers partagés
Dans beaucoup de PME, l'activité repose sur des dossiers partagés sur un serveur, Google Drive ou SharePoint : un dossier par client, un sous-dossier par affaire, des tableurs de suivi et des documents nommés selon des règles que chacun applique à sa façon. Au début, c'est simple. Avec la croissance, on ne sait plus quelle version est la bonne, ni qui fait quoi, ni où en est chaque dossier.
Une GED sur-mesure est un système de gestion électronique des documents construit autour du plan de classement de l'entreprise : capture et OCR des pièces entrantes, indexation par métadonnées métier, circuits de validation, droits d'accès par dossier et conservation selon des durées légales. Elle se branche sur l'ERP ou l’outil métier pour rattacher chaque facture, contrat ou plan à son objet de gestion.
Ce que des dossiers partagés ne sait pas faire, et où le retrouver
| Problème constaté | Réponse dans le nouvel outil |
|---|---|
| Plusieurs versions d'un même document circulent, et personne ne sait avec certitude laquelle est la bonne à utiliser. | Plan de classement et modèle de métadonnées : Inventaire des types de documents, arborescence cible, champs obligatoires par classe, durées de conservation et matrice de droits validés avec les services producteurs. |
| L'avancement de chaque dossier n'apparaît nulle part : il faut ouvrir les fichiers ou demander aux collègues pour savoir où on en est. | Capture, OCR et lecture automatique : Import par scanner, boîte mail ou glisser-déposer, OCR des PDF image, extraction des champs clés (numéro, date, tiers) et file de correction pour les pièces mal lues. |
| Les droits d'accès sont gérés à la main, avec des documents sensibles parfois visibles par des personnes qui ne devraient pas les voir. | Circuits de validation et signature : Workflows par type de pièce avec délégation, relance et escalade, visa multiple, appel à un service de signature électronique et historique complet des décisions. |
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Plan de migration
Cartographier l'arborescence réelle
Analyser la structure des dossiers, les règles de nommage, les tableurs de suivi et les documents types, pour comprendre quels dossiers, quelles étapes et quels documents structurent réellement l'activité.
Modéliser dossiers et étapes
Transformer chaque type de dossier en fiche avec un statut, un responsable, des étapes et des documents attendus, afin que l'avancement soit visible sans ouvrir un seul fichier.
Construire l'application de suivi
Développer l'application avec tableau des dossiers, documents versionnés, modèles générés automatiquement, droits par rôle et espace client pour échanger les documents avec les clients en toute sécurité.
Reprendre les dossiers vivants
Importer les dossiers en cours avec leurs documents principaux, en les rattachant aux bons clients, et laisser l'ancienne arborescence en lecture seule pour les archives plus anciennes.
Basculer et fermer l'ancien partage
Former l'équipe, basculer la création des nouveaux dossiers dans l'application, puis passer l'ancien partage en archive consultable pour éviter que les deux systèmes coexistent durablement.
Chiffrez le passage des dossiers partagés à une GED
Budget estimé pour 50 à 249 salariés
9 000 – 17 500 €
- Délai
- 8 à 14 semaines
- Maintenance / an
- 1 500 – 2 500 €
- Utilisateurs
- ≈ 120
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 23 250 €
Pour une entreprise de 50 à 249 salariés, le cumul des licences M-Files dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 1 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Questions fréquentes
Combien coûte le passage des dossiers partagés à une GED ?
Comptez 12 000 – 20 000 € au total pour une entreprise de 50 à 249 salariés : 9 000 – 17 500 € pour le nouvel outil et 3 000 – 13 000 € pour la reprise des données (3 à 8 semaines).
Faut-il reprendre tous les anciens fichiers ?
Non. Seuls les dossiers en cours et les documents utiles sont repris. Les archives restent consultables en lecture seule dans l'ancien partage, sans encombrer le nouvel outil.
Les clients pourront-ils déposer leurs documents ?
Oui. Un espace client sécurisé permet de déposer et de récupérer les documents de chaque dossier, sans pièces jointes ni liens de partage qui expirent au mauvais moment.
Combien de temps faut-il pour mettre en place une GED ?
La mise en place d'une GED sur-mesure prend 8 à 14 semaines pour une PME de taille intermédiaire, dont deux à trois semaines consacrées au plan de classement et à la reprise des documents existants. La reprise d'un serveur de fichiers désordonné est le poste qui fait le plus souvent glisser le calendrier.
GED du marché ou GED sur-mesure : comment choisir ?
Une GED du marché convient quand le besoin se limite aux factures fournisseurs ou aux documents bureautiques sous Microsoft 365. Le sur-mesure devient pertinent quand chaque pièce doit être liée à un objet de l'ERP, lue selon un format propre au métier ou partagée avec des externes sans licence par compte.
Méthode et sources
Total = budget du nouvel outil (modèle de chiffrage) + migration (durée × 1 000 à 1 600 € par semaine), plafonné à 20 000 € par lot.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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