Un gestionnaire de copropriété suit souvent plusieurs dizaines d'immeubles. Ses journées se perdent dans les appels et les e-mails : une fuite au troisième, un ascenseur en panne, un copropriétaire qui demande où en est le ravalement voté l'an dernier. L'application web de comptabilité de copropriété gère bien les comptes, beaucoup moins la relation et les interventions. Un outil sur-mesure prend en charge ce quotidien : chez Trinity Studio, un premier périmètre coûte entre 6 000 et 12 000 €.
Ce que l'outil couvre
| Besoin | Réponse sur-mesure |
|---|---|
| Signalements | Incident déclaré avec photo par le copropriétaire ou le gardien, qualifié par le gestionnaire |
| Prestataires | Ordres de service, devis, interventions, contrats d'entretien et échéances |
| Sinistres | Déclaration, expertise, suivi avec l'assureur, réparation |
| Travaux votés | Planning, avancement, réception, information des copropriétaires |
| Extranet | Documents de l'immeuble, actualités, signalements suivis, messages |
| Assemblées | Préparation de l'ordre du jour, pièces jointes, suivi des résolutions votées |
Le socle est celui d'une application web de gestion métier sur-mesure ; le simulateur de prix donne une première fourchette.
Le signalement, point de départ de tout
La plupart des appels concernent un incident déjà signalé par un voisin, ou la question « où en est-on ? ». Un signalement en ligne, visible par les occupants concernés et suivi jusqu'à sa clôture, supprime une grande partie de ces appels. Le gestionnaire voit en un écran les incidents ouverts par immeuble, leur ancienneté et le prestataire en charge. La mécanique est proche de celle d'une application web de ticketing.
Les prestataires et les contrats d'entretien
Ascensoristes, entreprises de nettoyage, plombiers, couvreurs : chaque prestataire reçoit ses ordres de service dans un espace dédié, y dépose ses devis et ses rapports, et clôture l'intervention avec des photos. Les contrats d'entretien et leurs échéances sont suivis ; voir aussi notre article sur la gestion des contrats. Le principe des espaces partenaires est détaillé dans portail fournisseurs.
L'extranet copropriétaires
Les documents de l'immeuble, les actualités des travaux et le suivi des signalements sont disponibles à tout moment. Pour un cabinet, c'est aussi un argument commercial lors d'un changement de syndic. Les principes sont ceux d'un portail client. Pour les documents volumineux, l'outil peut s'appuyer sur une GED existante.
Garder l'application web de comptabilité
Les appels de fonds, la répartition des charges et la comptabilité restent dans l'outil spécialisé, qui fait bien ce travail. L'outil sur-mesure échange avec lui les lots, les copropriétaires et les factures de prestataires, selon ce que l'éditeur permet. Les cabinets qui gèrent aussi de la location trouveront les sujets propres à cette activité dans notre article sur la gestion locative.
Par quoi commencer ?
- Lot 1 : signalements, qualification et ordres de service aux prestataires.
- Lot 2 : extranet copropriétaires et suivi des travaux votés.
- Lot 3 : sinistres, contrats d'entretien, préparation des assemblées et tableaux de bord.
Les suivis tenus dans des tableurs et des boîtes mail se reprennent ; voir sortir du papier et de l'e-mail.
Questions fréquentes
Combien coûte un outil sur-mesure pour syndic ?
Entre 6 000 et 12 000 € pour un premier périmètre chez Trinity Studio, livré en 8 à 14 semaines.
Faut-il changer d'application web de comptabilité ?
Non, l'outil sur-mesure le complète sur la relation et les interventions.
Les copropriétaires signalent-ils en ligne ?
Oui, avec photo, et chacun suit l'avancement sans appeler le cabinet.
