Un organisateur de salons professionnels, de congrès ou de séminaires récurrents combine souvent une plateforme de billetterie, un tableur des exposants, un outil d'e-mailing et une application de badges. Les données ne se parlent pas, et les frais par billet s'additionnent. Une application web de gestion d'événements sur-mesure coûte chez Trinity Studio entre 6 000 et 12 000 €, et sert toutes les éditions suivantes.
Les modules
| Module | Rôle |
|---|---|
| Inscriptions et billetterie | Formulaires par profil, tarifs membres et groupes, codes, paiement |
| Programme | Sessions, intervenants, salles, inscriptions aux ateliers |
| Exposants et partenaires | Réservation de stands, contrats, commandes de services, espace exposant |
| Badges et accès | Badge avec code, scan à l'entrée et aux ateliers, hors ligne |
| Logistique | Hébergement, transport, restauration des participants |
| Bilan | Fréquentation, chiffre d'affaires, satisfaction, comparaison entre éditions |
La base est celle d'une plateforme de réservation sur-mesure ; voir le simulateur de prix et notre article plateforme de réservation.
Encaisser, facturer, relancer
Le paiement des inscriptions passe par l'intégration Stripe, les contrats exposants se signent avec Yousign, et les factures partent en comptabilité, par exemple Pennylane. Les campagnes d'invitation et de relance ciblent les bons profils grâce à l'intégration Brevo, et les prospects exposants se suivent dans HubSpot ou un CRM sur-mesure.
Le jour J
Les badges sont imprimés à l'avance ou à l'accueil, scannés à l'entrée et aux ateliers depuis des téléphones, même sans réseau, sur le modèle des applications mobiles terrain. Les exposants peuvent scanner les badges de leurs visiteurs pour récupérer leurs contacts, un service souvent facturé en option.
Par quoi commencer ?
- Lot 1 : inscriptions, tarifs, paiement, badges et contrôle d'accès.
- Lot 2 : exposants, stands, contrats et espace exposant.
- Lot 3 : programme et ateliers, logistique, bilan comparé entre éditions.
Pour une association ou une fédération qui organise des événements pour ses membres, voir aussi application web de gestion des adhérents. Les fichiers des éditions passées se reprennent ; voir migrer Excel.
Questions fréquentes
Combien coûte une application web de gestion d'événements sur-mesure ?
Entre 6 000 et 12 000 € chez Trinity Studio, livré en 6 à 12 semaines.
Pourquoi pas une plateforme de billetterie ?
Elle suffit pour un événement simple ; le sur-mesure sert les organisateurs récurrents.
Le contrôle d'accès fonctionne-t-il sans réseau ?
Oui, avec synchronisation au retour du réseau.
