Migrer d'un LumApps limité vers une GED sur-mesure
Passer d'un LumApps limité à une GED sur-mesure coûte environ 13 000 – 20 000 € pour 50 à 249 salariés : 9 000 – 17 500 € pour le nouvel outil et 4 000 – 14 500 € pour la migration des données, sur 12 à 23 semaines.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
un LumApps limité vers GED sur-mesure : repères
- Budget du nouvel outil (50–249 salariés)
- 9 000 – 17 500 €
- Budget de migration des données
- 4 000 – 14 500 €
- Total indicatif
- 13 000 – 20 000 €
- Durée cumulée
- 12 à 23 semaines
Pourquoi GED sur-mesure remplace un LumApps limité
LumApps et les intranets SaaS du même type séduisent par leur rapidité de mise en place. Avec le temps, les entreprises de taille moyenne constatent que la facture par utilisateur pèse lourd, que les besoins métier comme les demandes internes, les check-lists ou les processus de validation restent hors de portée, et que la personnalisation dépend entièrement de l'éditeur.
Une GED sur-mesure est un système de gestion électronique des documents construit autour du plan de classement de l'entreprise : capture et OCR des pièces entrantes, indexation par métadonnées métier, circuits de validation, droits d'accès par dossier et conservation selon des durées légales. Elle se branche sur l'ERP ou l’outil métier pour rattacher chaque facture, contrat ou plan à son objet de gestion.
Ce que un LumApps limité ne sait pas faire, et où le retrouver
| Problème constaté | Réponse dans le nouvel outil |
|---|---|
| La facture par utilisateur pèse lourd dès qu'on veut ouvrir l'intranet à toutes les équipes, y compris terrain et saisonniers. | Plan de classement et modèle de métadonnées : Inventaire des types de documents, arborescence cible, champs obligatoires par classe, durées de conservation et matrice de droits validés avec les services producteurs. |
| Les besoins métier comme les demandes internes, les check-lists ou les validations ne trouvent pas leur place dans l'outil. | Capture, OCR et lecture automatique : Import par scanner, boîte mail ou glisser-déposer, OCR des PDF image, extraction des champs clés (numéro, date, tiers) et file de correction pour les pièces mal lues. |
| La personnalisation dépend de la feuille de route de l'éditeur, sans moyen d'adapter l'outil aux processus de l'entreprise. | Circuits de validation et signature : Workflows par type de pièce avec délégation, relance et escalade, visa multiple, appel à un service de signature électronique et historique complet des décisions. |
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Plan de migration
Mesurer l'usage réel
Analyser les statistiques de consultation, les espaces actifs et les fonctions réellement utilisées, pour savoir ce que le nouvel intranet doit reprendre et ce qui peut disparaître sans regret.
Ajouter les besoins métier
Recenser les processus qui vivent à côté de l'intranet, dans des formulaires, des e-mails ou des tableurs, pour les intégrer au nouvel outil sous forme de demandes et de validations suivies.
Construire l'intranet sur-mesure
Développer une application web avec actualités, espaces, annuaire, documents et processus métier, reliée à Microsoft 365 ou Google Workspace pour la connexion et les fichiers.
Reprendre les contenus
Exporter les pages, actualités et documents encore utiles, les réorganiser et les charger dans le nouvel intranet, en conservant leurs dates, leurs auteurs et leurs espaces de rattachement.
Basculer et résilier
Former les contributeurs, ouvrir le nouvel intranet à toutes les équipes, vérifier l'adoption les premières semaines, puis résilier l'abonnement une fois les contenus et les usages transférés.
Chiffrez le passage d'un LumApps limité à une GED
Budget estimé pour 50 à 249 salariés
9 000 – 17 500 €
- Délai
- 8 à 14 semaines
- Maintenance / an
- 1 500 – 2 500 €
- Utilisateurs
- ≈ 120
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 23 250 €
Pour une entreprise de 50 à 249 salariés, le cumul des licences M-Files dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 1 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Questions fréquentes
Combien coûte le passage d'un LumApps limité à une GED ?
Comptez 13 000 – 20 000 € au total pour une entreprise de 50 à 249 salariés : 9 000 – 17 500 € pour le nouvel outil et 4 000 – 14 500 € pour la reprise des données (4 à 9 semaines).
Un intranet sur-mesure coûte-t-il moins cher qu'un abonnement ?
Souvent sur trois à cinq ans, car il n'y a pas de facture par utilisateur. L'écart est d'autant plus net que l'intranet doit être ouvert à toutes les équipes, terrain et saisonniers compris.
Les fichiers dans Drive ou SharePoint doivent-ils bouger ?
Non. Les fichiers restent dans Google Drive ou SharePoint, et le nouvel intranet les affiche et les relie aux espaces, ce qui évite une migration lourde des documents.
À qui appartiennent le code et les documents d'une GED sur-mesure ?
Dans un contrat bien rédigé, le code source d'une GED sur-mesure et les documents stockés appartiennent à l'entreprise cliente, avec cession des droits de propriété intellectuelle à la livraison. Exigez aussi un export complet des fichiers et des métadonnées dans un format ouvert, pour pouvoir changer de prestataire sans perte.
Une GED peut-elle se connecter à notre ERP existant ?
Une GED se connecte à un ERP par son API, par des fichiers d'échange ou par lecture de sa base, selon ce que l'éditeur autorise. Chaque connecteur coûte en ordre de grandeur 2 000 à 7 000 € ; il permet d'afficher les pièces dans l'écran de commande ou d'affaire et d'indexer automatiquement à partir des numéros ERP.
Méthode et sources
Total = budget du nouvel outil (modèle de chiffrage) + migration (durée × 1 000 à 1 600 € par semaine), plafonné à 20 000 € par lot.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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