Migrer d'un intranet obsolète vers une GED sur-mesure
Passer d'un intranet obsolète à une GED sur-mesure coûte environ 12 000 – 20 000 € pour 50 à 249 salariés : 9 000 – 17 500 € pour le nouvel outil et 3 000 – 13 000 € pour la migration des données, sur 11 à 22 semaines.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
un intranet obsolète vers GED sur-mesure : repères
- Budget du nouvel outil (50–249 salariés)
- 9 000 – 17 500 €
- Budget de migration des données
- 3 000 – 13 000 €
- Total indicatif
- 12 000 – 20 000 €
- Durée cumulée
- 11 à 22 semaines
Pourquoi GED sur-mesure remplace un intranet obsolète
Beaucoup d'entreprises ont un intranet monté il y a dix ou quinze ans, sur un vieux SharePoint, un CMS maison ou un portail d'éditeur abandonné. Plus personne n'y publie, les documents sont périmés, il ne s'ouvre pas correctement sur téléphone et les équipes terrain n'y ont pas accès. L'information circule alors par e-mails et messageries, sans contrôle.
Une GED sur-mesure est un système de gestion électronique des documents construit autour du plan de classement de l'entreprise : capture et OCR des pièces entrantes, indexation par métadonnées métier, circuits de validation, droits d'accès par dossier et conservation selon des durées légales. Elle se branche sur l'ERP ou l’outil métier pour rattacher chaque facture, contrat ou plan à son objet de gestion.
Ce que un intranet obsolète ne sait pas faire, et où le retrouver
| Problème constaté | Réponse dans le nouvel outil |
|---|---|
| Plus personne ne publie car l'interface est lente et compliquée, et les contenus se périment sans que personne ne s'en rende compte. | Plan de classement et modèle de métadonnées : Inventaire des types de documents, arborescence cible, champs obligatoires par classe, durées de conservation et matrice de droits validés avec les services producteurs. |
| L'intranet ne s'affiche pas correctement sur téléphone, ce qui exclut de fait les équipes terrain, les ateliers et les magasins. | Capture, OCR et lecture automatique : Import par scanner, boîte mail ou glisser-déposer, OCR des PDF image, extraction des champs clés (numéro, date, tiers) et file de correction pour les pièces mal lues. |
| Les documents utiles sont introuvables, noyés dans une arborescence vieille de dix ans que personne n'ose réorganiser. | Circuits de validation et signature : Workflows par type de pièce avec délégation, relance et escalade, visa multiple, appel à un service de signature électronique et historique complet des décisions. |
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Plan de migration
Faire l'inventaire des contenus
Recenser les pages, documents, formulaires et espaces réellement consultés, avec les statistiques disponibles, pour séparer ce qui doit être repris de ce qui peut être archivé ou supprimé.
Définir les usages prioritaires
Avec la direction, la communication et quelques salariés terrain, choisir les usages qui comptent : actualités, consignes, annuaire, documents, demandes internes, et les publics qui doivent y accéder depuis leur téléphone.
Construire le nouvel intranet
Développer une application web rapide, utilisable sur ordinateur et téléphone, avec une publication simple, des accusés de lecture, un annuaire, une recherche efficace et une connexion par le compte de l'entreprise.
Reprendre les contenus utiles
Migrer les documents et les pages retenus en les réorganisant par usage, avec leurs dates et leurs responsables, et archiver le reste en lecture pour les recherches occasionnelles.
Lancer et animer
Ouvrir le nouvel intranet par service, former les contributeurs, publier régulièrement les premières semaines, puis fermer définitivement l'ancien portail une fois les usages bien installés.
Chiffrez le passage d'un intranet obsolète à une GED
Budget estimé pour 50 à 249 salariés
9 000 – 17 500 €
- Délai
- 8 à 14 semaines
- Maintenance / an
- 1 500 – 2 500 €
- Utilisateurs
- ≈ 120
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 23 250 €
Pour une entreprise de 50 à 249 salariés, le cumul des licences M-Files dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 1 (hypothèses détaillées plus bas).
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Questions fréquentes
Combien coûte le passage d'un intranet obsolète à une GED ?
Comptez 12 000 – 20 000 € au total pour une entreprise de 50 à 249 salariés : 9 000 – 17 500 € pour le nouvel outil et 3 000 – 13 000 € pour la reprise des données (3 à 8 semaines).
Faut-il tout reprendre de l'ancien intranet ?
Non. Seuls les contenus réellement consultés et à jour sont repris. Le reste est archivé en lecture, ce qui allège le nouvel intranet et rend la recherche enfin efficace pour tous.
Les salariés sans ordinateur pourront-ils y accéder ?
Oui. Le nouvel intranet est une application web pensée pour le téléphone, avec une connexion simple, y compris pour les salariés qui n'ont pas d'adresse e-mail professionnelle.
GED du marché ou GED sur-mesure : comment choisir ?
Une GED du marché convient quand le besoin se limite aux factures fournisseurs ou aux documents bureautiques sous Microsoft 365. Le sur-mesure devient pertinent quand chaque pièce doit être liée à un objet de l'ERP, lue selon un format propre au métier ou partagée avec des externes sans licence par compte.
Une GED sur-mesure a-t-elle une valeur probante en cas de litige ?
Une GED sur-mesure peut soutenir la valeur probante d'un document si elle garantit l'intégrité des versions figées (empreinte, horodatage), un journal d'audit inaltérable et une conservation maîtrisée. Pour les pièces à fort enjeu, on s'appuie sur un service d'horodatage ou un coffre-fort électronique tiers plutôt que sur un mécanisme maison.
Méthode et sources
Total = budget du nouvel outil (modèle de chiffrage) + migration (durée × 1 000 à 1 600 € par semaine), plafonné à 20 000 € par lot.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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