Pour une entreprise de 250 salariés et plus, une GED sur-mesure coûte entre 12 500 et 20 000 €, pour un délai de 10 à 18 semaines. Plateforme documentaire multi-sites ou multi-filiales : plusieurs ERP ou outils métier connectés, portail d'échange avec sous-traitants, lecture automatique à fort volume, gel juridique, archivage probant et politique de conservation par entité. Hébergement en France, réversibilité contractuelle et tests de restauration réguliers. Pour une entreprise de 250 salariés et plus, le cumul des licences M-Files dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 1 (hypothèses détaillées plus bas).
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Plateforme documentaire multi-sites ou multi-filiales : plusieurs ERP ou outils métier connectés, portail d'échange avec sous-traitants, lecture automatique à fort volume, gel juridique, archivage probant et politique de conservation par entité. Hébergement en France, réversibilité contractuelle et tests de restauration réguliers.
Pilote sur un site pendant six à huit semaines, mesure du taux d'indexation correcte, puis extension par entité avec un correspondant documentaire local. Les règles de conservation sont validées par le juridique avant chaque ouverture, et la purge automatique n'est activée qu'après une période d'observation.
Les règles de conservation divergent entre filiales et aucune instance ne tranche : la purge reste désactivée, le volume stocké grossit sans fin et la GED perd sa valeur de référentiel.
Un comité documentaire réunit juridique, DSI, qualité et un représentant par entité. Il arbitre le plan de classement commun, les exceptions locales et la politique d'archivage revue chaque année.
| Intégrations externes | Budget | Délai |
|---|---|---|
| 1 intégration | 11 000 – 20 000 € | 10 à 18 semaines |
| 3 intégrations | 12 500 – 20 000 € | 10 à 18 semaines |
| 5 intégrations | 15 000 – 20 000 € | 10 à 18 semaines |
| 8 intégrations | 18 000 – 20 000 € | 10 à 18 semaines |
| Coût cumulé | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Année 4 | Année 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sur-mesure (construction + maintenance) | 18 750 € | 21 250 € | 23 750 € | 26 250 € | 28 750 € |
| M-Files (licences) | 90 000 € | 180 000 € | 270 000 € | 360 000 € | 450 000 € |
| DocuWare (licences) | 54 600 € | 109 200 € | 163 800 € | 218 400 € | 273 000 € |
| Zeendoc (licences) | 24 000 € | 48 000 € | 72 000 € | 96 000 € | 120 000 € |
Hypothèses : 450 utilisateurs actifs (milieu de fourchette de la taille) ; licences au milieu de la fourchette publique estimée (M-Files 30–70 € par licence et par mois × 150 licences ; DocuWare 20–50 € par licence et par mois × 130 licences ; Zeendoc 10–30 € par licence et par mois × 100 licences) ; sur-mesure au budget médian avec maintenance annuelle médiane. Hors formation, migration de données et évolutions.
| Module | Part du budget | Budget médian | Effort |
|---|---|---|---|
| Plan de classement et modèle de métadonnées — Inventaire des types de documents, arborescence cible, champs obligatoires par classe, durées de conservation et matrice de droits validés avec les services producteurs. | 11 % | 2 000 € | 6 j-h |
| Capture, OCR et lecture automatique — Import par scanner, boîte mail ou glisser-déposer, OCR des PDF image, extraction des champs clés (numéro, date, tiers) et file de correction pour les pièces mal lues. | 22 % | 3 500 € | 11 j-h |
| Circuits de validation et signature — Workflows par type de pièce avec délégation, relance et escalade, visa multiple, appel à un service de signature électronique et historique complet des décisions. | 19 % | 3 000 € | 10 j-h |
| Recherche plein texte et contrôle d'accès — Index plein texte et facettes par métadonnée, résultats filtrés par droits au niveau du dossier, consultation dans le navigateur sans téléchargement pour les pièces sensibles. | 16 % | 2 500 € | 8 j-h |
| Archivage probant et cycle de vie — Empreinte et horodatage des versions figées, journal d'audit inaltérable, purge programmée à échéance, gel juridique et export réversible dans un format ouvert. | 14 % | 2 500 € | 7 j-h |
| Reprise de l'existant et connecteurs ERP — Migration des serveurs de fichiers avec déduction des métadonnées depuis les chemins, rattachement aux objets de l'ERP et affichage des pièces dans l'écran métier. | 16 % | 2 500 € | 8 j-h |
Budget estimé pour 250 salariés et plus
12 500 – 20 000 €
Pour une entreprise de 250 salariés et plus, le cumul des licences M-Files dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 1 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Pour une entreprise de 250 salariés et plus, prévoyez 12 500 – 20 000 € et 10 à 18 semaines pour un périmètre standard avec trois intégrations. Plateforme documentaire multi-sites ou multi-filiales : plusieurs ERP ou outils métier connectés, portail d'échange avec sous-traitants, lecture automatique à fort volume, gel juridique, archivage probant et politique de conservation par entité. Hébergement en France, réversibilité contractuelle et tests de restauration réguliers.
La maintenance d'une GED sur-mesure pour 250 salariés et plus coûte entre 2 000 et 3 000 € par an, soit 12 à 18 % du budget initial : correctifs, mises à jour de sécurité et évolutions courantes.
Une GED se connecte à un ERP par son API, par des fichiers d'échange ou par lecture de sa base, selon ce que l'éditeur autorise. Chaque connecteur coûte en ordre de grandeur 2 000 à 7 000 € ; il permet d'afficher les pièces dans l'écran de commande ou d'affaire et d'indexer automatiquement à partir des numéros ERP.
Une GED sur-mesure coûte en 2026 entre 8 000 à 15 000 € pour une entreprise de 50 à 249 salariés, selon le nombre de types de documents lus automatiquement, de circuits de validation et de connecteurs ERP. Sous 50 salariés, compter environ 70 % de cette fourchette ; au-delà de 250, 1,4 fois. La maintenance représente 12 à 18 % par an.
La mise en place d'une GED sur-mesure prend 8 à 14 semaines pour une PME de taille intermédiaire, dont deux à trois semaines consacrées au plan de classement et à la reprise des documents existants. La reprise d'un serveur de fichiers désordonné est le poste qui fait le plus souvent glisser le calendrier.
Le facteur de taille (1,4) et le nombre d’utilisateurs (450 en milieu de fourchette) sont des hypothèses de cadrage, ajustables dans le simulateur.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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