Pour une entreprise de 10 à 49 salariés, une GED sur-mesure coûte entre 7 000 et 13 000 €, pour un délai de 6 à 11 semaines. Un référentiel unique pour deux ou trois familles de documents, typiquement contrats clients, pièces fournisseurs et dossiers techniques, avec OCR, recherche et un circuit de validation. Le projet ne se justifie que si les pièces doivent être liées à un outil métier existant ; sinon une GED en ligne suffit. Pour une entreprise de 10 à 49 salariés, le cumul des licences M-Files dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 2 (hypothèses détaillées plus bas).
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Un référentiel unique pour deux ou trois familles de documents, typiquement contrats clients, pièces fournisseurs et dossiers techniques, avec OCR, recherche et un circuit de validation. Le projet ne se justifie que si les pièces doivent être liées à un outil métier existant ; sinon une GED en ligne suffit.
Bascule en une fois après une reprise des dossiers actifs uniquement ; les archives anciennes restent en lecture seule sur le serveur. Une demi-journée de formation, un guide de nommage d'une page et une personne référente pour corriger les métadonnées pendant le premier mois.
Surdimensionner le plan de classement : trente classes documentaires et quinze champs obligatoires pour une équipe de vingt personnes découragent l'indexation, et les fichiers repartent sur le bureau des postes.
Le dirigeant ou la direction administrative tranche les règles de classement et de conservation ; un référent unique administre les droits et valide les demandes d'ajout de type de document.
| Intégrations externes | Budget | Délai |
|---|---|---|
| 1 intégration | 5 500 – 10 500 € | 6 à 11 semaines |
| 3 intégrations | 7 000 – 13 000 € | 6 à 11 semaines |
| 5 intégrations | 9 000 – 18 000 € | 6 à 11 semaines |
| 8 intégrations | 13 000 – 20 000 € | 6 à 11 semaines |
| Coût cumulé | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Année 4 | Année 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sur-mesure (construction + maintenance) | 11 500 € | 13 000 € | 14 500 € | 16 000 € | 17 500 € |
| M-Files (licences) | 7 200 € | 14 400 € | 21 600 € | 28 800 € | 36 000 € |
| DocuWare (licences) | 4 200 € | 8 400 € | 12 600 € | 16 800 € | 21 000 € |
| Zeendoc (licences) | 1 920 € | 3 840 € | 5 760 € | 7 680 € | 9 600 € |
Hypothèses : 25 utilisateurs actifs (milieu de fourchette de la taille) ; licences au milieu de la fourchette publique estimée (M-Files 30–70 € par licence et par mois × 12 licences ; DocuWare 20–50 € par licence et par mois × 10 licences ; Zeendoc 10–30 € par licence et par mois × 8 licences) ; sur-mesure au budget médian avec maintenance annuelle médiane. Hors formation, migration de données et évolutions.
| Module | Part du budget | Budget médian | Effort |
|---|---|---|---|
| Plan de classement et modèle de métadonnées — Inventaire des types de documents, arborescence cible, champs obligatoires par classe, durées de conservation et matrice de droits validés avec les services producteurs. | 11 % | 1 000 € | 6 j-h |
| Capture, OCR et lecture automatique — Import par scanner, boîte mail ou glisser-déposer, OCR des PDF image, extraction des champs clés (numéro, date, tiers) et file de correction pour les pièces mal lues. | 22 % | 2 000 € | 11 j-h |
| Circuits de validation et signature — Workflows par type de pièce avec délégation, relance et escalade, visa multiple, appel à un service de signature électronique et historique complet des décisions. | 19 % | 2 000 € | 10 j-h |
| Recherche plein texte et contrôle d'accès — Index plein texte et facettes par métadonnée, résultats filtrés par droits au niveau du dossier, consultation dans le navigateur sans téléchargement pour les pièces sensibles. | 16 % | 1 500 € | 8 j-h |
| Archivage probant et cycle de vie — Empreinte et horodatage des versions figées, journal d'audit inaltérable, purge programmée à échéance, gel juridique et export réversible dans un format ouvert. | 14 % | 1 500 € | 7 j-h |
| Reprise de l'existant et connecteurs ERP — Migration des serveurs de fichiers avec déduction des métadonnées depuis les chemins, rattachement aux objets de l'ERP et affichage des pièces dans l'écran métier. | 16 % | 1 500 € | 8 j-h |
Budget estimé pour 10 à 49 salariés
7 000 – 13 000 €
Pour une entreprise de 10 à 49 salariés, le cumul des licences M-Files dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 2 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Pour une entreprise de 10 à 49 salariés, prévoyez 7 000 – 13 000 € et 6 à 11 semaines pour un périmètre standard avec trois intégrations. Un référentiel unique pour deux ou trois familles de documents, typiquement contrats clients, pièces fournisseurs et dossiers techniques, avec OCR, recherche et un circuit de validation. Le projet ne se justifie que si les pièces doivent être liées à un outil métier existant ; sinon une GED en ligne suffit.
La maintenance d'une GED sur-mesure pour 10 à 49 salariés coûte entre 1 000 et 2 000 € par an, soit 12 à 18 % du budget initial : correctifs, mises à jour de sécurité et évolutions courantes.
Une GED sur-mesure coûte en 2026 entre 8 000 à 15 000 € pour une entreprise de 50 à 249 salariés, selon le nombre de types de documents lus automatiquement, de circuits de validation et de connecteurs ERP. Sous 50 salariés, compter environ 70 % de cette fourchette ; au-delà de 250, 1,4 fois. La maintenance représente 12 à 18 % par an.
La mise en place d'une GED sur-mesure prend 8 à 14 semaines pour une PME de taille intermédiaire, dont deux à trois semaines consacrées au plan de classement et à la reprise des documents existants. La reprise d'un serveur de fichiers désordonné est le poste qui fait le plus souvent glisser le calendrier.
Une GED du marché convient quand le besoin se limite aux factures fournisseurs ou aux documents bureautiques sous Microsoft 365. Le sur-mesure devient pertinent quand chaque pièce doit être liée à un objet de l'ERP, lue selon un format propre au métier ou partagée avec des externes sans licence par compte.
Le facteur de taille (0,7) et le nombre d’utilisateurs (25 en milieu de fourchette) sont des hypothèses de cadrage, ajustables dans le simulateur.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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