Une agence de voyage sur-mesure ou un réceptif vend des circuits uniques, assemblés à partir de dizaines de prestataires : hôtels, transferts, guides, restaurants, activités. Chaque demande donne lieu à plusieurs versions de devis, puis à des réservations fournisseurs, des acomptes, un carnet de voyage et un suivi pendant le séjour. Avec des tableurs et des e-mails, la marge réelle de chaque dossier reste floue. Une application web sur-mesure structure le tout : chez Trinity Studio, un premier périmètre coûte entre 6 000 et 12 000 €.
Que couvre l'application web ?
| Besoin | Réponse sur-mesure |
|---|---|
| Demandes | Formulaire de projet : destination, dates, voyageurs, envies, budget |
| Catalogue | Prestataires, tarifs d'achat par saison, conditions d'annulation |
| Devis | Circuit assemblé jour par jour, prix de vente calculé selon vos marges |
| Réservations | Demandes aux prestataires, confirmations, options et échéances |
| Paiements | Acompte et solde en ligne, paiements fournisseurs suivis |
| Carnet de voyage | Programme, contacts et documents consultables sur téléphone |
Le socle est celui d'une plateforme de réservation sur-mesure ; le simulateur de prix donne une première fourchette.
Le devis assemblé, cœur du métier
Le conseiller compose le circuit en piochant dans le catalogue : chaque prestation porte son prix d'achat, sa devise et ses conditions. L'application web applique vos règles de marge, convertit les devises et produit un devis élégant avec le programme jour par jour. Une nouvelle version se crée en quelques clics. Le principe des offres configurables est détaillé dans notre article sur le configurateur CPQ, et la page qui reçoit les demandes suit les règles d'une landing page qui convertit.
Prestataires, paiements et marge
Une fois le voyage confirmé, les demandes partent aux prestataires et les confirmations sont suivies. L'acompte et le solde se règlent en ligne avec Stripe, le contrat se signe avec Yousign, et les écritures partent vers la comptabilité, par exemple Pennylane. La marge réelle de chaque dossier apparaît dans un tableau de bord.
Le carnet de voyage et le suivi sur place
Le voyageur retrouve son programme, ses bons d'échange et les contacts sur place dans un carnet en ligne, mis à jour en temps réel. Le principe est celui d'un portail client. Les agences qui vendent aussi de l'hébergement en direct trouveront des points communs avec notre article sur l'hôtel indépendant, et celles qui organisent des séminaires avec la gestion d'événements.
Par quoi commencer ?
- Lot 1 : demandes, catalogue de prestataires et devis assemblés.
- Lot 2 : réservations fournisseurs, acomptes et soldes.
- Lot 3 : carnet de voyage, marge par dossier et tableaux de bord.
Les catalogues et grilles tarifaires tenus dans des tableurs se reprennent ; voir migrer depuis Excel.
Questions fréquentes
Combien coûte une application web pour agence de voyage ?
Entre 6 000 et 12 000 € pour un premier périmètre chez Trinity Studio, livré en 8 à 14 semaines.
Le devis d'un circuit est-il assemblé automatiquement ?
Oui, à partir du catalogue de prestataires et de vos règles de marge.
Le voyageur a-t-il un carnet de voyage en ligne ?
Oui, avec programme, contacts et documents, mis à jour en temps réel.
