Dans une agence d'intérim, tout se joue en quelques heures. Un client appelle à 17 h pour cinq caristes le lendemain matin. Il faut trouver les bons profils disponibles, les joindre, éditer les contrats, les faire signer, puis récupérer les heures en fin de semaine pour payer les intérimaires et facturer le client. Les agences indépendantes et les réseaux spécialisés le font souvent avec un outil de paie, un tableur et beaucoup de téléphone. Une application web sur-mesure fluidifie toute la chaîne : chez Trinity Studio, un premier périmètre coûte entre 10 000 et 18 000 €.
La chaîne complète
| Étape | Réponse sur-mesure |
|---|---|
| Vivier | Profils, qualifications, habilitations et leurs dates de validité, disponibilités |
| Commandes | Saisie par le client sur son portail ou par l'agence, motif de recours, poste, horaires |
| Appariement | Candidats classés par compétence, distance et disponibilité, proposition par SMS |
| Contrats | Contrat de mission et contrat de mise à disposition générés et signés en ligne |
| Heures | Relevé saisi sur téléphone, validé par le client, primes et majorations |
| Paie et facture | Export vers la paie, facture client calculée sur les mêmes heures |
Le socle est celui d'une plateforme RH sur-mesure ; le simulateur de prix donne une fourchette selon vos modules.
L'appariement, l'avantage concurrentiel
L'agence qui répond la première avec le bon profil gagne la commande. L'application web croise la demande avec le vivier : qualification, habilitations encore valides, distance, disponibilité déclarée, missions passées chez ce client et retour du client. Les intérimaires retenus reçoivent la proposition sur leur téléphone et acceptent en un clic. Le chargé de recrutement ne téléphone plus qu'aux cas particuliers. Le volet recrutement en amont, avec les annonces et les candidatures, est traité dans notre article sur la application web de recrutement ATS.
Contrats et conformité
Le travail temporaire est très encadré : motif de recours, durée, terme, rémunération, délais de transmission. L'application web génère les deux contrats à partir de la commande, vérifie que les mentions obligatoires sont renseignées, les envoie en signature avec Yousign et alerte sur ceux qui restent non signés. Les habilitations arrivant à échéance sont signalées avant la mission, pas après l'accident. Les règles précises sont validées avec votre juriste au cadrage.
Des heures saisies une seule fois
L'intérimaire déclare ses heures sur son téléphone, le client les valide sur son portail, et ces heures servent à la fois à la paie et à la facture. Elles partent vers l'outil de paie, par exemple Silae, et la facture client est calculée avec le coefficient négocié. Les écarts et les retards de validation remontent dans un tableau de bord. Le principe de l'application terrain est détaillé dans application mobile métier.
Deux portails qui fidélisent
Côté client : commandes, intérimaires en poste, relevés à valider, factures. Côté intérimaire : missions proposées, contrats, bulletins, documents et disponibilités. Ces portails réduisent les appels entrants et rendent l'agence plus simple à utiliser que la concurrence. Leurs principes sont ceux d'un portail client B2B. Pour les entreprises qui recherchent plutôt un SIRH interne, voir SIRH sur-mesure ou PayFit et Lucca.
Par quoi commencer ?
- Lot 1 : vivier, commandes, appariement et propositions par SMS.
- Lot 2 : contrats générés et signés en ligne, relevés d'heures mobiles.
- Lot 3 : exports de paie et de facturation, portail client, tableaux de bord par agence.
Si votre outil actuel est vieillissant, la reprise des données est détaillée dans remplacer un outil maison obsolète. Le planning des intérimaires sur les sites clients peut s'appuyer sur une application web de planning des équipes.
Questions fréquentes
Combien coûte une application web pour agence d'intérim ?
Entre 10 000 et 18 000 € pour un premier périmètre chez Trinity Studio, livré en 10 à 16 semaines.
Les contrats de mission se signent-ils sur téléphone ?
Oui, en signature électronique, avec archivage et alertes sur les contrats non signés.
Faut-il changer d'outil de paie ?
Non, les heures validées lui sont transmises automatiquement.
