Cahier des charges d'un outil d'automatisation des process des RH et du recrutement : modèle et générateur
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process des RH et du recrutement tient en 8 sections : contexte, utilisateurs, périmètre, intégrations, conformité, planning, budget et critères de sélection. Ce modèle cadre 6 modules, un budget indicatif de 7 500 – 17 500 € et un délai de 5 à 12 semaines, avec les objets métier contrat de mission, contrat de mise à disposition et relevé d'heures.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Ce que contient le modèle
- Sections
- 8 sections prêtes à adapter
- Modules cadrés
- 6
- Budget indicatif
- 7 500 – 17 500 €
- Délai indicatif
- 5 à 12 semaines
- Objets métier du secteur
- contrat de mission, contrat de mise à disposition, relevé d'heures, DPAE et parcours d'intégration
Les 8 sections du cahier des charges d'un outil d'automatisation des process des RH et du recrutement
Contexte et objectifs
Décrire le contexte de l’entreprise dans les RH et le recrutement et l’objectif mesurable. Point de départ courant : dans une agence d'emploi, chaque commande d'une entreprise utilisatrice déclenche un contrat de mise à disposition, un contrat de mission et une dpae, puis chaque semaine un relevé d'heures qui devient à la fois une paie et une facture.
Utilisateurs et rôles
Lister les profils qui utiliseront l’outil et leurs droits. Pour une PME (50–249 salariés), comptez 20 à 80 utilisateurs concernés, 2 à 3 administrateurs. Le directeur administratif et financier ou le directeur des opérations porte le programme. Un propriétaire par process valide les règles, la DSI suit les connecteurs et les comptes techniques.
Périmètre fonctionnel
Modules à cadrer : cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers crm, erp et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur. Objets métier à modéliser : contrat de mission, contrat de mise à disposition, relevé d'heures, DPAE et parcours d'intégration.
Données et intégrations
Systèmes à connecter : ATS (Flatchr, Taleez) ou outil de gestion d'intérim, paie (Silae, Sage Paie, Cegid), DPAE via net-entreprises.fr et annuaire Microsoft Entra ID ou Google Workspace. Précisez pour chacun le sens des flux, la fréquence et le propriétaire de la donnée.
Contraintes et conformité
À intégrer dès le cadrage : Code du travail : contrat de mission transmis à l'intérimaire au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant sa mise à disposition, Égalité de rémunération : l'intérimaire perçoit au moins ce que toucherait un salarié de qualification équivalente occupant le même poste dans l'entreprise utilisatrice et RGPD et recommandations de la CNIL : dossiers des candidats non retenus conservés au plus deux ans après le dernier contact.
Planning et jalons
Prévoir 5 à 12 semaines en sprints, avec une première version utilisable avant la moitié du planning et un point de pilotage hebdomadaire.
Budget et modèle contractuel
Budget indicatif : 7 500 – 17 500 € ; maintenance annuelle : 2 000 – 3 000 €. Exigez le code source, la réversibilité et un devis par lot.
Critères de sélection du prestataire
Comparer sur : références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, hébergement et sécurité, transfert de compétences. Les volumes dépassent quelques dizaines de milliers d'opérations par mois : la facturation à la tâche de Zapier ou Make devient alors plus chère qu'un moteur hébergé.
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- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
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Cochez les modules utiles : le document se construit sous vos yeux, à copier ou à envoyer pour chiffrage.
# Cahier des charges — Automatisation métier (RH & Recrutement) ## 1. Contexte et objectifs - Situation actuelle et irritants : à compléter - Objectif mesurable : à compléter ## 2. Utilisateurs et rôles - Profils utilisateurs, droits, volumes : à compléter ## 3. Périmètre fonctionnel - **Cartographie et chiffrage des process manuels** — Observation des saisies réelles, temps passé par tâche, exceptions rencontrées, choix des trois à cinq process dont l'automatisation rembourse le plus vite. (≈ 5 j-h) - **Moteur de workflows et règles de gestion** — Déclencheurs sur événement ou calendrier, conditions et seuils paramétrables par un administrateur, files d'attente et exécution idempotente pour éviter les doublons. (≈ 10 j-h) - **Connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité** — Appels d'API, webhooks, dépôts de fichiers SFTP ou lecture de base pour les outils fermés, avec gestion des quotas et des jetons expirés. (≈ 9 j-h) - **Génération de documents** — Devis, contrats, bons de commande et relances produits depuis des modèles Word ou HTML, numérotés, archivés et envoyés au bon destinataire. (≈ 6 j-h) - **Circuits d'approbation** — Validation par e-mail ou mobile selon montant et service, délégation pendant les absences, relance du valideur et historique opposable des décisions. (≈ 6 j-h) - **Supervision et reprise sur erreur** — Journal de chaque exécution, alerte au responsable en cas d'échec, relance manuelle d'une étape bloquée et tableau des volumes traités par process. (≈ 6 j-h) ### Objets métier à modéliser - contrat de mission - contrat de mise à disposition - relevé d'heures - DPAE - parcours d'intégration ## 4. Données et intégrations - ATS (Flatchr, Taleez) ou outil de gestion d'intérim : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - paie (Silae, Sage Paie, Cegid) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - DPAE via net-entreprises.fr : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - annuaire Microsoft Entra ID ou Google Workspace : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée ## 5. Contraintes et conformité - Code du travail : contrat de mission transmis à l'intérimaire au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant sa mise à disposition - Égalité de rémunération : l'intérimaire perçoit au moins ce que toucherait un salarié de qualification équivalente occupant le même poste dans l'entreprise utilisatrice - RGPD et recommandations de la CNIL : dossiers des candidats non retenus conservés au plus deux ans après le dernier contact - Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, niveaux de service : à compléter ## 6. Planning - Délai indicatif : 5 à 12 semaines - Première version utilisable avant la moitié du planning ; point de pilotage hebdomadaire ## 7. Budget et contrat - Budget indicatif : 7 500 – 17 500 € (effort sélectionné : ≈ 42 jours-homme) - Exiger : code source livré, réversibilité, devis par lot ## 8. Critères de sélection du prestataire - Références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, sécurité, transfert de compétences
Questions fréquentes
Que doit contenir le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process des RH et du recrutement ?
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process des RH et du recrutement compte huit sections : contexte et objectifs, utilisateurs et rôles, périmètre fonctionnel, données et intégrations, contraintes et conformité, planning, budget et contrat, critères de sélection du prestataire. Les modules à cadrer sont cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur.
Combien coûte l'automatisation des relevés d'heures d'une agence d'emploi ?
En ordre de grandeur 2026, un flux relevés d'heures vers paie et facturation pour une agence d'emploi monosite se situe entre 5 000 et 8 000 €. Avec plusieurs agences, un portail de validation pour les entreprises utilisatrices et le contrôle des majorations conventionnelles, le budget monte vers 10 000 à 14 500 €, sur 7 à 11 semaines.
Peut-on automatiser l'émission des contrats de mission dans une agence d'intérim ?
Oui, un outil d'automatisation peut produire et suivre ces contrats : à partir de la commande, il génère le contrat de mise à disposition et le contrat de mission, vérifie les mentions obligatoires, gère la signature électronique et prévient l'agence avant l'échéance des deux jours ouvrables. Le choix du motif de recours reste la décision du chargé d'affaires, car c'est là que se joue le risque de requalification en CDI.
Méthode et sources
Modules et efforts issus du modèle de chiffrage Trinity Studio pour un outil d'automatisation des process sur-mesure. Le document généré est un point de départ à valider avec vos équipes.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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