Cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de la finance et de l'assurance : modèle et générateur
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de la finance et de l'assurance tient en 8 sections : contexte, utilisateurs, périmètre, intégrations, conformité, planning, budget et critères de sélection. Ce modèle cadre 6 modules, un budget indicatif de 9 000 – 20 000 € et un délai de 6 à 15 semaines, avec les objets métier dossier d'entrée en relation, pièce KYC et personne politiquement exposée.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Ce que contient le modèle
- Sections
- 8 sections prêtes à adapter
- Modules cadrés
- 6
- Budget indicatif
- 9 000 – 20 000 €
- Délai indicatif
- 6 à 15 semaines
- Objets métier du secteur
- dossier d'entrée en relation, pièce KYC, personne politiquement exposée, sinistre déclaré et fiche de conseil
Les 8 sections du cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de la finance et de l'assurance
Contexte et objectifs
Décrire le contexte de l’entreprise dans la finance et l'assurance et l’objectif mesurable. Point de départ courant : dans un cabinet de courtage ou de gestion, l'entrée en relation mobilise pièces d'identité, justificatifs, origine des fonds et contrôle des listes de sanctions, le plus souvent par e-mail et dans un dossier partagé.
Utilisateurs et rôles
Lister les profils qui utiliseront l’outil et leurs droits. Pour une PME (50–249 salariés), comptez 20 à 80 utilisateurs concernés, 2 à 3 administrateurs. Le directeur administratif et financier ou le directeur des opérations porte le programme. Un propriétaire par process valide les règles, la DSI suit les connecteurs et les comptes techniques.
Périmètre fonctionnel
Modules à cadrer : cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers crm, erp et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur. Objets métier à modéliser : dossier d'entrée en relation, pièce KYC, personne politiquement exposée, sinistre déclaré et fiche de conseil.
Données et intégrations
Systèmes à connecter : extranets et flux des compagnies d'assurance, outil de gestion de portefeuille du cabinet, signature électronique (Yousign, DocuSign) et prestataire de vérification d'identité (KYC). Précisez pour chacun le sens des flux, la fréquence et le propriétaire de la donnée.
Contraintes et conformité
À intégrer dès le cadrage : LCB-FT : vigilance sur la clientèle, gel des avoirs et déclaration de soupçon à Tracfin, avec conservation des pièces, Directive sur la distribution d'assurances : devoir de conseil, traçabilité du conseil et information précontractuelle et DORA : maîtrise des prestataires TIC pour les entités financières concernées ; certains petits intermédiaires d'assurance sont exclus, à vérifier.
Planning et jalons
Prévoir 6 à 15 semaines en sprints, avec une première version utilisable avant la moitié du planning et un point de pilotage hebdomadaire.
Budget et modèle contractuel
Budget indicatif : 9 000 – 20 000 € ; maintenance annuelle : 2 000 – 3 500 €. Exigez le code source, la réversibilité et un devis par lot.
Critères de sélection du prestataire
Comparer sur : références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, hébergement et sécurité, transfert de compétences. Les volumes dépassent quelques dizaines de milliers d'opérations par mois : la facturation à la tâche de Zapier ou Make devient alors plus chère qu'un moteur hébergé.
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- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
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Cochez les modules utiles : le document se construit sous vos yeux, à copier ou à envoyer pour chiffrage.
# Cahier des charges — Automatisation métier (Finance & Assurance) ## 1. Contexte et objectifs - Situation actuelle et irritants : à compléter - Objectif mesurable : à compléter ## 2. Utilisateurs et rôles - Profils utilisateurs, droits, volumes : à compléter ## 3. Périmètre fonctionnel - **Cartographie et chiffrage des process manuels** — Observation des saisies réelles, temps passé par tâche, exceptions rencontrées, choix des trois à cinq process dont l'automatisation rembourse le plus vite. (≈ 5 j-h) - **Moteur de workflows et règles de gestion** — Déclencheurs sur événement ou calendrier, conditions et seuils paramétrables par un administrateur, files d'attente et exécution idempotente pour éviter les doublons. (≈ 10 j-h) - **Connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité** — Appels d'API, webhooks, dépôts de fichiers SFTP ou lecture de base pour les outils fermés, avec gestion des quotas et des jetons expirés. (≈ 9 j-h) - **Génération de documents** — Devis, contrats, bons de commande et relances produits depuis des modèles Word ou HTML, numérotés, archivés et envoyés au bon destinataire. (≈ 6 j-h) - **Circuits d'approbation** — Validation par e-mail ou mobile selon montant et service, délégation pendant les absences, relance du valideur et historique opposable des décisions. (≈ 6 j-h) - **Supervision et reprise sur erreur** — Journal de chaque exécution, alerte au responsable en cas d'échec, relance manuelle d'une étape bloquée et tableau des volumes traités par process. (≈ 6 j-h) ### Objets métier à modéliser - dossier d'entrée en relation - pièce KYC - personne politiquement exposée - sinistre déclaré - fiche de conseil ## 4. Données et intégrations - extranets et flux des compagnies d'assurance : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - outil de gestion de portefeuille du cabinet : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - signature électronique (Yousign, DocuSign) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - prestataire de vérification d'identité (KYC) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée ## 5. Contraintes et conformité - LCB-FT : vigilance sur la clientèle, gel des avoirs et déclaration de soupçon à Tracfin, avec conservation des pièces - Directive sur la distribution d'assurances : devoir de conseil, traçabilité du conseil et information précontractuelle - DORA : maîtrise des prestataires TIC pour les entités financières concernées ; certains petits intermédiaires d'assurance sont exclus, à vérifier - Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, niveaux de service : à compléter ## 6. Planning - Délai indicatif : 6 à 15 semaines - Première version utilisable avant la moitié du planning ; point de pilotage hebdomadaire ## 7. Budget et contrat - Budget indicatif : 9 000 – 20 000 € (effort sélectionné : ≈ 42 jours-homme) - Exiger : code source livré, réversibilité, devis par lot ## 8. Critères de sélection du prestataire - Références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, sécurité, transfert de compétences
Questions fréquentes
Que doit contenir le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de la finance et de l'assurance ?
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de la finance et de l'assurance compte huit sections : contexte et objectifs, utilisateurs et rôles, périmètre fonctionnel, données et intégrations, contraintes et conformité, planning, budget et contrat, critères de sélection du prestataire. Les modules à cadrer sont cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur.
DORA s'applique-t-elle à un cabinet de courtage qui déploie un outil d'automatisation ?
DORA vise les entités financières listées dans le règlement, avec des exclusions pour certains intermédiaires d'assurance de petite taille. Vérifiez votre statut avec votre responsable conformité. Même hors périmètre, un donneur d'ordre ou un assureur partenaire peut exiger des garanties équivalentes sur vos prestataires TIC.
Quels flux d'assurance ou de gestion de patrimoine automatiser en premier ?
Les flux à fort volume et à règles stables : collecte des pièces KYC, relances de pièces manquantes, génération des documents de souscription. Les décisions de conseil, d'acceptation du risque et de levée d'une alerte de conformité restent validées par une personne identifiée, avec sa décision tracée.
Méthode et sources
Modules et efforts issus du modèle de chiffrage Trinity Studio pour un outil d'automatisation des process sur-mesure. Le document généré est un point de départ à valider avec vos équipes.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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