Cahier des charges d'un outil d'automatisation des process du BTP et de la construction : modèle et générateur
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process du BTP et de la construction tient en 8 sections : contexte, utilisateurs, périmètre, intégrations, conformité, planning, budget et critères de sélection. Ce modèle cadre 6 modules, un budget indicatif de 7 500 – 17 000 € et un délai de 5 à 12 semaines, avec les objets métier situation de travaux, attestation de vigilance et sous-traitant.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Ce que contient le modèle
- Sections
- 8 sections prêtes à adapter
- Modules cadrés
- 6
- Budget indicatif
- 7 500 – 17 000 €
- Délai indicatif
- 5 à 12 semaines
- Objets métier du secteur
- situation de travaux, attestation de vigilance, sous-traitant, demande d'achat chantier et retenue de garantie
Les 8 sections du cahier des charges d'un outil d'automatisation des process du BTP et de la construction
Contexte et objectifs
Décrire le contexte de l’entreprise dans le BTP et la construction et l’objectif mesurable. Point de départ courant : dans une entreprise du bâtiment, le conducteur de travaux commande par téléphone, le bureau réclame les attestations de vigilance des sous-traitants et la situation de travaux se reconstitue à la fin du mois à partir de photos et de notes.
Utilisateurs et rôles
Lister les profils qui utiliseront l’outil et leurs droits. Pour une PME (50–249 salariés), comptez 20 à 80 utilisateurs concernés, 2 à 3 administrateurs. Le directeur administratif et financier ou le directeur des opérations porte le programme. Un propriétaire par process valide les règles, la DSI suit les connecteurs et les comptes techniques.
Périmètre fonctionnel
Modules à cadrer : cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers crm, erp et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur. Objets métier à modéliser : situation de travaux, attestation de vigilance, sous-traitant, demande d'achat chantier et retenue de garantie.
Données et intégrations
Systèmes à connecter : EBP Bâtiment ou outil de gestion d'affaires équivalent, portail de l'URSSAF pour les attestations, Chorus Pro pour les maîtres d'ouvrage publics et comptabilité fournisseurs (Pennylane, Sage). Précisez pour chacun le sens des flux, la fréquence et le propriétaire de la donnée.
Contraintes et conformité
À intégrer dès le cadrage : Devoir de vigilance du donneur d'ordre : attestation vérifiée à la signature puis tous les six mois, dès 5 000 € HT de contrat, Loi de 1975 sur la sous-traitance : acceptation du sous-traitant et paiement direct par le maître d'ouvrage et Retenue de garantie plafonnée à 5 % du montant du marché, à suivre jusqu'à sa libération.
Planning et jalons
Prévoir 5 à 12 semaines en sprints, avec une première version utilisable avant la moitié du planning et un point de pilotage hebdomadaire.
Budget et modèle contractuel
Budget indicatif : 7 500 – 17 000 € ; maintenance annuelle : 2 000 – 3 000 €. Exigez le code source, la réversibilité et un devis par lot.
Critères de sélection du prestataire
Comparer sur : références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, hébergement et sécurité, transfert de compétences. Les volumes dépassent quelques dizaines de milliers d'opérations par mois : la facturation à la tâche de Zapier ou Make devient alors plus chère qu'un moteur hébergé.
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- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
Générez votre cahier des charges
Cochez les modules utiles : le document se construit sous vos yeux, à copier ou à envoyer pour chiffrage.
# Cahier des charges — Automatisation métier (BTP & Construction) ## 1. Contexte et objectifs - Situation actuelle et irritants : à compléter - Objectif mesurable : à compléter ## 2. Utilisateurs et rôles - Profils utilisateurs, droits, volumes : à compléter ## 3. Périmètre fonctionnel - **Cartographie et chiffrage des process manuels** — Observation des saisies réelles, temps passé par tâche, exceptions rencontrées, choix des trois à cinq process dont l'automatisation rembourse le plus vite. (≈ 5 j-h) - **Moteur de workflows et règles de gestion** — Déclencheurs sur événement ou calendrier, conditions et seuils paramétrables par un administrateur, files d'attente et exécution idempotente pour éviter les doublons. (≈ 10 j-h) - **Connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité** — Appels d'API, webhooks, dépôts de fichiers SFTP ou lecture de base pour les outils fermés, avec gestion des quotas et des jetons expirés. (≈ 9 j-h) - **Génération de documents** — Devis, contrats, bons de commande et relances produits depuis des modèles Word ou HTML, numérotés, archivés et envoyés au bon destinataire. (≈ 6 j-h) - **Circuits d'approbation** — Validation par e-mail ou mobile selon montant et service, délégation pendant les absences, relance du valideur et historique opposable des décisions. (≈ 6 j-h) - **Supervision et reprise sur erreur** — Journal de chaque exécution, alerte au responsable en cas d'échec, relance manuelle d'une étape bloquée et tableau des volumes traités par process. (≈ 6 j-h) ### Objets métier à modéliser - situation de travaux - attestation de vigilance - sous-traitant - demande d'achat chantier - retenue de garantie ## 4. Données et intégrations - EBP Bâtiment ou outil de gestion d'affaires équivalent : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - portail de l'URSSAF pour les attestations : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - Chorus Pro pour les maîtres d'ouvrage publics : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - comptabilité fournisseurs (Pennylane, Sage) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée ## 5. Contraintes et conformité - Devoir de vigilance du donneur d'ordre : attestation vérifiée à la signature puis tous les six mois, dès 5 000 € HT de contrat - Loi de 1975 sur la sous-traitance : acceptation du sous-traitant et paiement direct par le maître d'ouvrage - Retenue de garantie plafonnée à 5 % du montant du marché, à suivre jusqu'à sa libération - Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, niveaux de service : à compléter ## 6. Planning - Délai indicatif : 5 à 12 semaines - Première version utilisable avant la moitié du planning ; point de pilotage hebdomadaire ## 7. Budget et contrat - Budget indicatif : 7 500 – 17 000 € (effort sélectionné : ≈ 42 jours-homme) - Exiger : code source livré, réversibilité, devis par lot ## 8. Critères de sélection du prestataire - Références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, sécurité, transfert de compétences
Questions fréquentes
Que doit contenir le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process du BTP et de la construction ?
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process du BTP et de la construction compte huit sections : contexte et objectifs, utilisateurs et rôles, périmètre fonctionnel, données et intégrations, contraintes et conformité, planning, budget et contrat, critères de sélection du prestataire. Les modules à cadrer sont cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur.
Quel budget prévoir pour automatiser les situations de travaux ?
À titre d'ordre de grandeur en 2026, un flux de situations avec contrôle des sous-traitants représente 3 500 à 7 000 €. L'ajout des demandes d'achat depuis le chantier, de plusieurs outils à relier et d'un formulaire mobile porte plutôt le projet entre 7 000 et 12 000 €, sur 6 à 10 semaines.
Peut-on automatiser le contrôle des attestations de vigilance des sous-traitants ?
Oui pour le suivi : l'outil relève la date de validité de chaque attestation, relance le sous-traitant avant l'échéance et suspend le paiement d'une situation si le document est périmé. L'authenticité se vérifie sur le portail de l'URSSAF grâce au code de sécurité du document ; l'automatisation gère les échéances, les relances et le blocage.
Méthode et sources
Modules et efforts issus du modèle de chiffrage Trinity Studio pour un outil d'automatisation des process sur-mesure. Le document généré est un point de départ à valider avec vos équipes.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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