Cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'automobile et de la mobilité : modèle et générateur
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'automobile et de la mobilité tient en 8 sections : contexte, utilisateurs, périmètre, intégrations, conformité, planning, budget et critères de sélection. Ce modèle cadre 6 modules, un budget indicatif de 8 000 – 18 000 € et un délai de 5 à 13 semaines, avec les objets métier ordre de réparation (OR), demande de garantie constructeur et campagne de rappel.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Ce que contient le modèle
- Sections
- 8 sections prêtes à adapter
- Modules cadrés
- 6
- Budget indicatif
- 8 000 – 18 000 €
- Délai indicatif
- 5 à 13 semaines
- Objets métier du secteur
- ordre de réparation (OR), demande de garantie constructeur, campagne de rappel, véhicule d'occasion (VO) et numéro VIN
Les 8 sections du cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'automobile et de la mobilité
Contexte et objectifs
Décrire le contexte de l’entreprise dans l'automobile et la mobilité et l’objectif mesurable. Point de départ courant : dans une concession, l'ordre de réparation vit dans le dms imposé par le constructeur, la demande de garantie se saisit à part sur le portail de la marque, et les relances d'entretien dépendent d'une extraction manuelle.
Utilisateurs et rôles
Lister les profils qui utiliseront l’outil et leurs droits. Pour une PME (50–249 salariés), comptez 20 à 80 utilisateurs concernés, 2 à 3 administrateurs. Le directeur administratif et financier ou le directeur des opérations porte le programme. Un propriétaire par process valide les règles, la DSI suit les connecteurs et les comptes techniques.
Périmètre fonctionnel
Modules à cadrer : cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers crm, erp et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur. Objets métier à modéliser : ordre de réparation (OR), demande de garantie constructeur, campagne de rappel, véhicule d'occasion (VO) et numéro VIN.
Données et intégrations
Systèmes à connecter : DMS imposé par le constructeur, portail garantie et pièces de la marque, CRM de la concession et portails d'annonces (La Centrale, Leboncoin). Précisez pour chacun le sens des flux, la fréquence et le propriétaire de la donnée.
Contraintes et conformité
À intégrer dès le cadrage : Cahier des charges du constructeur : pièces et délais exigés pour chaque demande de garantie, propres à chaque marque, Rappels de sécurité : traçabilité des clients informés et des véhicules effectivement réparés et RGPD : messages de rappel constructeur distincts de la prospection commerciale, qui exige un consentement.
Planning et jalons
Prévoir 5 à 13 semaines en sprints, avec une première version utilisable avant la moitié du planning et un point de pilotage hebdomadaire.
Budget et modèle contractuel
Budget indicatif : 8 000 – 18 000 € ; maintenance annuelle : 2 000 – 3 500 €. Exigez le code source, la réversibilité et un devis par lot.
Critères de sélection du prestataire
Comparer sur : références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, hébergement et sécurité, transfert de compétences. Les volumes dépassent quelques dizaines de milliers d'opérations par mois : la facturation à la tâche de Zapier ou Make devient alors plus chère qu'un moteur hébergé.
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- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
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Cochez les modules utiles : le document se construit sous vos yeux, à copier ou à envoyer pour chiffrage.
# Cahier des charges — Automatisation métier (Automobile & Mobilité) ## 1. Contexte et objectifs - Situation actuelle et irritants : à compléter - Objectif mesurable : à compléter ## 2. Utilisateurs et rôles - Profils utilisateurs, droits, volumes : à compléter ## 3. Périmètre fonctionnel - **Cartographie et chiffrage des process manuels** — Observation des saisies réelles, temps passé par tâche, exceptions rencontrées, choix des trois à cinq process dont l'automatisation rembourse le plus vite. (≈ 5 j-h) - **Moteur de workflows et règles de gestion** — Déclencheurs sur événement ou calendrier, conditions et seuils paramétrables par un administrateur, files d'attente et exécution idempotente pour éviter les doublons. (≈ 10 j-h) - **Connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité** — Appels d'API, webhooks, dépôts de fichiers SFTP ou lecture de base pour les outils fermés, avec gestion des quotas et des jetons expirés. (≈ 9 j-h) - **Génération de documents** — Devis, contrats, bons de commande et relances produits depuis des modèles Word ou HTML, numérotés, archivés et envoyés au bon destinataire. (≈ 6 j-h) - **Circuits d'approbation** — Validation par e-mail ou mobile selon montant et service, délégation pendant les absences, relance du valideur et historique opposable des décisions. (≈ 6 j-h) - **Supervision et reprise sur erreur** — Journal de chaque exécution, alerte au responsable en cas d'échec, relance manuelle d'une étape bloquée et tableau des volumes traités par process. (≈ 6 j-h) ### Objets métier à modéliser - ordre de réparation (OR) - demande de garantie constructeur - campagne de rappel - véhicule d'occasion (VO) - numéro VIN ## 4. Données et intégrations - DMS imposé par le constructeur : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - portail garantie et pièces de la marque : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - CRM de la concession : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - portails d'annonces (La Centrale, Leboncoin) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée ## 5. Contraintes et conformité - Cahier des charges du constructeur : pièces et délais exigés pour chaque demande de garantie, propres à chaque marque - Rappels de sécurité : traçabilité des clients informés et des véhicules effectivement réparés - RGPD : messages de rappel constructeur distincts de la prospection commerciale, qui exige un consentement - Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, niveaux de service : à compléter ## 6. Planning - Délai indicatif : 5 à 13 semaines - Première version utilisable avant la moitié du planning ; point de pilotage hebdomadaire ## 7. Budget et contrat - Budget indicatif : 8 000 – 18 000 € (effort sélectionné : ≈ 42 jours-homme) - Exiger : code source livré, réversibilité, devis par lot ## 8. Critères de sélection du prestataire - Références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, sécurité, transfert de compétences
Questions fréquentes
Que doit contenir le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'automobile et de la mobilité ?
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'automobile et de la mobilité compte huit sections : contexte et objectifs, utilisateurs et rôles, périmètre fonctionnel, données et intégrations, contraintes et conformité, planning, budget et contrat, critères de sélection du prestataire. Les modules à cadrer sont cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur.
Un groupe multimarque peut-il mutualiser un même outil de garantie ?
Oui pour le cœur du workflow (constitution du dossier, échéances, relances, suivi des remboursements), avec un module par marque pour ses règles et son portail. Comptez un connecteur par constructeur : c'est là que se concentre l'effort de développement d'un projet multimarque.
Peut-on relier un outil d'automatisation au DMS d'une concession ?
Souvent, mais par les moyens que le constructeur et l'éditeur autorisent : API quand elle existe, exports planifiés ou passerelle validée. L'écriture directe dans la base est déconseillée, car elle peut violer le contrat de concession et casser à la prochaine mise à jour imposée.
Méthode et sources
Modules et efforts issus du modèle de chiffrage Trinity Studio pour un outil d'automatisation des process sur-mesure. Le document généré est un point de départ à valider avec vos équipes.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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