Un espace de coworking ou un centre d'affaires loue des postes, des bureaux fermés, des salles de réunion et des services, à des membres qui veulent tout réserver depuis leur téléphone. Il faut gérer les abonnements, les crédits de salles, les accès, la domiciliation, le courrier et une facturation qui mélange forfaits et consommations. Les outils du marché imposent souvent leur modèle. Une application web sur-mesure suit le vôtre : chez Trinity Studio, un premier périmètre coûte entre 6 000 et 12 000 €.
Que couvre l'application web ?
| Besoin | Réponse sur-mesure |
|---|---|
| Réservations | Postes, bureaux et salles réservés en ligne, crédits décomptés |
| Abonnements | Formules, engagements, options, changements de formule |
| Accès | Badges ou codes selon l'abonnement et les horaires |
| Domiciliation | Contrats, courrier reçu, notifications aux membres |
| Services | Impressions, cafés, événements, prestations ajoutées à la facture |
| Facturation | Forfaits et consommations, prélèvements, relances |
Le socle est celui d'une plateforme de réservation sur-mesure ; le simulateur de prix donne une première fourchette.
Réserver en deux clics
Les membres réservent un poste ou une salle depuis leur téléphone, voient les disponibilités en temps réel et consomment leurs crédits. Les visiteurs extérieurs peuvent réserver une salle et payer en ligne avec Stripe. Les principes sont détaillés dans notre article sur la plateforme de réservation, et les agendas se synchronisent avec Google ou Microsoft 365.
Abonnements, accès et domiciliation
Chaque formule définit ses droits : horaires d'accès, crédits de salles, options. Les badges ou codes sont activés selon l'abonnement, et la domiciliation suit les contrats et le courrier reçu. La logique des abonnements est détaillée dans notre article sur la facturation récurrente, et les prélèvements passent par GoCardless. Le suivi des contrats rejoint la gestion des contrats.
Communauté et pilotage
Les événements, les annonces et l'annuaire des membres animent la communauté dans un espace dédié, sur le principe d'un portail client. Le taux d'occupation par espace, le revenu par mètre carré et les résiliations se lisent dans un tableau de bord. Les réseaux de plusieurs espaces trouveront des points communs avec notre article sur la application web de réseau.
Par quoi commencer ?
- Lot 1 : réservations, crédits et paiement en ligne.
- Lot 2 : abonnements, accès, domiciliation et facturation.
- Lot 3 : communauté, multi-espaces et tableaux de bord.
Si votre outil actuel vous impose son modèle, voir quitter un SaaS trop limité. Les fichiers de membres tenus dans des tableurs se reprennent ; voir migrer depuis Excel.
Questions fréquentes
Combien coûte une application web pour coworking ?
Entre 6 000 et 12 000 € pour un premier périmètre chez Trinity Studio, livré en 8 à 14 semaines.
Le contrôle d'accès est-il piloté ?
Oui, quand votre système de badges le permet.
Forfaits et consommations sont-ils facturés ensemble ?
Oui, sur une seule facture mensuelle.
