Migrer d'un SaaS trop limité vers un outil de gestion de projet sur-mesure
Passer d'un SaaS trop limité à un outil de gestion de projet sur-mesure coûte environ 10 000 – 20 000 € pour 50 à 249 salariés : 7 000 – 14 500 € pour le nouvel outil et 3 000 – 8 000 € pour la migration des données, sur 11 à 19 semaines.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
un SaaS trop limité vers gestion de projet : repères
- Budget du nouvel outil (50–249 salariés)
- 7 000 – 14 500 €
- Budget de migration des données
- 3 000 – 8 000 €
- Total indicatif
- 10 000 – 20 000 €
- Durée cumulée
- 11 à 19 semaines
Pourquoi gestion de projet remplace un SaaS trop limité
L'application web en ligne choisi il y a quelques années couvrait l'essentiel. Depuis, l'entreprise a grandi, ses processus se sont précisés, et l'outil impose sa façon de travailler. Les fonctions manquantes sont compensées par des tableurs et des exports manuels, le prix augmente avec chaque utilisateur et chaque module, et les demandes d'évolution restent sans réponse de l'éditeur. L'outil censé simplifier le travail est devenu une contrainte quotidienne.
Un outil de gestion de projet sur-mesure planifie les projets d'une entreprise selon sa propre méthode : phases, jalons, livrables, dépendances et plan de charge des équipes. Il relie les temps passés au budget vendu pour calculer le reste à faire et la marge à terminaison, et produit les reportings attendus par la direction ou par le client final.
Ce que un SaaS trop limité ne sait pas faire, et où le retrouver
| Problème constaté | Réponse dans le nouvel outil |
|---|---|
| Les fonctions spécifiques à votre métier ne figurent pas sur la feuille de route de l'éditeur. | Modèle de projet et jalons : Formalisation de la méthode maison, gabarits de projets par type d'affaire, règles de passage de jalon et rôles de validation. |
| Le prix par utilisateur et par module augmente plus vite que la valeur apportée à l'équipe. | Planning Gantt et dépendances : Diagramme de Gantt interactif, liens fin-début avec décalage, chemin critique, planning de référence figé pour comparer le prévu et le réalisé. |
| Les exports manuels vers des tableurs comblent les manques et créent une seconde source de données. | Plan de charge et affectation : Charge par personne et par compétence sur douze semaines glissantes, détection des surcharges, affectation par glisser-déposer et gestion des absences. |
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- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
Plan de migration
Lister les contournements actuels
Recenser les tableurs, exports et ressaisies qui compensent les manques de l'outil : ils décrivent précisément ce que le sur-mesure doit apporter.
Chiffrer le coût total actuel
Additionner licences, modules, temps de contournement et intégrations payantes, pour comparer sur trois à cinq ans avec un outil sur-mesure.
Construire le cœur différenciant
Développer d'abord ce que l'outil standard ne sait pas faire, puis les fonctions courantes indispensables, en gardant les habitudes utiles des équipes.
Exporter et transformer les données
Récupérer les données par l'API ou les exports de l'éditeur, les transformer vers le nouveau modèle et vérifier les volumes et les historiques.
Résilier au bon moment
Planifier la bascule avant l'échéance du contrat, garder un export complet archivé, puis résilier l'abonnement une fois la reprise validée.
Chiffrez le passage d'un SaaS trop limité à un outil de gestion de projet
Budget estimé pour 50 à 249 salariés
7 000 – 14 500 €
- Délai
- 8 à 14 semaines
- Maintenance / an
- 1 500 – 2 000 €
- Utilisateurs
- ≈ 120
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 19 500 €
Pour une entreprise de 50 à 249 salariés, le cumul des licences Asana dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 1 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Questions fréquentes
Combien coûte le passage d'un SaaS trop limité à un outil de gestion de projet ?
Comptez 10 000 – 20 000 € au total pour une entreprise de 50 à 249 salariés : 7 000 – 14 500 € pour le nouvel outil et 3 000 – 8 000 € pour la reprise des données (3 à 5 semaines).
Comment savoir si le sur-mesure est rentable face à notre SaaS ?
En comparant le coût total sur trois à cinq ans : licences, modules, temps perdu en contournements et intégrations, face au développement et à la maintenance du sur-mesure. Au-delà de quelques dizaines d'utilisateurs, l'écart est souvent net.
Peut-on récupérer toutes nos données ?
En général oui, par export ou API. Il faut vérifier tôt les limites de l'éditeur, notamment pour les pièces jointes et l'historique, et prévoir la reprise avant la fin du contrat.
À qui appartient le code d'un outil de gestion de projet sur-mesure ?
Avec Trinity Studio, le code source et la base de données de l’outil de gestion de projet appartiennent à l'entreprise cliente dès la livraison. Dépôt Git, documentation technique et accès d'hébergement sont remis, ce qui permet de confier la maintenance à une autre équipe sans perdre l'historique des projets.
Un outil de gestion de projet peut-il remonter les temps vers notre ERP ?
Oui : les temps validés et l'avancement par lot sont transmis à l'ERP par API ou par export planifié pour déclencher la facturation à l'avancement. Les absences peuvent venir du SIRH et les réunions de l'agenda Microsoft 365. Comptez 2 000 à 6 000 € par connecteur selon l'API disponible.
Méthode et sources
Total = budget du nouvel outil (modèle de chiffrage) + migration (durée × 1 000 à 1 600 € par semaine), plafonné à 20 000 € par lot.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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