Migrer de Planner et Teams vers un outil de gestion de projet sur-mesure
Passer de Planner et Teams à un outil de gestion de projet sur-mesure coûte environ 10 000 – 20 000 € pour 50 à 249 salariés : 7 000 – 14 500 € pour le nouvel outil et 3 000 – 13 000 € pour la migration des données, sur 11 à 22 semaines.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Planner et Teams vers gestion de projet : repères
- Budget du nouvel outil (50–249 salariés)
- 7 000 – 14 500 €
- Budget de migration des données
- 3 000 – 13 000 €
- Total indicatif
- 10 000 – 20 000 €
- Durée cumulée
- 11 à 22 semaines
Pourquoi gestion de projet remplace Planner et Teams
Avec Microsoft 365, beaucoup d'entreprises organisent leurs projets et leurs demandes dans Planner, Teams et des listes partagées. C'est disponible, gratuit et familier. Mais dès que les processus se précisent, les tableaux se multiplient, les informations se dispersent entre conversations et fichiers, aucun indicateur fiable ne ressort, et les clients ne voient rien de l'avancement.
Un outil de gestion de projet sur-mesure planifie les projets d'une entreprise selon sa propre méthode : phases, jalons, livrables, dépendances et plan de charge des équipes. Il relie les temps passés au budget vendu pour calculer le reste à faire et la marge à terminaison, et produit les reportings attendus par la direction ou par le client final.
Ce que Planner et Teams ne sait pas faire, et où le retrouver
| Problème constaté | Réponse dans le nouvel outil |
|---|---|
| Les tâches, conversations et fichiers d'un même dossier sont dispersés entre plusieurs tableaux, canaux et dossiers partagés. | Modèle de projet et jalons : Formalisation de la méthode maison, gabarits de projets par type d'affaire, règles de passage de jalon et rôles de validation. |
| Aucune règle métier n'est appliquée : étapes, validations et délais dépendent de la discipline de chaque personne. | Planning Gantt et dépendances : Diagramme de Gantt interactif, liens fin-début avec décalage, chemin critique, planning de référence figé pour comparer le prévu et le réalisé. |
| La direction ne dispose d'aucun indicateur fiable sur la charge, les retards ou la rentabilité des projets en cours. | Plan de charge et affectation : Charge par personne et par compétence sur douze semaines glissantes, détection des surcharges, affectation par glisser-déposer et gestion des absences. |
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- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
Plan de migration
Observer l'usage réel
Analyser les tableaux Planner, les canaux Teams, les listes et les dossiers utilisés, pour comprendre quels processus y vivent vraiment et quelles informations sont indispensables à chaque étape.
Modéliser les processus
Décrire chaque processus avec ses étapes, ses rôles, ses validations et ses délais, pour qu'ils soient appliqués par l'outil et non plus par la seule discipline de chacun.
Construire l'application métier
Développer une application avec dossiers, étapes, tâches, documents et tableaux de bord, ainsi qu'un portail pour les clients et partenaires, connectée à Microsoft 365 pour la connexion et les fichiers.
Garder Teams pour échanger
Relier l'application à Teams pour les notifications et les discussions, afin que les équipes gardent leurs habitudes de communication tout en travaillant dans un outil structuré.
Basculer et archiver
Reprendre les dossiers en cours, basculer les nouveaux dossiers dans l'application, puis archiver les anciens tableaux Planner pour éviter que les deux systèmes coexistent durablement.
Chiffrez le passage de Planner et Teams à un outil de gestion de projet
Budget estimé pour 50 à 249 salariés
7 000 – 14 500 €
- Délai
- 8 à 14 semaines
- Maintenance / an
- 1 500 – 2 000 €
- Utilisateurs
- ≈ 120
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 19 500 €
Pour une entreprise de 50 à 249 salariés, le cumul des licences Asana dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 1 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Questions fréquentes
Combien coûte le passage de Planner et Teams à un outil de gestion de projet ?
Comptez 10 000 – 20 000 € au total pour une entreprise de 50 à 249 salariés : 7 000 – 14 500 € pour le nouvel outil et 3 000 – 13 000 € pour la reprise des données (3 à 8 semaines).
Faut-il abandonner Microsoft 365 ?
Non. La connexion, les fichiers et Teams restent en place. L'application structure les processus métier et s'intègre à Microsoft 365 pour que les équipes gardent leurs habitudes.
Les clients pourront-ils suivre leurs dossiers ?
Oui. Un portail leur montre l'avancement, les documents et les prochaines étapes, et leur permet d'échanger avec l'équipe sans multiplier les e-mails ni les invitations dans Teams.
Combien de temps pour développer un outil de gestion de projet ?
Un outil de gestion de projet sur-mesure se livre en 8 à 14 semaines : deux semaines pour formaliser la méthode et les gabarits, cinq à dix semaines de développement dont le Gantt et le plan de charge, puis une à deux semaines de pilote. Le pilote avec de vrais chefs de projet évite de figer une méthode théorique.
Quels risques dans un projet d’outil de gestion de projet interne ?
Le premier risque d'un outil de gestion de projet est l'absence de saisie des temps, qui rend budget et marge faux. Viennent ensuite une méthode décidée sans les chefs de projet et un Gantt trop ambitieux dès le premier lot. Commencer par les jalons et les temps, puis ajouter les dépendances, limite ces risques.
Méthode et sources
Total = budget du nouvel outil (modèle de chiffrage) + migration (durée × 1 000 à 1 600 € par semaine), plafonné à 20 000 € par lot.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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