Migrer de Notion vers un outil de gestion de projet sur-mesure
Passer de Notion à un outil de gestion de projet sur-mesure coûte environ 10 000 – 20 000 € pour 50 à 249 salariés : 7 000 – 14 500 € pour le nouvel outil et 3 000 – 8 000 € pour la migration des données, sur 11 à 19 semaines.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Notion vers gestion de projet : repères
- Budget du nouvel outil (50–249 salariés)
- 7 000 – 14 500 €
- Budget de migration des données
- 3 000 – 8 000 €
- Total indicatif
- 10 000 – 20 000 €
- Durée cumulée
- 11 à 19 semaines
Pourquoi gestion de projet remplace Notion
Notion a commencé comme wiki d'équipe, puis les bases de données se sont multipliées : clients, projets, demandes, stocks. Les relations entre bases deviennent difficiles à maintenir, les vues ralentissent, et chaque utilisateur peut tout modifier. Les clients ou partenaires n'ont pas d'accès propre, et les automatisations reposent sur des outils tiers branchés au fil de l'eau. L'outil de documentation est devenu un outil de gestion qu'il n'a jamais été conçu pour être.
Un outil de gestion de projet sur-mesure planifie les projets d'une entreprise selon sa propre méthode : phases, jalons, livrables, dépendances et plan de charge des équipes. Il relie les temps passés au budget vendu pour calculer le reste à faire et la marge à terminaison, et produit les reportings attendus par la direction ou par le client final.
Ce que Notion ne sait pas faire, et où le retrouver
| Problème constaté | Réponse dans le nouvel outil |
|---|---|
| Des bases reliées entre elles se désynchronisent quand une propriété est renommée ou supprimée par erreur. | Modèle de projet et jalons : Formalisation de la méthode maison, gabarits de projets par type d'affaire, règles de passage de jalon et rôles de validation. |
| Les droits restent grossiers : difficile de limiter une personne à certaines lignes d'une même base. | Planning Gantt et dépendances : Diagramme de Gantt interactif, liens fin-début avec décalage, chemin critique, planning de référence figé pour comparer le prévu et le réalisé. |
| Les vues filtrées sur des milliers d'entrées deviennent lentes et découragent la saisie au quotidien. | Plan de charge et affectation : Charge par personne et par compétence sur douze semaines glissantes, détection des surcharges, affectation par glisser-déposer et gestion des absences. |
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Plan de migration
Séparer documentation et données
Garder Notion pour la documentation et les notes, et identifier les bases qui portent en réalité un processus métier avec des statuts et des responsables.
Modéliser les objets métier
Transformer chaque base de gestion en objet relié aux autres, avec des champs obligatoires, des statuts contrôlés et des droits par profil adaptés aux équipes.
Développer le parcours principal
Construire d'abord le flux le plus utilisé, par exemple le suivi des demandes ou des projets, avec des écrans pensés pour la saisie rapide.
Reprendre les bases par l'API
Lire les bases et leurs relations par l'API de Notion, transformer les propriétés vers le nouveau modèle et importer les pièces jointes encore utiles.
Basculer et relier la documentation
Passer les bases migrées en lecture seule, puis ajouter dans l'outil des liens vers les pages Notion de documentation qui restent la référence.
Chiffrez le passage de Notion à un outil de gestion de projet
Budget estimé pour 50 à 249 salariés
7 000 – 14 500 €
- Délai
- 8 à 14 semaines
- Maintenance / an
- 1 500 – 2 000 €
- Utilisateurs
- ≈ 120
- Coût sur-mesure à 5 ans
- 19 500 €
Pour une entreprise de 50 à 249 salariés, le cumul des licences Asana dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 1 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Questions fréquentes
Combien coûte le passage de Notion à un outil de gestion de projet ?
Comptez 10 000 – 20 000 € au total pour une entreprise de 50 à 249 salariés : 7 000 – 14 500 € pour le nouvel outil et 3 000 – 8 000 € pour la reprise des données (3 à 5 semaines).
Faut-il abandonner Notion complètement ?
Rarement. Notion reste excellent pour la documentation et les notes. On en sort seulement les bases qui portent un processus de gestion, avec des droits, des statuts et des volumes qu'il gère mal.
Peut-on récupérer les relations entre bases ?
Oui, par l'API, qui expose les identifiants des pages liées. La reprise reconstruit ces liens dans la nouvelle base, ce qu'un simple export CSV ne permet pas.
Quel budget pour un outil de gestion de projet sur-mesure ?
Un outil de gestion de projet sur-mesure coûte 6 000 à 12 000 €. Un planning par jalons avec saisie des temps reste dans le bas de la fourchette ; un Gantt avec dépendances, un plan de charge et une marge à terminaison reliée à l'ERP la situent entre 8 500 et 12 000 €. La maintenance représente ensuite 12 à 18 % par an.
monday.com ou Asana suffisent-ils à la place d'un outil sur-mesure ?
monday.com ou Asana suffisent pour des tâches et des tableaux kanban. Ils deviennent limités quand la rentabilité dépend du reste à faire, de la marge à terminaison et de la facturation à l'avancement. Pour 60 utilisateurs à 11 à 30 € par mois, la licence représente environ 8 000 à 21 600 € par an.
Méthode et sources
Total = budget du nouvel outil (modèle de chiffrage) + migration (durée × 1 000 à 1 600 € par semaine), plafonné à 20 000 € par lot.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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