Pour une entreprise de 250 salariés et plus, une plateforme de réservation sur-mesure coûte entre 10 000 et 20 000 €, pour un délai de 8 à 18 semaines. Réseau de sites ou de centres avec centaines de ressources, tarification par entité, réservation par des clients grands comptes avec quotas contractuels, paiement et facturation multi-sociétés, connexion ERP et SSO pour les réservations internes. Tableau d'occupation consolidé et API ouverte aux partenaires. Pour une entreprise de 250 salariés et plus, le cumul des licences Calendly dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 2 (hypothèses détaillées plus bas).
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Réseau de sites ou de centres avec centaines de ressources, tarification par entité, réservation par des clients grands comptes avec quotas contractuels, paiement et facturation multi-sociétés, connexion ERP et SSO pour les réservations internes. Tableau d'occupation consolidé et API ouverte aux partenaires.
Pilote sur deux sites représentatifs, puis déploiement par région avec un référent planning local formé. Les règles communes sont figées avant l'extension ; les exceptions locales sont listées et chiffrées plutôt qu'ajoutées au fil de l'eau.
Chaque site réclame ses propres règles de réservation : la plateforme accumule des exceptions, le moteur devient illisible et chaque évolution casse une règle d'un autre site.
Une direction des opérations centrale arbitre le référentiel commun des règles ; un comité trimestriel avec les responsables de sites priorise les demandes et suit le taux d'occupation.
| Intégrations externes | Budget | Délai |
|---|---|---|
| 1 intégration | 9 000 – 18 000 € | 8 à 18 semaines |
| 3 intégrations | 10 000 – 20 000 € | 8 à 18 semaines |
| 5 intégrations | 12 500 – 20 000 € | 8 à 18 semaines |
| 8 intégrations | 16 000 – 20 000 € | 8 à 18 semaines |
| Coût cumulé | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Année 4 | Année 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sur-mesure (construction + maintenance) | 17 250 € | 19 500 € | 21 750 € | 24 000 € | 26 250 € |
| Calendly (licences) | 10 800 € | 21 600 € | 32 400 € | 43 200 € | 54 000 € |
| Acuity Scheduling (licences) | 4 680 € | 9 360 € | 14 040 € | 18 720 € | 23 400 € |
| SimplyBook.me (licences) | 7 200 € | 14 400 € | 21 600 € | 28 800 € | 36 000 € |
Hypothèses : 450 utilisateurs actifs (milieu de fourchette de la taille) ; licences au milieu de la fourchette publique estimée (Calendly 10–20 € par licence et par mois × 60 licences ; Acuity Scheduling 3–10 € par licence et par mois × 60 licences ; SimplyBook.me 3–12 € par licence et par mois × 80 licences) ; sur-mesure au budget médian avec maintenance annuelle médiane. Hors formation, migration de données et évolutions.
| Module | Part du budget | Budget médian | Effort |
|---|---|---|---|
| Modèle de ressources et de disponibilités — Description des ressources, de leurs capacités, horaires d'ouverture, fermetures exceptionnelles, temps de préparation et dépendances entre ressources liées. | 20 % | 3 000 € | 8 j-h |
| Moteur de réservation et règles métier — Calcul des créneaux libres, verrouillage transactionnel contre la double réservation, durées minimales, délais de prévenance et quotas par client ou par contrat. | 23 % | 3 500 € | 10 j-h |
| Tarification, acompte et annulation — Grilles tarifaires par tranche et par client, paiement en ligne de l'acompte, pénalités d'annulation tardive, avoirs et génération des factures. | 16 % | 2 500 € | 7 j-h |
| Synchronisation des agendas — Lecture et écriture bidirectionnelles avec Google Agenda et Outlook via Microsoft Graph, gestion des conflits et des fuseaux horaires, invitations iCalendar. | 13 % | 2 000 € | 6 j-h |
| Rappels et lutte contre les absences — Confirmations, rappels par e-mail et SMS, lien de modification sans compte, liste d'attente qui propose automatiquement un créneau libéré. | 11 % | 1 500 € | 5 j-h |
| Planning d'exploitation et taux d'occupation — Vue planning par ressource et par jour pour l'équipe, réservation au téléphone, blocages internes et tableau d'occupation par ressource et par période. | 17 % | 2 500 € | 7 j-h |
Budget estimé pour 250 salariés et plus
10 000 – 20 000 €
Pour une entreprise de 250 salariés et plus, le cumul des licences Calendly dépasse le coût d'un projet sur-mesure à partir de l'année 2 (hypothèses détaillées plus bas).
Recevoir ce chiffrage détailléEstimation indicative issue du modèle de chiffrage publié, pas un devis.
Pour une entreprise de 250 salariés et plus, prévoyez 10 000 – 20 000 € et 8 à 18 semaines pour un périmètre standard avec trois intégrations. Réseau de sites ou de centres avec centaines de ressources, tarification par entité, réservation par des clients grands comptes avec quotas contractuels, paiement et facturation multi-sociétés, connexion ERP et SSO pour les réservations internes. Tableau d'occupation consolidé et API ouverte aux partenaires.
La maintenance d'une plateforme de réservation sur-mesure pour 250 salariés et plus coûte entre 2 000 et 2 500 € par an, soit 12 à 18 % du budget initial : correctifs, mises à jour de sécurité et évolutions courantes.
Calendly et les outils de prise de rendez-vous suffisent quand un client réserve un créneau avec une personne pour une durée fixe. Un outil sur-mesure devient utile quand une réservation mobilise salle, matériel et intervenant ensemble, ou quand le prix dépend du contrat du client et de la tranche horaire.
Une plateforme de réservation évite les doubles réservations en verrouillant le créneau dans la base au moment de la validation, et non à l'affichage. Il faut aussi que toutes les réservations, téléphone compris, passent par le même outil ; un tableur parallèle suffit à réintroduire les conflits.
Une plateforme de réservation se synchronise avec Outlook via l'API Microsoft Graph et avec Google Agenda via son API, dans les deux sens. La connexion à l'ERP transmet réservations confirmées et acomptes à la facturation ; chaque intégration coûte en ordre de grandeur 1 500 à 6 000 €.
Le facteur de taille (1,5) et le nombre d’utilisateurs (450 en milieu de fourchette) sont des hypothèses de cadrage, ajustables dans le simulateur.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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