Cahier des charges d'un portail client B2B des associations et fédérations : modèle et générateur
Le cahier des charges d'un portail client B2B des associations et fédérations tient en 8 sections : contexte, utilisateurs, périmètre, intégrations, conformité, planning, budget et critères de sélection. Ce modèle cadre 6 modules, un budget indicatif de 12 000 – 20 000 € et un délai de 8 à 18 semaines, avec les objets métier appel de cotisation, barème par effectif ou chiffre d'affaires et structure adhérente et ses représentants.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Ce que contient le modèle
- Sections
- 8 sections prêtes à adapter
- Modules cadrés
- 6
- Budget indicatif
- 12 000 – 20 000 €
- Délai indicatif
- 8 à 18 semaines
- Objets métier du secteur
- appel de cotisation, barème par effectif ou chiffre d'affaires, structure adhérente et ses représentants, pouvoir de vote en assemblée générale et attestation d'adhésion à jour
Les 8 sections du cahier des charges d'un portail client B2B des associations et fédérations
Contexte et objectifs
Décrire le contexte de l’entreprise dans les associations et fédérations et l’objectif mesurable. Point de départ courant : une fédération professionnelle regroupe plusieurs centaines d'entreprises dont la cotisation dépend de l'effectif ou du chiffre d'affaires déclaré, une part revenant souvent à ses unions régionales.
Utilisateurs et rôles
Lister les profils qui utiliseront l’outil et leurs droits. Pour une PME (50–249 salariés), comptez 300 à 2 000 comptes acheteurs. Un sponsor côté ventes, le responsable ADV, la DSI pour l'ERP et un product owner qui arbitre les demandes des clients. Revue mensuelle des indicateurs d'usage, avec un backlog partagé avec deux clients pilotes qui testent chaque évolution.
Périmètre fonctionnel
Modules à cadrer : cadrage, règles de prix et parcours, catalogue et tarifs négociés, commande, devis et réassort, comptes multi-utilisateurs et sécurité, factures, encours et livraisons et connecteur erp, recette et lancement. Objets métier à modéliser : appel de cotisation, barème par effectif ou chiffre d'affaires, structure adhérente et ses représentants, pouvoir de vote en assemblée générale et attestation d'adhésion à jour.
Données et intégrations
Systèmes à connecter : outil comptable de la fédération (Sage, Cegid, Pennylane), prélèvement SEPA et paiement en ligne (GoCardless, Stripe), base d'adhérents existante (CiviCRM, Dolibarr ou Salesforce) et billetterie et inscriptions aux événements (Weezevent, Billetweb). Précisez pour chacun le sens des flux, la fréquence et le propriétaire de la donnée.
Contraintes et conformité
À intégrer dès le cadrage : RGPD pour l'annuaire des adhérents : les représentants des structures peuvent s'opposer à la publication de leurs coordonnées, Loi du 1er juillet 1901 : l'assemblée générale relève des statuts, donc quorum, pouvoirs et pondération des voix se paramètrent, jamais en dur et Certification Qualiopi (article L6316-1 du Code du travail) exigée des organismes dont les formations sont financées par un OPCO.
Planning et jalons
Prévoir 8 à 18 semaines en sprints, avec une première version utilisable avant la moitié du planning et un point de pilotage hebdomadaire.
Budget et modèle contractuel
Budget indicatif : 12 000 – 20 000 € ; maintenance annuelle : 2 500 – 3 500 €. Exigez le code source, la réversibilité et un devis par lot.
Critères de sélection du prestataire
Comparer sur : références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, hébergement et sécurité, transfert de compétences. Les prix dépendent du client, du contrat-cadre, des paliers de quantité et des unités de conditionnement : les moteurs de prix standard obligent à dupliquer une liste par client.
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- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
Générez votre cahier des charges
Cochez les modules utiles : le document se construit sous vos yeux, à copier ou à envoyer pour chiffrage.
# Cahier des charges — Portail client B2B (Associations & Fédérations) ## 1. Contexte et objectifs - Situation actuelle et irritants : à compléter - Objectif mesurable : à compléter ## 2. Utilisateurs et rôles - Profils utilisateurs, droits, volumes : à compléter ## 3. Périmètre fonctionnel - **Cadrage, règles de prix et parcours** — Cartographie des règles de prix, des conditions de vente et des rôles acheteurs ; maquettes des parcours de commande et de réassort testées avec trois clients pilotes. (≈ 9 j-h) - **Catalogue et tarifs négociés** — Prix par client, contrat-cadre et palier de quantité, unités de conditionnement, stock disponible par dépôt, avec cache rafraîchi depuis l'ERP. (≈ 15 j-h) - **Commande, devis et réassort** — Panier, demande de devis avec validation, conversion en commande, modèles de commande récurrente et contrôle d'encours ou de plafond avant envoi à l'ERP. (≈ 14 j-h) - **Comptes multi-utilisateurs et sécurité** — Rôles demandeur, approbateur et comptable, plafonds par utilisateur, SSO pour les grands comptes, journal d'audit et cloisonnement strict entre sociétés clientes. (≈ 9 j-h) - **Factures, encours et livraisons** — Relevé de compte, factures et avoirs en PDF, suivi de livraison relié aux transporteurs, alertes de dépassement d'encours et exports comptables. (≈ 9 j-h) - **Connecteur ERP, recette et lancement** — Synchronisation des clients, prix, stocks, commandes et factures avec l'ERP, tests de charge, reprise des comptes existants et accompagnement des premiers clients. (≈ 14 j-h) ### Objets métier à modéliser - appel de cotisation - barème par effectif ou chiffre d'affaires - structure adhérente et ses représentants - pouvoir de vote en assemblée générale - attestation d'adhésion à jour ## 4. Données et intégrations - outil comptable de la fédération (Sage, Cegid, Pennylane) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - prélèvement SEPA et paiement en ligne (GoCardless, Stripe) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - base d'adhérents existante (CiviCRM, Dolibarr ou Salesforce) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - billetterie et inscriptions aux événements (Weezevent, Billetweb) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée ## 5. Contraintes et conformité - RGPD pour l'annuaire des adhérents : les représentants des structures peuvent s'opposer à la publication de leurs coordonnées - Loi du 1er juillet 1901 : l'assemblée générale relève des statuts, donc quorum, pouvoirs et pondération des voix se paramètrent, jamais en dur - Certification Qualiopi (article L6316-1 du Code du travail) exigée des organismes dont les formations sont financées par un OPCO - Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, niveaux de service : à compléter ## 6. Planning - Délai indicatif : 8 à 18 semaines - Première version utilisable avant la moitié du planning ; point de pilotage hebdomadaire ## 7. Budget et contrat - Budget indicatif : 12 000 – 20 000 € (effort sélectionné : ≈ 70 jours-homme) - Exiger : code source livré, réversibilité, devis par lot ## 8. Critères de sélection du prestataire - Références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, sécurité, transfert de compétences
Questions fréquentes
Que doit contenir le cahier des charges d'un portail client B2B des associations et fédérations ?
Le cahier des charges d'un portail client B2B des associations et fédérations compte huit sections : contexte et objectifs, utilisateurs et rôles, périmètre fonctionnel, données et intégrations, contraintes et conformité, planning, budget et contrat, critères de sélection du prestataire. Les modules à cadrer sont cadrage, règles de prix et parcours, catalogue et tarifs négociés, commande, devis et réassort, comptes multi-utilisateurs et sécurité, factures, encours et livraisons et connecteur ERP, recette et lancement.
Quand une fédération doit-elle quitter son outil associatif pour un portail adhérents sur-mesure ?
Une fédération reste sur un outil associatif du marché tant que sa cotisation est forfaitaire et que son annuaire suffit. Le sur-mesure se justifie quand la cotisation dépend d'une déclaration d'effectif ou de chiffre d'affaires, qu'elle est répartie entre échelons régionaux et nationaux, et que l'assemblée générale pondère les voix.
Comment gérer des droits de vote différents selon les adhérents ?
Le portail calcule les voix de chaque adhérent d'après la règle des statuts, par collège ou par tranche de cotisation, l'associe à un représentant désigné ou à un pouvoir, puis fige le décompte à l'ouverture du scrutin. Le secrétariat général valide chaque règle de pondération avant sa mise en service.
Méthode et sources
Modules et efforts issus du modèle de chiffrage Trinity Studio pour un portail client B2B sur-mesure. Le document généré est un point de départ à valider avec vos équipes.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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