Cahier des charges d'une plateforme RH : modèle et générateur
Le cahier des charges d'une plateforme RH tient en 8 sections : contexte, utilisateurs, périmètre, intégrations, conformité, planning, budget et critères de sélection. Ce modèle cadre 6 modules, un budget indicatif de 11 000 – 20 000 € et un délai de 8 à 16 semaines.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Ce que contient le modèle
- Sections
- 8 sections prêtes à adapter
- Modules cadrés
- 6
- Budget indicatif
- 11 000 – 20 000 €
- Délai indicatif
- 8 à 16 semaines
Les 8 sections du cahier des charges d'une plateforme RH
Contexte et objectifs
Décrire la situation actuelle, les irritants et l’objectif mesurable de la plateforme RH. Exemple d’indicateur : atteindre 95 % d'entretiens professionnels réalisés et signés dans les délais légaux sur chaque campagne.
Utilisateurs et rôles
Lister les profils qui utiliseront l’outil et leurs droits. Pour une PME (50–249 salariés), comptez 60 à 240 salariés, 3 à 8 gestionnaires RH. La DRH sponsorise et arbitre, un chargé de projet RH porte les parcours, la DSI valide l'authentification et l'hébergement. Le CSE est consulté sur les outils d'évaluation avant leur mise en œuvre.
Périmètre fonctionnel
Modules à cadrer : référentiel collaborateurs et organisation, ats et pipeline de recrutement, parcours d'onboarding et d'offboarding, entretiens annuels et professionnels, compétences, habilitations et formation et libre-service, droits et indicateurs rh.
Données et intégrations
Lister les systèmes existants (ERP, annuaire, messagerie) et le sens des flux. Une intégration supplémentaire coûte 1 200 – 2 500 €.
Contraintes et conformité
Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, accessibilité et niveaux de service attendus.
Planning et jalons
Prévoir 8 à 16 semaines en sprints, avec une première version utilisable avant la moitié du planning et un point de pilotage hebdomadaire.
Budget et modèle contractuel
Budget indicatif : 11 000 – 20 000 € ; maintenance annuelle : 2 000 – 3 000 €. Exigez le code source, la réversibilité et un devis par lot.
Critères de sélection du prestataire
Comparer sur : références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, hébergement et sécurité, transfert de compétences. Les parcours diffèrent fortement selon le statut, le site ou la convention collective, et chaque éditeur impose une trame d'entretien ou d'onboarding trop rigide.
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- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
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# Cahier des charges — Plateforme RH ## 1. Contexte et objectifs - Situation actuelle et irritants : à compléter - Objectif mesurable : à compléter ## 2. Utilisateurs et rôles - Profils utilisateurs, droits, volumes : à compléter ## 3. Périmètre fonctionnel - **Référentiel collaborateurs et organisation** — Fiche salarié, postes, établissements, rattachements hiérarchiques et historiques de contrat, alimentés par la paie pour éviter toute double saisie. (≈ 7 j-h) - **ATS et pipeline de recrutement** — Offres multidiffusées, formulaire de candidature, étapes paramétrables, évaluation partagée entre managers, modèles d'e-mails et purge automatique des CV hors délai. (≈ 11 j-h) - **Parcours d'onboarding et d'offboarding** — Checklists par poste pour RH, IT, services généraux et manager, collecte des pièces du nouvel arrivant, restitution du matériel et clôture des accès au départ. (≈ 9 j-h) - **Entretiens annuels et professionnels** — Trames par population, objectifs, signatures des deux parties, alertes sur l'échéance de l'entretien professionnel et bilan récapitulatif à six ans. (≈ 11 j-h) - **Compétences, habilitations et formation** — Matrice de compétences par poste, habilitations avec date d'expiration, plan de développement des compétences et suivi des sessions et attestations. (≈ 10 j-h) - **Libre-service, droits et indicateurs RH** — Demandes de congés et d'attestations, cloisonnement strict des données sensibles, journal d'accès, tableaux d'effectifs, de turnover et d'index égalité. (≈ 9 j-h) ## 4. Données et intégrations - Systèmes existants (ERP, annuaire, messagerie) : à compléter ## 5. Contraintes et conformité - Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, niveaux de service : à compléter ## 6. Planning - Délai indicatif : 8 à 16 semaines - Première version utilisable avant la moitié du planning ; point de pilotage hebdomadaire ## 7. Budget et contrat - Budget indicatif : 11 000 – 20 000 € (effort sélectionné : ≈ 57 jours-homme) - Exiger : code source livré, réversibilité, devis par lot ## 8. Critères de sélection du prestataire - Références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, sécurité, transfert de compétences
Questions fréquentes
Que doit contenir le cahier des charges d'une plateforme RH ?
Le cahier des charges d'une plateforme RH compte huit sections : contexte et objectifs, utilisateurs et rôles, périmètre fonctionnel, données et intégrations, contraintes et conformité, planning, budget et contrat, critères de sélection du prestataire. Les modules à cadrer sont référentiel collaborateurs et organisation, aTS et pipeline de recrutement, parcours d'onboarding et d'offboarding, entretiens annuels et professionnels, compétences, habilitations et formation et libre-service, droits et indicateurs RH.
Qui est propriétaire du code et des données d'une plateforme RH sur-mesure ?
L'entreprise cliente doit détenir les données RH et, par cession contractuelle, les droits sur le code spécifique. Trinity Studio remet le dépôt source et la documentation, et déploie la plateforme sur un hébergement au nom du client. En cas de changement de prestataire, rien n'est à exporter ni à racheter.
Une plateforme RH sur-mesure peut-elle se connecter à notre outil de paie ?
Oui : la plateforme récupère salariés, contrats et établissements depuis la paie, et lui transmet absences et variables validées, par API ou fichiers d'import selon l'éditeur. Chaque connecteur coûte environ 1 500 à 6 500 €. La paie reste dans son outil, qui gère les évolutions légales et conventionnelles.
Quel budget pour une plateforme RH sur-mesure ?
Une plateforme RH sur-mesure coûte 10 000 à 18 000 € en 2026. Un module ciblé, comme le suivi des habilitations pour 40 salariés, se situe vers 4 000 à 7 000 € ; un cycle complet recrutement, onboarding, entretiens et compétences pour 150 salariés, plutôt 12 000 à 18 000 €. Prévoyez 13 à 19 % par an de maintenance.
Méthode et sources
Modules et efforts issus du modèle de chiffrage Trinity Studio pour une plateforme RH sur-mesure. Le document généré est un point de départ à valider avec vos équipes.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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