Cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'immobilier professionnel : modèle et générateur
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'immobilier professionnel tient en 8 sections : contexte, utilisateurs, périmètre, intégrations, conformité, planning, budget et critères de sélection. Ce modèle cadre 6 modules, un budget indicatif de 7 500 – 17 500 € et un délai de 5 à 12 semaines, avec les objets métier quittance de loyer, révision annuelle du loyer et mandat de gestion.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Ce que contient le modèle
- Sections
- 8 sections prêtes à adapter
- Modules cadrés
- 6
- Budget indicatif
- 7 500 – 17 500 €
- Délai indicatif
- 5 à 12 semaines
- Objets métier du secteur
- quittance de loyer, révision annuelle du loyer, mandat de gestion, compromis de vente et condition suspensive
Les 8 sections du cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'immobilier professionnel
Contexte et objectifs
Décrire le contexte de l’entreprise dans l'immobilier professionnel et l’objectif mesurable. Point de départ courant : un administrateur de biens jongle avec le quittancement mensuel, les relances de loyers, la révision annuelle selon l'indice de référence des loyers et la régularisation des charges, souvent dans un outil de gérance dont les exports sont limités.
Utilisateurs et rôles
Lister les profils qui utiliseront l’outil et leurs droits. Pour une PME (50–249 salariés), comptez 20 à 80 utilisateurs concernés, 2 à 3 administrateurs. Le directeur administratif et financier ou le directeur des opérations porte le programme. Un propriétaire par process valide les règles, la DSI suit les connecteurs et les comptes techniques.
Périmètre fonctionnel
Modules à cadrer : cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers crm, erp et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur. Objets métier à modéliser : quittance de loyer, révision annuelle du loyer, mandat de gestion, compromis de vente et condition suspensive.
Données et intégrations
Systèmes à connecter : outil de gérance locative ou de transaction, signature électronique (Yousign, DocuSign), portails d'annonces (SeLoger, Leboncoin) et comptabilité des mandants et banque. Précisez pour chacun le sens des flux, la fréquence et le propriétaire de la donnée.
Contraintes et conformité
À intégrer dès le cadrage : Loi Hoguet : mandat écrit, garantie financière et compte séquestre pour l'activité de transaction ou de gestion, Loi du 6 juillet 1989 : encadrement de la révision du loyer et de la régularisation des charges et RGPD : liste limitative de pièces demandées aux candidats locataires, avec suppression des dossiers non retenus.
Planning et jalons
Prévoir 5 à 12 semaines en sprints, avec une première version utilisable avant la moitié du planning et un point de pilotage hebdomadaire.
Budget et modèle contractuel
Budget indicatif : 7 500 – 17 500 € ; maintenance annuelle : 2 000 – 3 000 €. Exigez le code source, la réversibilité et un devis par lot.
Critères de sélection du prestataire
Comparer sur : références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, hébergement et sécurité, transfert de compétences. Les volumes dépassent quelques dizaines de milliers d'opérations par mois : la facturation à la tâche de Zapier ou Make devient alors plus chère qu'un moteur hébergé.
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- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
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Cochez les modules utiles : le document se construit sous vos yeux, à copier ou à envoyer pour chiffrage.
# Cahier des charges — Automatisation métier (Immobilier) ## 1. Contexte et objectifs - Situation actuelle et irritants : à compléter - Objectif mesurable : à compléter ## 2. Utilisateurs et rôles - Profils utilisateurs, droits, volumes : à compléter ## 3. Périmètre fonctionnel - **Cartographie et chiffrage des process manuels** — Observation des saisies réelles, temps passé par tâche, exceptions rencontrées, choix des trois à cinq process dont l'automatisation rembourse le plus vite. (≈ 5 j-h) - **Moteur de workflows et règles de gestion** — Déclencheurs sur événement ou calendrier, conditions et seuils paramétrables par un administrateur, files d'attente et exécution idempotente pour éviter les doublons. (≈ 10 j-h) - **Connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité** — Appels d'API, webhooks, dépôts de fichiers SFTP ou lecture de base pour les outils fermés, avec gestion des quotas et des jetons expirés. (≈ 9 j-h) - **Génération de documents** — Devis, contrats, bons de commande et relances produits depuis des modèles Word ou HTML, numérotés, archivés et envoyés au bon destinataire. (≈ 6 j-h) - **Circuits d'approbation** — Validation par e-mail ou mobile selon montant et service, délégation pendant les absences, relance du valideur et historique opposable des décisions. (≈ 6 j-h) - **Supervision et reprise sur erreur** — Journal de chaque exécution, alerte au responsable en cas d'échec, relance manuelle d'une étape bloquée et tableau des volumes traités par process. (≈ 6 j-h) ### Objets métier à modéliser - quittance de loyer - révision annuelle du loyer - mandat de gestion - compromis de vente - condition suspensive ## 4. Données et intégrations - outil de gérance locative ou de transaction : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - signature électronique (Yousign, DocuSign) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - portails d'annonces (SeLoger, Leboncoin) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - comptabilité des mandants et banque : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée ## 5. Contraintes et conformité - Loi Hoguet : mandat écrit, garantie financière et compte séquestre pour l'activité de transaction ou de gestion - Loi du 6 juillet 1989 : encadrement de la révision du loyer et de la régularisation des charges - RGPD : liste limitative de pièces demandées aux candidats locataires, avec suppression des dossiers non retenus - Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, niveaux de service : à compléter ## 6. Planning - Délai indicatif : 5 à 12 semaines - Première version utilisable avant la moitié du planning ; point de pilotage hebdomadaire ## 7. Budget et contrat - Budget indicatif : 7 500 – 17 500 € (effort sélectionné : ≈ 42 jours-homme) - Exiger : code source livré, réversibilité, devis par lot ## 8. Critères de sélection du prestataire - Références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, sécurité, transfert de compétences
Questions fréquentes
Que doit contenir le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'immobilier professionnel ?
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'immobilier professionnel compte huit sections : contexte et objectifs, utilisateurs et rôles, périmètre fonctionnel, données et intégrations, contraintes et conformité, planning, budget et contrat, critères de sélection du prestataire. Les modules à cadrer sont cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur.
Peut-on automatiser les relances de loyers impayés sans risque juridique ?
Oui pour les rappels amiables (e-mail, SMS, courrier simple), qui peuvent partir seuls selon un calendrier. Les actes à portée juridique, comme la mise en demeure ou le commandement de payer délivré par un commissaire de justice, restent déclenchés par un gestionnaire après contrôle du dossier, de l'historique des paiements et d'un éventuel échelonnement.
Un outil de gérance locative peut-il se connecter à un outil d'automatisation ?
Cela dépend de l'éditeur : certains exposent une API, d'autres n'offrent que des exports planifiés ou une base accessible en lecture. Dans tous les cas, on privilégie les points d'entrée officiels de l'éditeur pour ne pas perdre le support ni casser les flux à la prochaine mise à jour.
Méthode et sources
Modules et efforts issus du modèle de chiffrage Trinity Studio pour un outil d'automatisation des process sur-mesure. Le document généré est un point de départ à valider avec vos équipes.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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