Cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'hôtellerie et du tourisme : modèle et générateur
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'hôtellerie et du tourisme tient en 8 sections : contexte, utilisateurs, périmètre, intégrations, conformité, planning, budget et critères de sélection. Ce modèle cadre 6 modules, un budget indicatif de 7 000 – 16 500 € et un délai de 5 à 11 semaines, avec les objets métier contrat de groupe, rooming list et date de rétrocession.
Par Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity StudioMis à jour le
Ce que contient le modèle
- Sections
- 8 sections prêtes à adapter
- Modules cadrés
- 6
- Budget indicatif
- 7 000 – 16 500 €
- Délai indicatif
- 5 à 11 semaines
- Objets métier du secteur
- contrat de groupe, rooming list, date de rétrocession, relevé de commissions OTA et nuitée taxable
Les 8 sections du cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'hôtellerie et du tourisme
Contexte et objectifs
Décrire le contexte de l’entreprise dans l'hôtellerie et le tourisme et l’objectif mesurable. Point de départ courant : dans un groupe de quatre hôtels d'affaires, les demandes de séminaires arrivent par formulaire, e-mail et téléphone, les contrats de groupe se suivent dans un tableur et les rooming lists sont ressaisies chambre par chambre dans le pms la veille de l'arrivée.
Utilisateurs et rôles
Lister les profils qui utiliseront l’outil et leurs droits. Pour une PME (50–249 salariés), comptez 20 à 80 utilisateurs concernés, 2 à 3 administrateurs. Le directeur administratif et financier ou le directeur des opérations porte le programme. Un propriétaire par process valide les règles, la DSI suit les connecteurs et les comptes techniques.
Périmètre fonctionnel
Modules à cadrer : cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers crm, erp et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur. Objets métier à modéliser : contrat de groupe, rooming list, date de rétrocession, relevé de commissions OTA et nuitée taxable.
Données et intégrations
Systèmes à connecter : PMS (Mews, Oracle OPERA Cloud), channel manager (SiteMinder, D-EDGE), extranets Booking.com et Expedia et portail de déclaration de la taxe de séjour. Précisez pour chacun le sens des flux, la fréquence et le propriétaire de la donnée.
Contraintes et conformité
À intégrer dès le cadrage : Taxe de séjour au réel : perçue par personne et par nuitée selon la délibération de la commune ou de l'intercommunalité, mineurs exonérés, Fiche individuelle de police remplie par chaque client de nationalité étrangère et tenue à disposition des services de police et de gendarmerie et PCI DSS : aucun numéro de carte de garantie ne transite par les flux d'automatisation, les e-mails ou les journaux.
Planning et jalons
Prévoir 5 à 11 semaines en sprints, avec une première version utilisable avant la moitié du planning et un point de pilotage hebdomadaire.
Budget et modèle contractuel
Budget indicatif : 7 000 – 16 500 € ; maintenance annuelle : 2 000 – 3 000 €. Exigez le code source, la réversibilité et un devis par lot.
Critères de sélection du prestataire
Comparer sur : références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, hébergement et sécurité, transfert de compétences. Les volumes dépassent quelques dizaines de milliers d'opérations par mois : la facturation à la tâche de Zapier ou Make devient alors plus chère qu'un moteur hébergé.
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- Réponse du fondateur, pas d’un commercial
- Budget plafonné à 20 000 €, code source livré
- Cadrage gratuit, sans engagement
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Cochez les modules utiles : le document se construit sous vos yeux, à copier ou à envoyer pour chiffrage.
# Cahier des charges — Automatisation métier (Hôtellerie & Tourisme) ## 1. Contexte et objectifs - Situation actuelle et irritants : à compléter - Objectif mesurable : à compléter ## 2. Utilisateurs et rôles - Profils utilisateurs, droits, volumes : à compléter ## 3. Périmètre fonctionnel - **Cartographie et chiffrage des process manuels** — Observation des saisies réelles, temps passé par tâche, exceptions rencontrées, choix des trois à cinq process dont l'automatisation rembourse le plus vite. (≈ 5 j-h) - **Moteur de workflows et règles de gestion** — Déclencheurs sur événement ou calendrier, conditions et seuils paramétrables par un administrateur, files d'attente et exécution idempotente pour éviter les doublons. (≈ 10 j-h) - **Connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité** — Appels d'API, webhooks, dépôts de fichiers SFTP ou lecture de base pour les outils fermés, avec gestion des quotas et des jetons expirés. (≈ 9 j-h) - **Génération de documents** — Devis, contrats, bons de commande et relances produits depuis des modèles Word ou HTML, numérotés, archivés et envoyés au bon destinataire. (≈ 6 j-h) - **Circuits d'approbation** — Validation par e-mail ou mobile selon montant et service, délégation pendant les absences, relance du valideur et historique opposable des décisions. (≈ 6 j-h) - **Supervision et reprise sur erreur** — Journal de chaque exécution, alerte au responsable en cas d'échec, relance manuelle d'une étape bloquée et tableau des volumes traités par process. (≈ 6 j-h) ### Objets métier à modéliser - contrat de groupe - rooming list - date de rétrocession - relevé de commissions OTA - nuitée taxable ## 4. Données et intégrations - PMS (Mews, Oracle OPERA Cloud) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - channel manager (SiteMinder, D-EDGE) : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - extranets Booking.com et Expedia : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée - portail de déclaration de la taxe de séjour : sens des flux, fréquence, propriétaire de la donnée ## 5. Contraintes et conformité - Taxe de séjour au réel : perçue par personne et par nuitée selon la délibération de la commune ou de l'intercommunalité, mineurs exonérés - Fiche individuelle de police remplie par chaque client de nationalité étrangère et tenue à disposition des services de police et de gendarmerie - PCI DSS : aucun numéro de carte de garantie ne transite par les flux d'automatisation, les e-mails ou les journaux - Hébergement, RGPD, sauvegardes, journalisation, niveaux de service : à compléter ## 6. Planning - Délai indicatif : 5 à 11 semaines - Première version utilisable avant la moitié du planning ; point de pilotage hebdomadaire ## 7. Budget et contrat - Budget indicatif : 7 000 – 16 500 € (effort sélectionné : ≈ 42 jours-homme) - Exiger : code source livré, réversibilité, devis par lot ## 8. Critères de sélection du prestataire - Références comparables, qualité du cadrage, transparence du chiffrage, sécurité, transfert de compétences
Questions fréquentes
Que doit contenir le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'hôtellerie et du tourisme ?
Le cahier des charges d'un outil d'automatisation des process de l'hôtellerie et du tourisme compte huit sections : contexte et objectifs, utilisateurs et rôles, périmètre fonctionnel, données et intégrations, contraintes et conformité, planning, budget et contrat, critères de sélection du prestataire. Les modules à cadrer sont cartographie et chiffrage des process manuels, moteur de workflows et règles de gestion, connecteurs vers CRM, ERP et comptabilité, génération de documents, circuits d'approbation et supervision et reprise sur erreur.
Peut-on automatiser l'import des rooming lists dans un PMS hôtelier ?
Oui, l'import d'une rooming list s'automatise dès que le PMS expose une API de réservation, ce qui est courant pour les PMS cloud comme Mews ou OPERA Cloud. L'outil lit la liste envoyée par l'organisateur, rapproche chaque participant d'une chambre du bloc, signale doublons et dates incohérentes, puis met à jour les réservations. Avec un PMS installé sans API, le connecteur coûte davantage ou passe par un import de fichier.
Un channel manager suffit-il à automatiser la gestion des groupes d'un hôtel ?
Un channel manager ne suffit pas : il synchronise tarifs et disponibilités entre le PMS et les canaux de vente, OTA et moteur de réservation. Les blocs de chambres d'un groupe, l'échéancier d'acomptes, la date de rétrocession et la rooming list restent hors de son rôle ; c'est précisément ce circuit commercial qu'un outil d'automatisation relie au PMS.
Méthode et sources
Modules et efforts issus du modèle de chiffrage Trinity Studio pour un outil d'automatisation des process sur-mesure. Le document généré est un point de départ à valider avec vos équipes.
Mise à jour : octobre 2026. Auteur : Baptiste Lamidey, fondateur de Trinity Studio. Ces valeurs sont des estimations indicatives destinées à cadrer un budget, pas un devis : un chiffrage ferme demande un cadrage du périmètre.
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